一種資金業(yè)務(wù)自動(dòng)化處理框架

劉長(zhǎng)船

摘要：針對(duì)主流ERP系統(tǒng)中以收付款單據(jù)處理資金業(yè)務(wù)存在的不足，提出一種業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)型的資金收支自動(dòng)化處理框架，將應(yīng)收應(yīng)付管控前置到業(yè)務(wù)系統(tǒng)，同時(shí)根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成收付款處理規(guī)則庫(kù)，自動(dòng)匹配資金流水產(chǎn)生收付款單據(jù)，解放業(yè)務(wù)系統(tǒng)的同時(shí)消除銀企對(duì)賬，可大幅提升業(yè)務(wù)流程的效率。

關(guān)鍵詞：資金業(yè)務(wù);自動(dòng)化;ERP

一、引言

目前主流的ERP系統(tǒng)按照業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化的原則，通過收款單、付款單將資金業(yè)務(wù)分類處理，如銷售收款、采購(gòu)付款，這樣能直接將財(cái)務(wù)管控植入業(yè)務(wù)流程中。但隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及、各種創(chuàng)新商業(yè)模式的興起，ERP中資金業(yè)務(wù)的操作場(chǎng)景發(fā)生了很大的變化，主要有三方面的影響：

（一）交易及資金結(jié)算都通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線上完成，按傳統(tǒng)的ERP框架，線上交易完成后，線上業(yè)務(wù)系統(tǒng)要通過接口方式寫入ERP收付款單據(jù)，應(yīng)收應(yīng)付的管控以ERP為準(zhǔn);這樣一來系統(tǒng)對(duì)接很復(fù)雜，制約著業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)展;

（二）各金融機(jī)構(gòu)近年來大力發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)新業(yè)務(wù)，但系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一，有些逐筆交易與企業(yè)結(jié)算、有些匯總結(jié)算，有些逐筆扣手續(xù)費(fèi)、有些定期匯總扣手續(xù)費(fèi)，借助于金融機(jī)構(gòu)互聯(lián)網(wǎng)結(jié)算系統(tǒng)的企業(yè)線上業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)寫入的收付款單據(jù)往往與銀行流水不能匹配，銀企對(duì)賬難度大;

（三） O2O、第三方支付等新模式打破了企業(yè)原來的業(yè)務(wù)邊界，如果仍按ERP原有的邏輯處理資金業(yè)務(wù)及管控交易流程，效率較低且企業(yè)間對(duì)賬難度大。

上述問題導(dǎo)致財(cái)務(wù)處理資金收支業(yè)務(wù)效率降低、無法滿足業(yè)務(wù)發(fā)展要求;本文擬重構(gòu)資金業(yè)務(wù)處理框架、最大化地實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

二、策略分析

當(dāng)前ERP資金業(yè)務(wù)處理框架的缺陷主要有兩方面：（1）對(duì)于線上交易仍采用與線下交易相同的處理方法，導(dǎo)致財(cái)務(wù)要兩個(gè)系統(tǒng)做賬并對(duì)賬;（2）與資金系統(tǒng)脫節(jié)，導(dǎo)致銀企對(duì)賬工作復(fù)雜。

本文認(rèn)為，以“業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)”為核心來設(shè)計(jì)系統(tǒng)是解決上述缺陷的根本方法，即每一筆收付款單據(jù)均由前端業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)生成。常見的驅(qū)動(dòng)方式包括：（1）線上交易驅(qū)動(dòng)的收付款單;（2）資金內(nèi)部歸集驅(qū)動(dòng)的收付款單;（3）內(nèi)部電子化付款流程驅(qū)動(dòng)的付款單;（4）內(nèi)部電子化收款簽收流程驅(qū)動(dòng)的收款單;（5）無法自動(dòng)化識(shí)別的銀行流水驅(qū)動(dòng)（特殊類業(yè)務(wù)）的收付款單。

業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)設(shè)計(jì)的核心思想是：（1）應(yīng)收應(yīng)付管控前置到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中執(zhí)行;以電商為例，電商平臺(tái)到賬即訂單款清（但同時(shí)記錄對(duì)平臺(tái)的應(yīng)收）;（2）根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，匹配資金系統(tǒng)流水，自動(dòng)產(chǎn)生ERP收付款單據(jù)并嚴(yán)格匹配資金系統(tǒng)流水;（3）自動(dòng)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)人員處理無關(guān)聯(lián)的資金系統(tǒng)流水（即特殊業(yè)務(wù)）。值得注意的是，一個(gè)企業(yè)對(duì)不同的業(yè)務(wù)可能有不同的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)（如國(guó)內(nèi)分銷系統(tǒng)、電商平臺(tái)、國(guó)外訂單系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)等等），因此需要將管控前置到業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以便ERP能按標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則核算應(yīng)收應(yīng)付，并與資金系統(tǒng)建立嚴(yán)格關(guān)聯(lián)，自動(dòng)化識(shí)別特殊業(yè)務(wù)。

三、整體框架

收付款規(guī)則庫(kù)是根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成的匹配規(guī)則，用來匹配資金流水、自動(dòng)化產(chǎn)生收付款單據(jù)，是整個(gè)框架的核心。下文將基于收付款典型業(yè)務(wù)的特征，分析如何設(shè)計(jì)收付款規(guī)則庫(kù)。（見圖1）

