鄉鎮計劃生育檔案管理探究

李華春

摘 要：基層鄉鎮計生部門擔負著宣傳和推行黨和政府的計劃生育政策，使命重大，意義重大。文章認為，作為鄉鎮計生部門一項重要的管理工作，計劃生育檔案管理在計劃生育工作中有著重要的作用。文章闡述了計劃生育檔案管理的重要性，分析了鄉鎮計劃生育檔案管理工作中存在的問題，并提出了一些加強鄉鎮計劃生育檔案工作的建議。

關鍵詞：基層鄉鎮；計劃生育檔案；規范化

基層鄉鎮計生部門擔負著宣傳和推行黨和政府的計劃生育政策，使命重大，意義重大。計劃生育工作服務于萬千計生對象，產生巨大的計生檔案。鄉鎮計劃生育檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，管好、用好計生檔案是每個鄉鎮計生工作者必須履行的重要職責和任務。

1 鄉鎮計劃生育檔案的重要性

首先，人口計生檔案為上級決策提供依據。人口計生檔案資料是許多人口計劃生育統計數字的來源。通過對人口檔案統計數據的分析，可以幫助計劃生育工作者量化人口和計劃生育工作目標，為統計計生工作、明確工作重點提供可靠的數據支持。其次，有效對流動人口進行管理。通過有效利用人口計生檔案能隨時幫助有關部門掌握流動人口動向，及時了解流動人口的婚育信息。利用流動人口檔案建立流動人口計劃生育信息交換平臺，互通信息，既可引導流動人口及時落實避孕節育措施，促進社會撫養費兩地配合征收，又可防止出現工作疏漏。再次。人口計生檔案為人口計劃生育工作政務公開和民主管理服務。人口計劃生育工作總的要求是既要控制人口增長，又要密切黨群、干群關系，讓人民群眾滿意。為此，要定期搞好人口計劃生育政務公開，以公開促公正，維護群眾合法權益，促進他們自覺實行計劃生育，推進計劃生育民主管理和民主監督。人口檔案管理可以在計劃生育工作中建立群眾需求信息檔案，通過幫助群眾解決避孕節育、生殖保健、優生優育、政策法規等方面的疑問來促進計劃生育工作在群眾中的開展。

2 制約鄉鎮計劃生育檔案規范化管理的瓶頸

1）檔案理念滯后。個別鄉鎮領導沒有把計生檔案管理工作放到重要位置，缺乏對計生檔案工作重要性的認識，沒有把檔案工作提到議事日程上來，也沒有把檔案工作納入計生的考核體系中。檔案人員兼職過多，缺乏資金投入，疏于用制度管檔，沒有真正從對歷史負責、對計生事業負責的高度去做好檔案管理工作，從而影響了計生檔案管理工作的健康發展。

2）管理力量薄弱。不少鄉鎮單位計生檔案管理人員由老與弱的女同志承擔，或辦公室勤雜人員兼任，文化素質不高，檔案專業知識缺乏，實際操作能力差。有的檔案員對立卷歸檔的基本知識不了解，對檔案的全宗、類別、保管期限混淆不清，常出現編錯號、蓋錯章的現象，工作上被動的多、主動的少，影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動頻繁，也造成了檔案資料的散失。

3）管理手段單一。一些鄉鎮計生檔案管理工作仍然以紙質檔案為主體，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量較低，查找速度慢，使用效率低；資金保障不到位，基層計生辦公經費不足，用于檔案收集、整理和保管的資金投入少，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

4）服務能力偏弱。部分鄉鎮計生檔案門類不夠豐富，只注重文書、報表檔案的收集，忽視聲像以及與計生業務有關的資料的收集，影響了計生檔案的系統性和完整性；計生檔案資源流失嚴重，由于歷史的或保管不善等原因，計生檔案存在整年丟失的現象，部分人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

3 規范管理鄉鎮計劃生育檔案

1）強化認識，提高站位。基層鄉鎮計生部門要充分認識鄉鎮計生檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查；要增強責任感，檔案主管部門要積極主動地向領導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創造良好的環境，切實擔負起承上啟下、內外聯系、協調各方的重任；要經常組織檔案管理人員學習檔案法律法規，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。

2）做好繼續學習，提高業務素質。基層計生部門要選好用好檔案管理人員，將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，鄉鎮計生領導要從政治上、生活上關心他們，充分發揮他們的潛能和熱情。強化檔案業務培訓，要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。

3）注重基礎建設，強化規范管理。要制訂和健全收集歸檔材料制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集，要創新收集手段，做到廣泛收集和重點收集相結合，遵循各類檔案的形成規律，適時收集。同時還要積極改善檔案保管環境和條件，配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備。要積極應用檔案管理軟件，實現檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現代化。要編撰好大事記、組織機構沿革、文件匯編等常規性編研材料。

綜上所述，基層鄉鎮計生部門擔負著宣傳和推行黨和政府的計劃生育政策，使命重大，意義重大。計劃生育工作服務于萬千計生對象，產生巨大的計生檔案。鄉鎮計劃生育檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，管好、用好計生檔案是每個鄉鎮計生工作者必須履行的重要職責和任務。

參考文獻

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