紙質涉密載體最小化管理實踐

岳紅波 史鋒利

【摘 要】保密工作要貫徹“最小化、全程化、精準化、自主化、法制化”的原則，其中最小化是降低各類保密風險最有效的途徑。涉密載體的保管、使用、借用，需要大量的人力、物力和財力。失泄密事件中多數案件與丟失、違規(guī)披露涉密載體相關。中國航發(fā)動力股份有限公司通過調研、試點和實踐，采取源頭減少、定時解密、及時銷毀等措施，落實了涉密載體最小化管理，降低了保密管控風險。

【關鍵詞】涉密;載體;最小化

中圖分類號： TM33 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）04-0213-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.04.081

Practice of Minimization of Paper-based Secret Carriers

YUE Hong-bo1 SHI Feng-li2

（China National Air Power Co Ltd， Security Department， Xian Shaanxi 710021， China）

【Abstract】Confidentiality work should be carried out “Minimization， Globalization， Precision， Independence， and legalization” The Principle in which minimization is the most effective way to reduce various types of confidentiality risks. custody， use and borrowing of secret carriers， a great deal of human， material and financial resources are required. Most of the case in the case of disclosure are related to the loss and disclosure of secret-related carriers in violation of regulations. Through research， pilot and practice， China Air Power Co Ltd， adopts the source reduction， Measures such as timing decryption， timely destruction and so on， are implemented to minimize the management of secret carrier and reduce the risk of secrecy control.

【Key words】Secret; Carriers; Minimization

0 引言

國家秘密載體（簡稱涉密載體）是指經文字、數據、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載國家秘密信息的紙介質、光介質、電磁介質等各類物品，紙介質涉密載體是指傳統的紙質涉密文件、資料、書刊、圖紙等1。涉密載體管理是最基本的保密管理工作。紙質涉密載體數量越大，給涉密單位保密工作帶來的失泄密風險和需要投入的成本越大。通過減少紙質涉密載體的數量可以降低管理的風險和管理成本投入。

1 保存紙質涉密載體的風險

信息化普及之前，紙質文件資料是信息傳遞的主要媒體，形成了大量的紙質涉密載體，引發(fā)以下三個問題：

（1）失泄密風險。為了便利工作開展，各單位的涉密載體在由檔案和機要部門集中管理的基礎上，各部門還分散管理大量涉密載體。大量分散保管的涉密載體存在被非授權復制和查閱、借閱甚至丟失的風險隱患，一旦發(fā)生涉密載體丟失或信息泄露事件，對國家安全和利益構成很大威脅。

（2）財力投入。按照保密管理規(guī)定，涉密載體必須存放在保密柜或保險柜中，單位需要購置大量保密柜用來存放涉密載體。存放大量涉密載體的部門要確定為保密要害部門部位，按照保密要害部門部位要安裝視頻監(jiān)控、紅外報警、生理認證門禁系統等設施，需要投入大量技防資金。

（3）人力投入。涉密載體采用紙質發(fā)放，發(fā)放部門要制作紙質涉密載體，通知領取單位，與接收部門辦理交接手續(xù);部門涉密載體管理人員與使用人員需要辦理交接手續(xù);保密部門定期對涉密載體管理情況進行檢查，核對是否賬物相符。大量的涉密載體的對外提供、交接、清點、登記、核查工作需要投入很大的人力成本完成。

2 紙質涉密載體的管理現狀

隨著無紙化辦公及信息化管理的普及，在計算機上可以隨時瀏覽涉密載體的內容，紙質涉密載體的利用率逐年降低，但各部門由于工作習慣或歷史的原因，仍然保管大量涉密載體。

2.1 紙質載體利用率降低的原因

在日常保密檢查中發(fā)現，部分單位的涉密資料查閱借用登記本為空白或登記條數很少。針對這一反常現象，經過進深入檢查統計，發(fā)現了涉密載體借閱較少的原因有如下4個。

（1）部分涉密載體因該項業(yè)務或型號任務取消，文件資料無人查閱;

（2）部分文件資料已經改為發(fā)放電子版，可以查閱電子圖紙;

（3）部分文件資料由于產生時對知悉范圍控制不嚴格，發(fā)放范圍過大，接收單位在業(yè)務工作中不使用該文件資料;

（4）近年來，各涉密單位保密管理越來越規(guī)范，借用涉密載體審批、登記、交接流程嚴格，個人保管存在較大風險，涉密人員在日常工作中自覺減少查借閱紙質涉密載體的頻次。

