房屋檔案的查詢和利用管理工作

房莉

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展十分迅速，房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展為房屋檔案的管理賦予必要性和重要性。隨著我國國民的法律觀念及物權(quán)意識的不斷提升，對房屋檔案的查詢和管理工作越來越重視，并不斷加大對房屋檔案的管理力度。房屋檔案是處理房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)及各類刑事案件的重要依據(jù)，無論是對房地產(chǎn)的建設(shè)工作還是房產(chǎn)的投資決策，房屋檔案都必不可少。本文結(jié)合房屋檔案利用管理的現(xiàn)狀，對其管理對策進行分析和探討。

關(guān)鍵詞：房屋檔案；查詢管理；利用管理

1 房屋檔案管理概念及特征

房屋檔案是對房產(chǎn)的各種信息進行登記，房屋檔案不同于其他類型的檔案，其專業(yè)性極強，且涉及產(chǎn)權(quán)、法律及測繪的方方面面，內(nèi)容十分復(fù)雜。房屋檔案可以作為有效的依據(jù)來對民事糾紛進行解決。房產(chǎn)建設(shè)中由于工程的復(fù)雜性，會出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛，要合理進行糾紛的處理，房屋檔案可以起到輔助作用，為案件的處理提供參考依據(jù)。在房地產(chǎn)商的投資決策中，房屋檔案起到重要的參考作用。房地產(chǎn)商在對開發(fā)區(qū)進行實地考察的時候，需要以房屋檔案為依據(jù)，對房產(chǎn)進行精確的成本核算，從而成為開發(fā)的依據(jù)。由于房產(chǎn)的建設(shè)涉及到資金問題，容易與貪污受賄案件相關(guān)聯(lián)，對房屋檔案的查詢不僅僅有立案，對于案件的偵破和處理起到輔助作用。

2 房產(chǎn)檔案查詢信息化利用中存在的問題

房產(chǎn)檔案信息化在提高查詢利用工作的效率方面確實帶來了諸多便利，也減少了對紙質(zhì)檔案的依賴，然而由于一些歷史原因、技術(shù)原因造成目前的查詢系統(tǒng)還存在一些缺陷與不足，導(dǎo)致無法保證百分百的查全率和查準(zhǔn)率。

2.1 檔案數(shù)據(jù)雜亂是根本原因

目前各個時代的檔案信息錄入存在諸多差異。第一，身份證信息雜亂。由于個人身份證號碼發(fā)生過調(diào)整，造成前后時期身份證號碼格式不同。有的身份證號碼信息甚至缺失，又或者用以軍官證、戶口本、護照等其他信息代替。而目前的查詢過程中，除了核對姓名、身份證號碼，暫時還沒有其他條目信息可以取代。第二，姓名中的生僻字用代號代替。之前的信息錄入時，對生僻字把關(guān)不嚴(yán)造成隨意用其他符號代替，容易造成查詢不到相應(yīng)的準(zhǔn)確信息。第三，房屋坐落信息的不統(tǒng)一。時代在發(fā)展，房屋坐落名稱的寫法、變化較大，查詢不便。第四，電子影像資料的不完整。大批量的集中數(shù)字化掃描很容易造成一些工作失誤，如掃描質(zhì)量差、關(guān)聯(lián)條目錯誤、大幅面資料無法掃描等問題，導(dǎo)致即使查詢到相應(yīng)電子檔案也無法看到清晰的影像資料，仍舊需要調(diào)閱實體檔案。

2.2 系統(tǒng)建設(shè)是客觀原因

檔案查詢要求的是根據(jù)查詢條件查找影像的檔案信息，而非業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，這是有本質(zhì)區(qū)別的。根據(jù)檔案形成的一般規(guī)律，尚處于業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)的只能稱之為現(xiàn)行文件而非檔案資料，故查詢利用中不能用流程數(shù)據(jù)代替檔案信息。

