新時期地勘檔案的科學(xué)化管理分析

趙錦

摘 要：新時期我國工礦業(yè)得到快速發(fā)展，對地質(zhì)勘探工作量需求越來越大，地勘工作產(chǎn)生大量勘探檔案，為采礦工業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。但是，地勘檔案的管理上還存在一定問題，限制地勘工作發(fā)展，檔案實際價值埋沒，不利于相關(guān)產(chǎn)業(yè)高效、持續(xù)發(fā)展。下文就新時期地勘檔案的科學(xué)化管理詳細(xì)分析，旨在為強(qiáng)化地勘檔案管理，以高效管理工作促進(jìn)工礦業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期；地勘；檔案；管理

地勘檔案是地質(zhì)部門在地質(zhì)勘察、礦產(chǎn)查找等生產(chǎn)技術(shù)活動中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)成果，其自身具有較大潛在價值，種類多、繼承性強(qiáng)[1]。要促進(jìn)工礦業(yè)合理發(fā)展，需做好地勘檔案管理工作，解決管理工作存在的弊端及問題，使地勘檔案能夠為其所用，為地質(zhì)開發(fā)提供重要依據(jù)，簡介促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定進(jìn)步。

1 地勘檔案管理弊端及其產(chǎn)生原因

地勘檔案管理是對地質(zhì)技術(shù)信息的集成反應(yīng)，是專業(yè)性技術(shù)人員總結(jié)的經(jīng)驗成果，對后期地質(zhì)勘探有重要影響。先進(jìn)地質(zhì)勘探方式技術(shù)以地勘檔案進(jìn)行傳播，對地質(zhì)行業(yè)發(fā)展有重要影響。但是當(dāng)下地勘檔案管理中，還存在一定弊端，影響地勘檔案管理合理利用。

1.1 管理制度落后

地勘檔案管理部門都有固定檔案制度對工作給予科學(xué)指導(dǎo)。但是，時代處于不斷發(fā)展?fàn)顟B(tài)，一成不變的管理制度不能適應(yīng)時代發(fā)展下地勘檔案管理需求，管理制度落后，和現(xiàn)代地勘檔案管理工作不匹配。

1）在檔案收集制度上，管理缺乏完整記錄，文件缺乏關(guān)鍵內(nèi)容，影響檔案文件實際價值發(fā)揮。

2）保管制度上，制度存在漏洞，基礎(chǔ)性設(shè)施老化嚴(yán)重，不能滿足需求，檔案存在機(jī)械損毀、遺失等現(xiàn)象。

3）檔案利用程度不高，利用制度上，沒有針對檔案查閱、使用的關(guān)鍵制度約束，檔案常處于封閉狀態(tài)，未發(fā)揮應(yīng)用價值，但是存在流失。

由此可見，地勘管理部門不僅要重視科研項目及經(jīng)費管理，應(yīng)在地勘檔案管理上投足足夠精力，正視檔案管理，優(yōu)化管理制度， 更新設(shè)備[2]。

1.2 管理人員專業(yè)性素質(zhì)參差不齊

管理人員專業(yè)性素質(zhì)方面，主要是地勘檔案管理缺乏專業(yè)性管理人員，新招的管理人員專業(yè)性素質(zhì)差異較大，對實際工作意義不了解，甚至存在一些兼職檔案管理人員，造成檔案管理效率低下，重要檔案保密工作不徹底等。此外，管理人員對地勘檔案管理工作不重視，加之管理上薪水報酬不高，管理人員工作積極性下降，缺乏主動性。管理人員計算機(jī)使用技術(shù)不高，及時能夠使用計算機(jī)錄入檔案信息，在一些專業(yè)性軟件操作，檔案補(bǔ)充上能力不足，無法適應(yīng)新時期地勘檔案管理工作需求[3]。

地勘檔案歸檔上，一些科研人員缺乏歸檔意識，科研工作結(jié)束后，沒有及時對科研過程、關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行收集整理，導(dǎo)致后期檔案歸檔中缺乏關(guān)鍵內(nèi)容，降低檔案價值，一些無用的檔案信息浪費后期查找、利用耗時。

