事業單位檔案管理的現代化方式探析

鄭海芳

摘 要：提高事業單位檔案檔案管理有效性，應當創新檔案管理工作方式，完善檔案管理體系，優化檔案資源的配置，基于大數據與云技術創新檔案管理方式方法，從而有效解決事業單位檔案管理的具體問題和弊端。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代化

事業單位應當優化檔案管理思路，融入新型檔案管理元素，完善檔案管理工作體系，達到全面提高檔案管理質量，解決現實檔案管理問題的目標。

1 事業單位檔案管理現代化方式

1）標準化庫房。提高事業單位檔案管理的有效性，促進事業單位檔案管理向現代化方向快速發展，還要在信息化的背景下建設完善的事業單位檔案管理物理空間。建設標準化的事業單位檔案庫房對于提高檔案管理安全性和有效性有重要的價值。當前事業單位可以利用現代化的信息技術手段與網絡系統組建高質量的檔案管理庫房，切實借助電子傳感器技術對檔案庫房環境進行全面跟蹤調節，這樣更有助于優化檔案的存儲環境，滿足檔案的安全保存需要。在檔案庫房還可以引進大量的數字化設施設備，在專業環境下開展檔案修復與電子掃描工作，加快原始紙制檔案的數字化進程，形成集影音、圖像于一體的數字化檔案處理體系，這樣可以進一步提高事業單位檔案的數字化進程，為后期利用檔案做好準備。

2）檔案市場化。事業單位為了順應社會的發展需要，實現共享化的檔案管理工作體系，需要提高事業單位檔案管理的市場意識，強調融合事業單位檔案管理工作的發展機制，注重優化信息資源的供給路徑，強調完善檔案管理標準的同時，進一步運用市場化的方式擴大事業單位檔案的收集范圍，提高事業單位檔案管理的綜合性。具體可以由事業單位權外包服務的方式與專業檔案企業合作，有效拓展事業單位收集數據信息的空間，進而為科研、醫療、教育、文化類事業事業單位提供豐富的行業數據信息，滿足事業單位全面服務社會的需要，達到促進事業單位發展目標。采用市場化的檔案資源供給機制，是新形勢下事業單位檔案管理事業發展的重要趨勢，也是彌補當下事業單位檔案管理不足的重要手段。

3）輔助業務管理。事業單位涉及的檔案信息資源不斷增多，事業單位發展過程中涉及大量公眾需要的信息，傳統的檔案管理方式與機制已經不滿足事業單位社會化檔案應用的需要，因此需要采用現代化的管理手段創新事業單位檔案管理機制，注重運用輔助性的管控系統達到優化檔案管理體系的目標。強調在滿足復雜性、多樣性、個性化需要的基礎上更好的發揮事業單位檔案的應用價值。因此，事業單位在完成基本的檔案制作、存儲業務的基礎上，還要進一步向數據開發的方向發展，注重提供多種輔助性的檔案業務，這樣才能滿足社會廣泛的檔案需要，全面挖掘事業單位的檔案價值，更好的體現出事業單位檔案管理工作的優勢和地位。

4）存儲技術更新。隨著事業單位檔案管理工作重視程度的不斷提高，加強事業單位檔案數據庫的建設日益重要。更新事業單位檔案管理的存儲技術處于事業單位檔案管理的核心地位。因此，當代事業單位檔案管理改革的普遍趨勢是在大數據與去存儲技術的支撐下探索高效和高質量的檔案數據存儲方式，強調構建網絡化的數據庫，注重對傳統的文字、音頻與圖像信息進行結構化的存儲，注重優化數據庫結構，并且強化落實數據存儲管理制度，真正的在技術層面符合數據檢索的需要，為數據信息共享奠定必要的基礎，從而更好的發揮事業單位現有檔案資源的應用價值。

