信息化檔案管理模式下收集工作的問題與策略

李玫

摘 要：本文主要針對在檔案信息化管理模式下，檔案收集工作中存在的難點問題以及需要把握的重點問題進行了簡要的探究。在信息化不斷發展的今天，檔案管理工作也開始將信息化技術應用到管理工作中，但是這也使得檔案收集工作面臨著一定的挑戰，要想使得檔案收集工作可以順利的開展，就需要把握好相關的重點問題，從而進一步的推動檔案事業的發展。

關鍵詞：信息化檔案管理；收集工作；問題與策略

引言 檔案管理信息化是檔案管理工作的未來發展趨勢。在檔案管理工作中，運用信息化管理模式，實現檔案管理的信息化，能夠有效地推動檔案管理事業的發展。而在檔案信息化管理模式下，檔案的收集工作還存在一些難點問題，要解決這些難點問題，就需要合理的掌控相關收集工作中的重點內容，合理的安排檔案收集工作，從而實現檔案收集工作的大發展。 檔案管理工作比較容易受到外部環境的影響，在當前的信息化時代之中，檔案管理工作也會隨之出現改變，最為明顯的變動原有的紙質檔案逐漸轉變為電子檔案，除了檔案信息載體的變化之外，檔案管理方法的變動也比較大，無論是保存檔案的方法還是獲取檔案的發生了諸多變動，管理人員也必須要對現如今的信息化檔案管理方法有明晰的了解，才能更好地將其有效運用，檔案收集工作是檔案管理活動的首要環節，一旦收集環節存在問題，后續的檔案運用工作的都難以實現，本文對在這一時期中，優化收集檔案工作的方法進行闡述。

一.檔案信息化管理模式下收集工作面臨的幾個問題

1. 聲像檔案收集難

所謂的聲像檔案就是指照片、音頻以及視頻檔案等。其中照片檔案是在沒有音頻技術以及視頻技術的情況下，最為普及的一種檔案形式。在照片檔案的時期，并沒有電子的檔案的存在，針對一些常見性的照片檔案進行收集的時候，較為方便，但是針對一些特殊的照片檔案進行收集時，則較為困難，而且還很容易遺忘一些照片檔案，在照片檔案中，也會出現時間、地點以及人物標注不明確，或者是人物、時間以及地點模糊的情況出現，面對這種問題，就需要檔案人員能夠細心的對待檔案收集工作，對照片檔案中的各種信息利用文字進行細致的說明，從而使得照片檔案保持完整。

而在數碼相機出現和廣泛的得到應用后，數碼照片相較于原有的照片來說，其照出的圖像更加的清晰，原有的照片檔案形式逐漸的落伍。數碼照片的數量有很多，不是每一張都要求進行存檔，可以在選取其中有價值的照片進行清洗之后，再進行存檔，這樣不僅可以方便攝影者，也可以方便檔案管理人員。原有的紙質照片檔案，很多都出現了信息殘缺不全的情況，一部分照片檔案并沒有配備詳細的文字說明。造成這一狀況出現的主要原因就在于，在對這些照片檔案進行歸檔的時候，由于照片檔案眾多，而管理人員無法全面的了解每張照片的背景以及內容，所以無法進行文字說明，這樣就使得照片檔案出現信息不全的狀況。另外，很多的照片并沒有及時的保存為檔案，而時間一長，很多的攝影人員也無法回憶起攝影當時的情景，這樣就使得即使再珍貴的照片，都失去了其原本的價值。

2. 有價值、利用率高的檔案收集難

一些關于科研的檔案文件，例如像機械設計圖紙等相關的文件，有關的人員將這些文件視為機密文件，無法及時的進行移交，檔案管理人員及時不斷的進行溝通，也無法保障所上交的檔案的真實性和可靠性，這是因為一些科研人員會為了保障設計機密不被泄露或者是被盜取，就會在設計文件中加入一些不真實的數據，或者是將其中的重要數據消除或者是更改，這樣就使得檔案的真實性受到影響。一些設備的說明書會設置為很多頁，在復印的時候，既麻煩又繁瑣，另外很多的人員并不想將這些說明書轉交給他人使用，但是一些新手人員必須要借助說明書才能夠進行學習，這樣就使得有價值、利用率較高的檔案在收集上會出現很大的難度，從而也會影響到檔案的傳播和共享。