1.3 信息管理水平低

計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展影響下，地勘檔案管理引入計算機(jī)管理技術(shù)以加強(qiáng)管理效率，減輕管理負(fù)擔(dān)。但是，計算機(jī)技術(shù)實際應(yīng)用中，落實淺顯，只是將檔案目錄、名稱錄入計算機(jī)中，未深入分析計算機(jī)對電子檔案儲存、紙質(zhì)檔案歸檔等方面應(yīng)用優(yōu)勢，也沒有以專業(yè)的管理軟件實現(xiàn)高效檔案管理，計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用價值遭到埋沒，地勘檔案利用價值也大打折扣[4]。

1.4 管理意識不科學(xué)

管理意識上，地勘單位為更好的發(fā)展，注重自身管理工作創(chuàng)新發(fā)展，但是實際的地勘檔案管理卻被忽視，束之高閣，影響地勘檔案價值發(fā)揮。傳統(tǒng)檔案管理無法滿足新時期地勘單位長久發(fā)展需求，應(yīng)注重將時代前沿先進(jìn)技術(shù)融入到地勘檔案管理中，重視地勘檔案管理工作，以多元創(chuàng)新方式，創(chuàng)新地勘檔案管理工作。

2 新時期地勘檔案的科學(xué)化管理

2.1 服務(wù)手段革新

新時期社會經(jīng)濟(jì)逐漸向以消費者為主要導(dǎo)向方向發(fā)展，服務(wù)業(yè)成為市場熱門話題，對地勘單位而言，要主動迎接時代變化，變“被動”為“主動”，通過加強(qiáng)地勘檔案服務(wù)手段，提高自身核心競爭力，通過構(gòu)建數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)，以主動服務(wù)占據(jù)更多市場份額，發(fā)揮地勘檔案實際價值，促進(jìn)自身更好發(fā)展。

要從地勘單位地勘檔案管理自身出發(fā)，分析地勘檔案需求來源，分析受眾，針對受眾需求，提供有針對性的特色服務(wù)，和相關(guān)企業(yè)建立聯(lián)系，延長地勘檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)鏈，營造地勘單位口碑效應(yīng)，促進(jìn)自身持續(xù)發(fā)展。例如，可以為需求者提供計算機(jī)檢索、相關(guān)理論文件打印、需求地勘檔案配送等，讓地勘單位對應(yīng)工作人員開展編研工作中，可以利用計算機(jī)檢索，獲取精品內(nèi)容，通過和地勘檔案管理建立必要聯(lián)系，專心與自身編研工作，提高工作效率。

2.2 健全管理制度

健全管理制度是確保地勘單位持續(xù)發(fā)展之基礎(chǔ)，是保障地勘檔案管理規(guī)范化之前提。

首先，應(yīng)分析國家法律規(guī)范及檔案管理要求，結(jié)合地勘單位實際需求，從檔案收集，到歸檔、保管、保密，再到利用、鑒定等，制定地勘檔案全過程管理制度，不斷更新制度，結(jié)合時代發(fā)展對地勘檔案管理工作要求，彌補(bǔ)制度上的弊端。

再者，要制定并完善地勘科技獎勵制度，倡導(dǎo)地質(zhì)科研人員給予地勘檔案管理足夠重視，將自身杰出科研及時上報地勘檔案管理部門備檔記錄，提高地質(zhì)科研人員工作積極性，提高其歸檔意識。

最后，因引進(jìn)先進(jìn)檔案管理軟件， 以計算機(jī)數(shù)字化軟件，發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，實現(xiàn)對地勘檔案的高效管理，促進(jìn)地勘檔案管理事業(yè)更好發(fā)展，在2.3中，將著重對計算機(jī)信息技術(shù)在地勘檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行論述。

2.3 強(qiáng)化信息化建設(shè)