2.2 紙質涉密載體利用價值研判方法的試點

為了研判紙質涉密載體的實際利用率，我們選擇分別代表管理、技術、生產、保障的4個部門進行試點。由各試點部門根據三年來涉密載體借閱、查閱記錄，逐份統計使用次數，做出統計表進行分析。

參照統計結果，初步確定按照涉密載體使用頻度進行分類：

（1）使用頻率為零。從未被查閱、借閱的涉密圖紙資料;

（2）使用頻率較低。被查閱、借閱次數為1-20次（含）的涉密圖紙資料;

（3）使用頻率一般：被查閱、借閱次數為20次（不含）以上的涉密圖紙資料。

經匯總4個部門三年中涉密載體的查借閱總數近5000份，其中利用率為零的近3000份、使用頻率較低的1000余份、使用頻率一般的近1000份。通過試點充分反映出紙質涉密載體利用率較低的現狀。

2.3 紙質涉密載體未及時銷毀的原因

大量的使用頻度低的紙質涉密載體的存在，占用保密管理資源，又有極大的失泄密風險，為什么各部門沒有及時銷毀這此文件資料呢？

（1）一部分涉密人員習慣了查閱紙質文件資料，尤其是紙張較大的圖紙，保留紙質的查詢起來比較直觀方便。

（2）有的涉密載體產生的數量少，一部分涉密人員擔心銷毀后存在信息無處查詢的風險。

（3）有的涉密載體管理人員擔心部門領導對涉密載體的存在形式要求不確定，剛剛銷毀的紙質涉密載體，短期內又要求重新制作，造成不必要的浪費。

3 銷毀冗余涉密載體的可行性

既然保存的涉密載體利用率較低而投入成本和承擔的風險又比較大，那么通過銷毀渠道減少涉密載體數量的方法是否可行呢？

（1）減少涉密文件資料的備份數量。各部門將使用頻率低的文件資料逐份與單位檔案管理部門核對，如果檔案管理部門有備份，可以銷毀部門保管的涉密文件資料，需要查詢的，辦理審批手續(xù)，在檔案部門集中查詢，減少涉密文件資料的備份數量，也不會影響日后工作的開展。

（2）降低重新制作風險。之前存在個別單位交回部分圖紙，在短時間內又提出重新曬制圖紙的申請，給單位造成不必要的浪費。我們在試點工作中提出，由各單位領導對涉密載體的存留做出決定，避免因資料管理人員單方希望降低涉密載體管理風險造成重復制作造成的浪費。

（3）加強信息化基礎工作支撐。按照緊急程序排序，逐步將各類文件、資料、圖紙掃描為電子文件，建立完整細致的目錄，便于查找利用，消除紙介質載體銷毀后信息滅失對業(yè)務工作的影響。

4 減少紙質涉密載體的措施

我們就如何減少紙質涉密載體，在中國航發(fā)動力股份有限公司開展了專題項目實施工作，公司現有在職員工1.3萬人、涉密人員3700余人，項目實施前保管涉密載體3.7萬份，其中存放1000份以上的涉密載體的部門9個。通過試點和探索，我們總結出可以通過源頭減少、定時解密、及時銷毀三個渠道實現項目目標。

（1）源頭減少。充分利用信息化手段，將涉密文件資料以電子形式留存，盡量減少新的紙質涉密載體的產生，從源頭控制涉密載體數量。

1）發(fā)放電子文件資料。制作文件、圖紙、規(guī)范等資料時均使用電子形式，除用于檔案留存外，不再產生紙質涉密載體，改為發(fā)放電子涉密文件資料。

2）將歷史文件制作為電子文件。制訂長期規(guī)劃，逐步將有利用價值的文件資料通過掃描、拍照等手段形成電子文件，逐年減少紙質涉載體的留存數量。

3）從嚴控制涉密載體的產生。各單位確定1至2個部門為集中涉密載體制作點，統一涉密載體的出口，對于制作涉密載體申請進行嚴格審查，對其產生的必要性進行認真研判，盡量減少涉密載體的產生。

（2）定期解密。定期梳理保密期限屆滿涉密文件資料，開展降密解密工作，降低涉密載體數量。

1）梳理需要降密解密文件范圍。組織梳理統計單位所有保密期限屆滿的文件資料，詳細統計發(fā)文單位、發(fā)文時間、密級、保密期限等信息，定期列出保密期限屆滿的文件資料目錄，明確涉密載體持有單位、技術部門、保密部門的職責，分工協作組織降密解密工作。

