事業單位檔案文件存檔管理要點探究

林翔

摘 要：隨著時代的進步，我國政治經濟制度逐漸完善，因此，對于事業單位檔案文件存檔管理要點提出了新的時代要求。就目前而言，事業單位檔案文件存檔管理仍面臨著許多問題，所以其要不斷的與時俱進，有效的結合新科技、新技術從而建立出高質量的檔案管理制度，從而促使檔案管理工作高效化、科學化、規范化的發展。

關鍵詞：事業單位；檔案文件；存檔管理；要點探究

1 引言

自改革開放以來，檔案管理工作作為事業單位管理工作的重要組成部分不僅面臨著極大的機遇也面臨著巨大的挑戰。而且事業單位可以有效的、高效率的運行最為重要的一個因素就是對相關檔案文件的及時存檔，所以只有加強事業單位的檔案管理工作，才能更好的解決歷史遺留問題，為事業單位管理提供幫助，進而促進事業單位的可持續發展。

2 事業單位檔案管理文件存檔的分析

第一，檔案管理方式。傳統的事業單位檔案管理都是采用立卷、借閱、傳遞、歸檔等流程進行的檔案管理，但是隨著時代的進步，顯然這種傳統的檔案存檔方式已經不能滿足時代發展的需要，檔案存檔管理必須要進行創新發展。科學技術水平的提升和信息時代的到來為事業單位檔案管理文件存檔工作提供了極大的便利，例如通過網絡存檔可以有效的提高工作效率，而且還提高了文件的保存周期等。

第二，檔案結構的發展情況。隨著經濟的發展，計劃經濟逐漸轉化為市場經濟，因此，此時檔案資料就成為了經濟轉化成果的重要參考依據，而且單一的館藏檔案方式顯然不能滿足相關部門對檔案的需求，因此，為了進一步滿足社會需求，單一的館藏結構必須要進行創新。除此之外，如今不僅是經濟時代更是信息時代，科學技術的飛速發展以及信息的日益更新速度都在加快，館藏信息資源也無法滿足人們對知識的渴望，所以，檔案管理文件方式必須要發生一些變革來滿足人們的需求。

3 事業單位檔案管理文件存檔應與時俱進

3.1 提高檔案管理的效率

首先要加強對相關檔案管理存檔人員的培訓力度，從而提高其對檔案管理重要性的認識，提高自我綜合素質，從而提升檔案管理技巧，提高檔案管理效率等。另外，還應加強對計算機系統的應用，從而借助高科技來促使檔案管理工作的有序化進行。

3.2 檔案管理制度能夠與事業單位的基本情況保持一致

檔案管理人員在具體的檔案文件存檔管理過程中，要不斷的對檔案進行梳理，從而發現檔案管理制度中存在的一些缺陷，進而對這些問題進行解決，促使檔案制度與事業單位發展情況保持一致。

4 事業單位檔案管理文件存檔中的情況分析

4.1 檔案管理的條件沒有給予足夠的重視

檔案管理工作所涉及的范圍非常廣泛，事業單位檔案管理工作亦然。在宏觀上講，事業單位檔案管理工作會涉及到國家政府部門的相關文件方針的存檔等；在微觀上講，會存在各單位的文件以及人事檔案等。國家政策類文件雖然一部分并非絕密文件，但是其重要作用也不可以忽略；對于個人而言，每個人的檔案就如同自己的人生經歷證明，對于個人來說自然非常重要。因此，無論從哪一方面來看，檔案文件都有著不可替代的重要作用，但即使如此，也有很多事業單位并沒有給予其足夠的認識，導致檔案管理工作一直都處于劣勢，信息化、制度化的檔案管理也沒有完全的落實，進而導致檔案工作陷入混亂，文件泄露、文件丟失等情況的發生。

4.2 事業單位沒有配備適合的檔案管理人員

作為檔案管理工作的重要特點，專業和技術性就顯得尤為重要了。但是就目前事業單位從事檔案管理工作人員來看，依然存在著沒有專業和技術人員上崗的情況，或者人員的不穩定性導致檔案管理工作無法穩定、連續的進行。再加上從事檔案管理人員沒有意識到檔案管理的重要性，在工作中敷衍了事，沒有及時的進行檔案管理，相關領導也沒有起到監督作用，從而導致檔案文件管理混亂情況發生。

5 事業單位檔案管理文件存檔中的建議分析

5.1 檔案管理制度應進一步完善

作為任何一項工作落實的保證基礎，制度就顯得尤為重要了，換而言之，如果沒有形成完善的制度，自然也就無法保證工作的有序進行。因此，事業單位在制定檔案管理制度的時候一定要遵循科學、合理的原則，要有效的結合單位的實際檔案管理工作進行制定。另外，該制度應當簡明使用，切不可長篇大論缺乏可行性。只有這樣才能促進制度的實用性和可操作性。

5.2 提高事業單位的檔案管理文件存檔的水平

事業單位要提高對檔案管理文件存檔水平，因此可以成立專門的檔案管理機構，并通過建立檔案管理長效機制對檔案管理工作進行定期抽查，對于工作中的問題及時解決并對所查處的問題作為考核依據之一，從而提高相關人員的管理意識，提高檔案管理水平。

5.3 提高檔案文件的實用性

作為事業單位工作的需求之一，檔案管理對于事業單位的長久發展也有著非常重要的作用。所以，當今檔案管理工作的建設應當緊跟時代發展潮流，加強與科學技術的結合，從而幫助事業單位更好的進行文件存檔管理。與科學技術的結合不進可以有效的提高檔案文件的使用效率，而且還可以有效的延長檔案的使用年限，可以有效的提高事業單位檔案管理的現代化發展。事業單位的正常運行是離不開檔案管理的有序化進行的，所以在檔案文件管理過程中必須要按章辦事，以免造成文件的遺失。

5.4 事業單位的檔案管理工作的保密

對于事業單位的檔案管理工作而言，由于此項工作具有一定的保密性，所以事業單位應當對本單位的檔案管理辦公室必須要堅固，從而降低檔案文件受到自然外來破壞而造成的不不必要損失等，例如檔案管理文件存檔室的門窗進行專門的加固，防止文件被盜；檔案室實行一門雙鎖等。

總而言之，隨著時代的進步，我國政治經濟制度逐漸完善，因此，對于事業單位檔案文件存檔管理要點提出了新的時代要求。但由于人們對于檔案管理傳統的認知，簡單的認為檔案管理工作簡單、創新性小，從而導致事業單位沒有投入更多的精力放到檔案文件存檔管理工作中。但不難發現， 就目前而言，事業單位檔案文件存檔管理仍面臨著許多問題，所以其要不斷的與時俱進，有效的結合新科技、新技術從而建立出高質量的檔案管理制度，從而促使檔案管理工作高效化、科學化、規范化的發展。

參考文獻

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