強(qiáng)化信息化建設(shè)方面，應(yīng)建立專業(yè)化數(shù)字管理平臺，實現(xiàn)高效管理。應(yīng)利用多媒體信息技術(shù)，將地勘檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向以計算機(jī)技術(shù)為支持的光盤、微縮等新興載體方向轉(zhuǎn)變，同時優(yōu)化對紙質(zhì)檔案的管理，增加地勘檔案管理檔案儲存量，實現(xiàn)檔案的快速開發(fā)。以信息技術(shù)，可實現(xiàn)對檔案的直觀、便捷操作，減輕地勘檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，使其可以充分投入到地勘檔案管理規(guī)律研究中，提高管理質(zhì)量。此外，通過地勘檔案信息化管理，在利用檔案中，可提供多種不同查詢方式，為科研工作者提供不同檔案管理服務(wù)。如圖1所示，將RFID（Radio Frequency Identification）技術(shù)引入到管理系統(tǒng)當(dāng)中。RFID技術(shù)高精端無線射頻技術(shù)，通過無線電訊號實現(xiàn)計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、管理設(shè)備之間的統(tǒng)一管理。

如圖所示，通過該地勘檔案管理系統(tǒng)，地勘檔案管理向RFID系統(tǒng)發(fā)出請求，RFID系統(tǒng)將需求檔案數(shù)據(jù)傳遞給地勘檔案管理系統(tǒng)的，實現(xiàn)電子檔案的儲存、查詢、銷毀、安全管理等。RFID系統(tǒng)相當(dāng)于一個科學(xué)數(shù)據(jù)庫，容量巨大，地勘檔案傳遞給RFID系統(tǒng)，和地勘檔案管理加以區(qū)分，保證檔案的儲存安全和長久性。將該系統(tǒng)應(yīng)用到地勘檔案室管理中，不僅可實現(xiàn)對檔案的深入操作，還可以聯(lián)系檔案室進(jìn)出門禁，實現(xiàn)監(jiān)控和報警，有效保證紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全可靠性。

2.4 制度優(yōu)化創(chuàng)新

在制度創(chuàng)新方面，需做好制度建設(shè)的創(chuàng)新，從多角度出發(fā)論述：

1）行政及黨群制度創(chuàng)新。地勘單位隸屬國家地質(zhì)勘探，工作應(yīng)以“經(jīng)濟(jì)建設(shè)”為核心，對行政及黨群制度創(chuàng)新，以“有效性”、“便捷性”為中心，指定有針對性的規(guī)章制度，指導(dǎo)地勘檔案管理工作合理開展。

2）管理制度的創(chuàng)新。地勘單位檔案管理工作中，為避免錯誤操作出現(xiàn)，需對管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，管理人才選拔上，堅持“公正”、“公平”，實行透明選拔，以科學(xué)合理的資源配置，營造愉快的工作氛圍，使檔案管理工作人員能夠全身心的投入到工作中去，熟悉具體工作流程，提高工作效率。

3）創(chuàng)新激勵約束機(jī)制。在激勵約束機(jī)制上，注重獎勵措施和懲罰措施并行制度，將績效獎勵融入到地勘檔案管理工作中去，對管理工作人員管理工作突出的，給予口頭表揚和獎金支持，對管理人員工作中出現(xiàn)錯誤的，給予通報批評和適當(dāng)經(jīng)濟(jì)處罰。應(yīng)加強(qiáng)地勘單位檔案管理工作的落實，創(chuàng)新激勵機(jī)制，將績效考核、成果獎勵融入到其中，激勵管理人員注重按照規(guī)范開展管理工作，對地勘檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。

3 結(jié)束語

綜上所述，應(yīng)加強(qiáng)地質(zhì)科技檔案管理實際水平，結(jié)合地質(zhì)部門工作開展需求，分析新時期地勘檔案管理中存在的問題，健全管理制度，以高新技術(shù)為支持，革新服務(wù)手段，創(chuàng)新激勵約束機(jī)制，優(yōu)化制度，確保地勘檔案管理水平和時代發(fā)展同步，在地質(zhì)勘探、采礦挖掘研究生產(chǎn)上發(fā)揮實質(zhì)性作用。

參考文獻(xiàn)

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