3 如何有效的做好房屋檔案查詢和利用管理工作

3.1 如何做好房屋檔案的公開查詢工作

房屋檔案的查詢工作在房屋檔案的管理中，占有非常重要的地位，也是其工作最為主要的方面。只有能夠快速、準(zhǔn)確的做好查詢工作，才能更好的完成房屋檔案管理工作。

信息化高度發(fā)達的今天，房屋檔案的錄入工作，幾乎都是在計算機上完成，不僅是電子詳情表格，包括電子圖片、指紋錄入等電子影像全部輸入完成，極大的便利了查詢工作。在查詢的過程中，電子表格的記錄存在的最大弊端就是信息不夠靈活和完整，也可能導(dǎo)致?lián)p壞。因此必須是紙質(zhì)資料和電子資料相結(jié)合的檔案管理工作，才能保證最為全面、無誤的房屋檔案管理。

在紙質(zhì)資料和電子資料相結(jié)合的管理過程中，管理人員必須要及時完善資料，修補損壞的舊資料，及時更新，同時在電子資料做補充，確保所有信息都是最新、最全的資料，這樣在人員查詢的過程中，才能確保資料的完整性。

在查詢環(huán)節(jié)，管理人員也需要做好秩序的疏導(dǎo)和權(quán)限的開放。對于某些關(guān)系到業(yè)主核心信息的部分，做好隱私保護，做到既滿足客戶需求，又保護業(yè)主隱私。通過完善查詢流程，查詢必須攜帶身份證等有效證件，做好查詢登記工作，以此避免重大的失誤。

3.2 如何做好房屋檔案的利用管理工作

房屋檔案的利用范圍非常廣泛，利用人群也很多樣化。不管是做為司法機關(guān)等進行判決和查詢的重要依據(jù)，還是普通民眾在進行房產(chǎn)租賃、買賣、抵押、租借等與房屋相關(guān)交易過程中的主要憑據(jù)，房屋檔案都是最主要的依據(jù)。這一依據(jù)，可以為司法機關(guān)、地產(chǎn)交易提供極大的方便和有效的憑證。

在司法機關(guān)的判斷過程中，房屋的所有權(quán)以及各種關(guān)系，都成為其判斷依據(jù)，特別是對貪污腐敗、偷稅漏稅等有著重要作用。近年來很多貪腐案件的偵破，都離不開對房屋的審查，房屋檔案的合理使用發(fā)揮著巨大的作用。

在進行房產(chǎn)交易中，房地產(chǎn)公司對于檔案的管理程度，以及所在區(qū)域的購買情況，都可以作為交易憑證，判斷公司的好壞。同時普通民眾在租賃、購買房產(chǎn)的過程中，也能對房屋的所有權(quán)進行準(zhǔn)確的判斷，謹(jǐn)防上當(dāng)受騙。

同樣的，不管是作為司法機關(guān)還是普通民眾的依據(jù)之一，檔案管理人員對于需要使用房屋檔案的人員，都需要進行嚴(yán)格的審核，做好檔案管理的安全工作以及更新工作，保護好業(yè)主的合法權(quán)益，為房地產(chǎn)事業(yè)的良性發(fā)展貢獻力量，也為房產(chǎn)公司設(shè)立良好的企業(yè)形象。

4 結(jié)語

房屋檔案管理是做好房地產(chǎn)后勤保障、服務(wù)最重要的一環(huán)，特別是在房地產(chǎn)不斷發(fā)展的今天，意義重大。檔案查詢和使用極大的便利了民眾對于房屋所有權(quán)等信息查詢的便利，也利于民眾選擇優(yōu)秀的房產(chǎn)公司，共同塑造良好的房地產(chǎn)市場環(huán)境。在房屋檔案查詢和使用的管理過程中，一定要做到信息明確，公開、透明，針對不同的需求，提供更好的服務(wù)。在法律允許的范圍內(nèi)，做好房屋檔案的管理工作，利國利民。相信通過合格的房屋檔案查詢和使用管理工作，未來的房地產(chǎn)市場將更加繁榮、持續(xù)、良性發(fā)展。

參考文獻

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