3. 未形成歸檔體系，由個人保管的檔案收集難

從多年的檔案工作實踐經驗看到，院黨委文件、黨政辦文件及各類會議紀要等機關文件作為管理檔案的重點，由于實行集中統一管理，專門機構、專人負責，此類收集從來都不是問題。而相對來說。檔案存放分散、部門多、人員多，就容易造成相互推諉，延誤檔案的收集。

4. 除了檔案資源類型上的多樣化，電子檔案信息資源的海量也已經成為當下電子檔案的一大特點，這就給電子檔案的收集與整理加大了難度。其次就是電子檔案收集與整理工作的方式變得更加迅捷。迅捷的收集與整理方式得益于檔案管理技術不斷融合信息技術進行自我創新，尤其是當下互聯網技術的普及使得網民數量劇增，加快了網絡檔案資源的獲取速度，讓檔案的收集與整理變得更加迅捷。

二.加強檔案收集工作的具體措施

1. 注重教育、加強培訓

檔案收集難存在單位領導對檔案的認識和檔案人員素質的問題。我們不能籠統地說有些單位的領導不重視檔案，而是沒有站在檔案為集體服務的角度去認識檔案。很多檔案，都是因為領導太重視檔案的作用了，為了自己用著方便，或者怕交給檔案人員保存不放心而自己收藏。當然，也有的單位領導的確不重視，使檔案難以收集。在思想認識上，必須努力克服檔案收集難的畏難思想，要積極的應對檔案收集工作中出現的各種難題，采取有效的措施對這些難題進行合理的解決，出于對檔案事業的責任和使命，樹立主動服務意識。

2. 樹立正確的思想觀念

將資源建設作為檔案工作開展的主要任務，牢固樹立資源建設為第一要務的思想，相關的檔案管理部門要對各種有價值的史實資料進行全面的保存。庫藏要全面涉及企業工作的各個方面，無論是管理、生產。還是科研工作。對于檔案室來說，就是要把收集的重點和立足點放在本單位形成的檔案上，放在能真實記錄和反映其職能活動的檔案材料上，其意義在于要留住各力，面的信息，真實地再現歷史，突出自我

3. 優化檔案收集機制

嚴格規范的電子檔案管理機制是電子檔案收集與整理進行的依據和基礎，因此要不斷完善電子檔案的管理機制。信息技術的發達使得檔案管理的環境變得復雜化，而且還處于一個不斷變化中，所以要不斷地根據時代發展現實，對電子檔案管理的機制進行完善，保證檔案管理的信息化順利現實。

制定嚴格檔案管理機制，其中的關鍵就是對檔案的收集和整理標準進行規范化處理。從電子檔案的鑒別與篩選，再到電子檔案的整理與分析，都需要有信息安全保密制度、存檔制度等，這些都需要進行嚴格的規定，尤其是在機密信息的收集與整理過程中，這些制度的完善意義重大。

結束語：綜上所述，檔案管理工作的系統建設工作的難度比較高，主要是其涉及到的事務較為繁雜，在管理的初期階段需要開展收集工作，如果檔案收集工作存在偏差，會難以滿足檔案管理與利用的需要， 在信息化不斷發展的今天，檔案管理逐漸實現了信息化，在檔案信息化管理模式下，檔案收集工作所面臨的問題也逐漸的增多，其中的難點問題也亟待解決，而要想使得檔案收集工作可以在檔案信息化管理模式下得到有效的開展，就需要樹立正確的思想觀念，制定健全的審查和獎勵制度，加強教育培訓，從而使得檔案收集工作能夠順利的進行，從而推動檔案管理事業的長遠發展。

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