一種資金業務自動化處理框架

劉長船

摘要：針對主流ERP系統中以收付款單據處理資金業務存在的不足，提出一種業務驅動型的資金收支自動化處理框架，將應收應付管控前置到業務系統，同時根據業務系統數據生成收付款處理規則庫，自動匹配資金流水產生收付款單據，解放業務系統的同時消除銀企對賬，可大幅提升業務流程的效率。

關鍵詞：資金業務;自動化;ERP

一、引言

目前主流的ERP系統按照業務財務一體化的原則，通過收款單、付款單將資金業務分類處理，如銷售收款、采購付款，這樣能直接將財務管控植入業務流程中。但隨著互聯網應用的普及、各種創新商業模式的興起，ERP中資金業務的操作場景發生了很大的變化，主要有三方面的影響：

（一）交易及資金結算都通過業務系統在線上完成，按傳統的ERP框架，線上交易完成后，線上業務系統要通過接口方式寫入ERP收付款單據，應收應付的管控以ERP為準;這樣一來系統對接很復雜，制約著業務系統發展;

（二）各金融機構近年來大力發展互聯網新業務，但系統標準不一，有些逐筆交易與企業結算、有些匯總結算，有些逐筆扣手續費、有些定期匯總扣手續費，借助于金融機構互聯網結算系統的企業線上業務系統自動寫入的收付款單據往往與銀行流水不能匹配，銀企對賬難度大;

（三） O2O、第三方支付等新模式打破了企業原來的業務邊界，如果仍按ERP原有的邏輯處理資金業務及管控交易流程，效率較低且企業間對賬難度大。

上述問題導致財務處理資金收支業務效率降低、無法滿足業務發展要求;本文擬重構資金業務處理框架、最大化地實現自動化。

二、策略分析

當前ERP資金業務處理框架的缺陷主要有兩方面：（1）對于線上交易仍采用與線下交易相同的處理方法，導致財務要兩個系統做賬并對賬;（2）與資金系統脫節，導致銀企對賬工作復雜。

本文認為，以“業務驅動”為核心來設計系統是解決上述缺陷的根本方法，即每一筆收付款單據均由前端業務驅動生成。常見的驅動方式包括：（1）線上交易驅動的收付款單;（2）資金內部歸集驅動的收付款單;（3）內部電子化付款流程驅動的付款單;（4）內部電子化收款簽收流程驅動的收款單;（5）無法自動化識別的銀行流水驅動（特殊類業務）的收付款單。

業務驅動設計的核心思想是：（1）應收應付管控前置到業務系統中執行;以電商為例，電商平臺到賬即訂單款清（但同時記錄對平臺的應收）;（2）根據業務系統數據，匹配資金系統流水，自動產生ERP收付款單據并嚴格匹配資金系統流水;（3）自動驅動財務人員處理無關聯的資金系統流水（即特殊業務）。值得注意的是，一個企業對不同的業務可能有不同的業務處理系統（如國內分銷系統、電商平臺、國外訂單系統、供應商管理系統、報銷系統等等），因此需要將管控前置到業務系統，以便ERP能按標準化規則核算應收應付，并與資金系統建立嚴格關聯，自動化識別特殊業務。

三、整體框架

收付款規則庫是根據業務系統數據生成的匹配規則，用來匹配資金流水、自動化產生收付款單據，是整個框架的核心。下文將基于收付款典型業務的特征，分析如何設計收付款規則庫。（見圖1）

（一）收款類典型業務分析

1.電商平臺業務：訂單及收款（退款） 在平臺完成，但生產、發貨則在ERP進行，平臺資金通常需要手工提現。此類業務ERP中不做應收管控，平臺提現簡單按對方戶名確定收款單處理規則;

2.企業自建的電子商務業務：訂單及收款在企業自建電商系統完成，應收管控也應在自建電商系統完成。企業自建電商的支付，一般有直接通過銀聯接口和通過第三方支付兩種方式，到賬則分實時到賬、隔日到賬、定期到賬、手工提現等多種方式;根據不同的到賬方式，應建立不同的收款處理規則;

3.主動扣款業務：包括內部公司的資金歸集，也包括與客戶事先約定好的賬單扣款。對于賬單扣款，生成按賬單逐筆匹配的收款處理規則;內部歸集業務，可簡化按對方戶名的收款處理規則;

4.內部簽收類業務：主要是線下收款、但需要對應訂單核銷的業務，如出口業務;這種業務可以通過銷售人員提報收款計劃來生成收款處理規則;

5.票據收款業務：包括銀行承兌、商業承兌、信用證等，可根據票據收款計劃生成收款處理規則。

（二）付款類典型業務分析

1.內部發起的支付業務：這些付款流程通常在業務系統發起，如供應商管理系統、費控系統，付款管控在這些業務系統完成，然后通過資金系統完成支付;雖然支付是通過資金系統完成的，但和資金流水也不會直接建立關聯;根據不同銀行，可按備注單號、對方戶名+金額等方式建立付款處理規則;

2.電商平臺付款：主要是指B2B平臺完成的支付，有些是充值后從平臺余額支付的，可將充值視同內部發起的支付業務;有些是直接綁定銀行付款的，則可按單據建立對方戶名+金額+時間范圍的付款處理規則;

3.自動扣款：包括扣稅、水電費扣款等外部扣款，也包括內部資金歸集，這些業務通常可簡化根據對方戶名確定付款處理規則。

（三）收付款規則庫設計

收付款規則庫的主要內容可按如下方式設計：（見表1）

值得注意的是，部分金融機構電子商務接口的戶名與資金系統流水的戶名不一致，這種情況下可以簡單按金額+時間匹配。另外，匹配規則應建立優先次序，以保證準確性的同時提高匹配成功率。

四、應用難點

實際應用中，主要的困難有兩方面：

（一）企業前端業務系統功能不完整，與ERP存在穿插，如需要ERP來控制發貨或付款額度，因此需要先在ERP產生收付款單據（以便影響往來余額），從而需要事后比對實際資金流水。這種情況可采用先虛擬入賬、后根據資金流水自動沖銷虛擬入賬的方式處理。

（二）金融機構不能資金實時到賬，且結算周期不穩定，如POS機收款約定是隔日到賬，但卻出現兩三天合計到賬，或者手續費扣取與約定有差異，這樣會導致精確化的收付款處理規則無效的情況，因此實際設計收付款處理規則時，需要考慮異常情形，設計相對柔性的規則，如優先精確匹配、后模糊匹配，提高自動匹配的成功率。

五、總結

在交易互聯網化的背景下，傳統ERP處理資金收支存在流程冗長、效率低下、數據一致性差等問題，本文提出將交易控制前置到前端業務系統，并根據業務系統數據生成收付款處理規則庫，自動匹配資金流水產生收付款單據，從而解放前端業務系統、消除銀企對賬，加快交易處理并提高財務工作效率。

文中所提框架主要針對線上交易應用較充分的企業，對于線上交易應用較少的企業，存在適用上的局限性。