5）數據信息共享。數據信息共享是事業單位檔案管理的終極目標，也是當前社會對事業單位檔案管理工作提出的具體要求。在事業單位檔案管理工作中應當探討有效的共享方式方法。首先，應當從事業單位的實際情況出發建立檔案管理網絡體系，強調事業單位檔案管理的可持續發展，注重從傳統的結構型檔案管理向網絡化檔案管理的方向發展，切實提高檔案管理工作效率與信息化工作水平，在確保檔案資源安全的基礎上更好的發揮檔案服務價值。其次，注重檔案信息化供給途徑與現代社會的移動化數據服務契合，更好的提高檔案數據的推送服務效率，有效滿足社會的個性化檔案資源應用需要，并且達到智慧化檔案服務的工作目標。

2 事業單位檔案管理方式的問題

1）缺乏現代化制度。在現代信息化的背景下事業單位檔案管理工作還缺乏先進工作理念，沒能基于事業單位檔案管理的現狀與未來發展需要訂立有效的檔案管理工作制度。首先，事業單位檔案管理缺乏完善的編碼體系與系統化的管理制度，事業單位檔案管理對細節處置不足，檔案管理未能與未來發展相契合，基層事業單位檔案管理缺乏綜合性的管理制度與專門性的操作標準。其次，事業檔案管理的配合性不足，事業單位未能基于科學的檔案管理制度建立綜合性的管理體系，檔案管理過程中沒能體現各部門的配合作用，導致事業單位檔案管理運行不足，專職管理部門不滿足基層的檔案應用需要，基層部門未能有效的肩負起檔案數據信息的校對責任，在整體上影響檔案管理工作質量，降低了檔案管理效率。

2）檢索應用率較低。目前事業單位檔案的檢索應用率較低，事業單位現有的檔案資源并未能發揮出輔助作用，檔案資源的價值體現的不明顯。不少基層事業單位都未能配備專業的檔案檢索計算機，在檔案使用的過程中存在較大的風險性。還有的檔案管理檢索效率較低，事業單位現有的檔案系統的漏洞較多，軟件版本過低，未能開展專業的檔案管理檢索智能化系統，檔案管理檢索的有效性、智慧化、個性化水平較低。事業單位檔案管理人員與領導對檔案重視不足，相關技術更新不到位，導致檔案資源的應用效率較低，事業單位檔案沒能發揮在公益事業建設中的應有作用。

3 事業單位檔案管理現代化措施

1）更新管理理念。事業單位檔案管理實現現代化目標應當更新管理理念，豐富檔案管理操作方法，在傳統檔案管理方法的基礎上進行有效更新，從而達到簡化檔案管理方式，降低檔案管理工作成本，提高檔案管理工作主動性。首先，應當加強監督管理機制建設，注重由專業機構指導事業單位開展檔案管理工作，切實加強對事業單位檔案管理業務工作的外部監督和指導。其次，明確事業單位檔案管理的目標，做到事業單位檔案管理的與時俱進，切實根據現實檔案管理需要引進專業的檔案管理技術，持續性進行檔案管理設備更新，滿足新時期檔案管理工作的新需要。

2）優化標準化措施。事業單位檔案管理應當在有限的條件下推行標準化管理，做到基于現有的設施設備開展標準化檔案建設工作。事業單位的檔案種類繁多，檔案管理工作較為復雜，檔案數量日益增加，只有采用標準化的管理方式才能降低檔案工作成本，提高檔案管理質量。

3）提高人員素質。做好事業單位檔案管理工作，還要提高檔案管理人員素質，明確檔案管理工作思路，注重改進傳統的檔案管理方式，達到高質量的開展檔案管理目標。首先，應當加強對檔案管理人員現代檔案操作技術的培養，幫助檔案管理人員掌握現代化檔案管理方式。其次，加強對檔案管理人員的專題培訓，提高檔案管理的綜合素養，能夠運用靈活的方式提高檔案管理人員的創新能力，達到高質量和全方位開展檔案管理工作目標。

4 結論

做好事業單位檔案管理工作，應當形成完善的檔案管理工作體系，引進先進的檔案管理理念，基于現代檔案事業的發展大趨勢促進事業單位檔案管理改革，在引進新技術的基礎上，實現檔案事業快速發展。

參考文獻

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