2）外部文件降密解密。對于本單位保管使用的外單位產生的涉密載體，可以積極與文件產生單位聯系，向對方發(fā)出正式函件，列出保密期限屆滿的文件資料目錄，提出降密解密申請;爭取取得其允許解除或降低密級的書面回復;按照對方的回復做出相應的降密解密標識工作。

3）內部文件降密解密。對于本單位保管使用的本單位產生的涉密載體，可以采取定期組織涉密載體產生單位的相關定密責任人召開密級調整會議，或者確定解密流程，經定密責任人審批后及時解密。

（3）及時銷毀。確定涉密載體的利用率。根據一個時期的查借閱情況統計數據進行分析，確定一個數字作為劃分利用率高低的界線，在不影響工作開展的情況下，可以銷毀涉密載體：

1）直接銷毀。對于失去利用價值的涉密載體，如已經淘汰產品的圖紙規(guī)范、落后的技術工藝，不再有使用價值的涉密載體可以直接銷毀。

2）確認備份后銷毀。如果本部門利用率低，同時確定其他部門有備份文件可供查借閱的，銷毀后不影響工作正常開展，可以銷毀。

3）掃描后銷毀。有的涉密載體雖然利用率低，但偶爾還會查閱，其他部門也沒有備份文件，如果單位具備掃描條件的，可以將此類涉密載體掃描后形成電子文件備查，銷毀紙質文件。

5 紙質涉密載體最小化實踐取得的效益

在實踐中，中國航發(fā)動力股份有限公司通過源頭減少、定期解密、及時銷毀三個渠道，將涉紙質涉密載體的數量減少了1.9萬份，存放1000份以上的涉密載體的部門降至2個。降低了對保密要害部門的經費投入，同時減少保密管理成本，取得了經濟效益和管理效益，主要有：

5.1 經濟效益

（1）減少物防設施投入。按照“機密級（含）以下國家秘密載體應當存放在密碼文件柜，絕密級國家秘密載體應當存放在密碼保險柜中”的要求2，有的部門通過減少紙質涉密載體的工作，不再需要（下轉第130頁）（上接第214頁）密碼文件柜存放紙質涉密載體，或者需要的密碼文件柜數量減少，節(jié)約了購置保密物防設備的資金。

（2）減少技防設施投入。按照“單位集中制作、存放、保管國家秘密載體等專門場所”應確定為保密要害部位2，需要按照保密要害部門部位的技防設施建設要求，安裝視頻監(jiān)控、紅外報警、生理認證門禁系統等設施。通過減少紙質涉密載體，減少保密要害部門部位的數量，同時降低了單位對技防設施建設的資金投入。

（3）減少制作支出。將涉密圖紙資料的發(fā)放形式由紙質改為電子版，減少因制作圖紙產生的紙張、硒鼓、墨盒等耗材的費用。

5.2 管理效益

各單位回收涉密載體，并涉密圖紙文件改為電子版，減少新產生的涉密載體數量。降低失泄密風險，減少資料員和檔案員管理工作量。

（1）降低失泄密風險。通過紙質涉密載體最小化工作，除檔案、機要專業(yè)部門外，各部門分散保管的涉密載體減少了1.6萬份，大大降低了被非法復制、借閱、外出攜帶、丟失的風險。

（2）減少資料員管理工作量。按照涉密載體管理規(guī)定，涉密資料管理人員定期對涉密載體進行自查，及時更新涉密載體臺賬，逐份核對是否賬物相符。涉密載體數量的減少，也減少每月核查載體帳物相符的工作量。

（3）減少檔案部門工作量。之前下發(fā)涉密資料，部分需要紙質載體的單位，檔案部門要制作紙質涉密載體，通知領取單位，與相關單位辦理交接手續(xù)，在未交接前需要保管涉密載體。現在改為發(fā)放電子版，檔案部門只需要在內部涉密網絡執(zhí)行發(fā)放流程即可，減少了復制和分發(fā)的工作量和多發(fā)、錯發(fā)等風險。

6 結束語

我們將按照保密管理“最小化”原則，進一步將此項目的管理思路運用于涉密人員管理、保密要害部門部位管理、辦公自動化設備等保密管理，降低保密管理風險，減少保密違規(guī)行為、杜絕失泄密事件的發(fā)生，確保國家秘密安全。

【參考文獻】

[1]封化民主編，《保密管理概論》，北京，金城出版社，2014年3月版.

[2]國家軍工保密資格認定辦公室編，《軍工保密資格認定工作指導手冊》，北京，金城出版社，2017年6月版.