（一）收款類典型業(yè)務(wù)分析

1.電商平臺(tái)業(yè)務(wù)：訂單及收款（退款） 在平臺(tái)完成，但生產(chǎn)、發(fā)貨則在ERP進(jìn)行，平臺(tái)資金通常需要手工提現(xiàn)。此類業(yè)務(wù)ERP中不做應(yīng)收管控，平臺(tái)提現(xiàn)簡(jiǎn)單按對(duì)方戶名確定收款單處理規(guī)則;

2.企業(yè)自建的電子商務(wù)業(yè)務(wù)：訂單及收款在企業(yè)自建電商系統(tǒng)完成，應(yīng)收管控也應(yīng)在自建電商系統(tǒng)完成。企業(yè)自建電商的支付，一般有直接通過銀聯(lián)接口和通過第三方支付兩種方式，到賬則分實(shí)時(shí)到賬、隔日到賬、定期到賬、手工提現(xiàn)等多種方式;根據(jù)不同的到賬方式，應(yīng)建立不同的收款處理規(guī)則;

3.主動(dòng)扣款業(yè)務(wù)：包括內(nèi)部公司的資金歸集，也包括與客戶事先約定好的賬單扣款。對(duì)于賬單扣款，生成按賬單逐筆匹配的收款處理規(guī)則;內(nèi)部歸集業(yè)務(wù)，可簡(jiǎn)化按對(duì)方戶名的收款處理規(guī)則;

4.內(nèi)部簽收類業(yè)務(wù)：主要是線下收款、但需要對(duì)應(yīng)訂單核銷的業(yè)務(wù)，如出口業(yè)務(wù);這種業(yè)務(wù)可以通過銷售人員提報(bào)收款計(jì)劃來生成收款處理規(guī)則;

5.票據(jù)收款業(yè)務(wù)：包括銀行承兌、商業(yè)承兌、信用證等，可根據(jù)票據(jù)收款計(jì)劃生成收款處理規(guī)則。

（二）付款類典型業(yè)務(wù)分析

1.內(nèi)部發(fā)起的支付業(yè)務(wù)：這些付款流程通常在業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起，如供應(yīng)商管理系統(tǒng)、費(fèi)控系統(tǒng)，付款管控在這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成，然后通過資金系統(tǒng)完成支付;雖然支付是通過資金系統(tǒng)完成的，但和資金流水也不會(huì)直接建立關(guān)聯(lián);根據(jù)不同銀行，可按備注單號(hào)、對(duì)方戶名+金額等方式建立付款處理規(guī)則;

2.電商平臺(tái)付款：主要是指B2B平臺(tái)完成的支付，有些是充值后從平臺(tái)余額支付的，可將充值視同內(nèi)部發(fā)起的支付業(yè)務(wù);有些是直接綁定銀行付款的，則可按單據(jù)建立對(duì)方戶名+金額+時(shí)間范圍的付款處理規(guī)則;

3.自動(dòng)扣款：包括扣稅、水電費(fèi)扣款等外部扣款，也包括內(nèi)部資金歸集，這些業(yè)務(wù)通常可簡(jiǎn)化根據(jù)對(duì)方戶名確定付款處理規(guī)則。

（三）收付款規(guī)則庫(kù)設(shè)計(jì)

收付款規(guī)則庫(kù)的主要內(nèi)容可按如下方式設(shè)計(jì)：（見表1）

值得注意的是，部分金融機(jī)構(gòu)電子商務(wù)接口的戶名與資金系統(tǒng)流水的戶名不一致，這種情況下可以簡(jiǎn)單按金額+時(shí)間匹配。另外，匹配規(guī)則應(yīng)建立優(yōu)先次序，以保證準(zhǔn)確性的同時(shí)提高匹配成功率。

四、應(yīng)用難點(diǎn)

實(shí)際應(yīng)用中，主要的困難有兩方面：

（一）企業(yè)前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能不完整，與ERP存在穿插，如需要ERP來控制發(fā)貨或付款額度，因此需要先在ERP產(chǎn)生收付款單據(jù)（以便影響往來余額），從而需要事后比對(duì)實(shí)際資金流水。這種情況可采用先虛擬入賬、后根據(jù)資金流水自動(dòng)沖銷虛擬入賬的方式處理。

（二）金融機(jī)構(gòu)不能資金實(shí)時(shí)到賬，且結(jié)算周期不穩(wěn)定，如POS機(jī)收款約定是隔日到賬，但卻出現(xiàn)兩三天合計(jì)到賬，或者手續(xù)費(fèi)扣取與約定有差異，這樣會(huì)導(dǎo)致精確化的收付款處理規(guī)則無效的情況，因此實(shí)際設(shè)計(jì)收付款處理規(guī)則時(shí)，需要考慮異常情形，設(shè)計(jì)相對(duì)柔性的規(guī)則，如優(yōu)先精確匹配、后模糊匹配，提高自動(dòng)匹配的成功率。

五、總結(jié)

在交易互聯(lián)網(wǎng)化的背景下，傳統(tǒng)ERP處理資金收支存在流程冗長(zhǎng)、效率低下、數(shù)據(jù)一致性差等問題，本文提出將交易控制前置到前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成收付款處理規(guī)則庫(kù)，自動(dòng)匹配資金流水產(chǎn)生收付款單據(jù)，從而解放前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)、消除銀企對(duì)賬，加快交易處理并提高財(cái)務(wù)工作效率。

文中所提框架主要針對(duì)線上交易應(yīng)用較充分的企業(yè)，對(duì)于線上交易應(yīng)用較少的企業(yè)，存在適用上的局限性。