檔案“雙軌制”管理在醫院文書檔案管理中的利用

王一超

摘 要：如今，隨著現代信息技術的進步，很多行業都引進了計算機信息技術。而醫院的文書檔案管理也采用了“雙軌制”制度，促使電子檔案和紙質檔案并存，提高了醫院檔案的管理質量和利用效率。筆者針對“雙軌制”在醫院文書檔案管理中的運用進行了分析，希望能為廣大的相關工作者提供一些參考依據。

關鍵詞：雙軌制；管理；醫院文書檔案；利用

1 醫院文書檔案和“雙軌制”的概念

醫院文書檔案指的是醫院在開展各項工作的過程中，所產生的各種文件、錄音、光盤等資料。這些資料體現了醫院的業務狀況，為醫院的管理、維權提供更多參考依據。如今。醫院的文書檔案已經不再是一般的紙質形式了，其演變成了電子文書檔案。

而“雙軌制”管理制度，則指的是單位在開展管理工作時，將紙質文檔和電子文檔進行同步管理的一種形式。醫院在采用“雙軌制”管理模式時，先要由相關工作人員借助文書管理系統來錄入相關的資料，同時通過打印來將電子文書檔案轉變為紙質檔案，并保存在檔案管理室。不僅如此，電子文書檔案也會通過醫院檔案管理系統傳遞至相關的移動存儲設備中。采用“雙軌制”檔案管理，會使得檔案管理更加高效[1]。

2 目前采用“雙軌制”管理檔案時所存在的問題

2.1 電子文書檔案和紙質文書檔案內容不夠完善、真實

盡管電子文書檔案有模板，然而很多醫院工作人員為了提高工作效率，都只進行了粘貼和復制。甚至沒有對患者的情況進行詳細描繪，導致檔案產生了千篇一律的情況，無法為臨床教學提供參考依據，不具備研究價值。此外，工作人員在書寫紙質檔案時很容易遺漏簽名、簽名不及時等問題。所以，也導致紙質文書檔案不夠真實和完善，不利于醫院各項工作的開展。

2.2 “雙規制”管理產生了資源浪費的現象

醫院在采用“雙軌制”來對文書檔案進行管理時，檔案制作、傳輸、管理等環節均是同步開展的。很多電子檔案必須當天輸出完成，當天打印。若是需要修改檔案，那么就必須重新打印，這樣就浪費了紙張。另外，隨著社會經濟的大力發展，人們的生活質量也得到了提升，因此更加注重自身的健康，所以醫院的患者也進一步增多[2]。在這樣的基礎上，醫院所采用的“雙軌制”文書檔案導致醫院檔案室的庫房占有量增大，同時也加重了醫院的經濟負擔。

2.3 工作人員的管理思想松懈

醫院在開展了關于文書檔案的“雙軌制”管理后，促使檔案管理有了雙保險。但同時也導致一些工作人員產生了松懈的心理，他們認為有紙質檔案作為保障，電子檔案作為輔助，便不需要再進行精細化管理。同時，一些紙質檔案管理人員則認為反正有電子檔案，所以對紙質檔案的管理也不重視。所以非常容易產生問題和風險，必須提高工作人員的管理意識。

3 “雙軌制”管理制度在醫院文書檔案管理中的作用

3.1 提高檔案書寫、歸檔的效率

在過去，醫院的工作人員主要靠手寫的方式來書寫檔案，書寫速度很慢，而且工作量很大。自從采用了“雙軌制”來管理檔案之后，電子文書檔案有了標準的模板，可以直接套用模板，節約時間。而且在書寫完成后，可將電子檔案直接打印成紙質檔案，根據一定的順序來存儲紙質檔案，節約了歸檔的時間。

3.2 提高工作人員書寫檔案的質量

醫院工作人員在書寫檔案時，可能產生字跡不清晰的現象，導致檔案管理人員在管理時看不懂。而采用“雙軌制”，則使得文書檔案有了標準模板，同時也規范了格式和字體、名稱、醫學術語等[3]。因此使得電子檔案更加規劃，打印出來的檔案更是非常整潔、明確，所以這也提高了工作人員書寫檔案的質量。

3.3 使得紙質檔案和電子檔案的管理更加方便

醫院的紙質檔案具備法律效力，但由于紙質檔案容易損壞，所以利用率不高。盡管電子檔案更加方便查閱和搜索，但數據容易修改，而且不具備法律效力。醫院在開展“雙軌制”管理制度之后，能促使電子檔案和文字檔案實現優勢互補，從而提高檔案管理的效率。

4 “雙軌制”管理在醫院文書檔案管理中的利用

4.1 正確的認識文書檔案“雙規制”制度

醫院管理者要正確的認識文書檔案“雙軌制”制度，并且重視管理中的內容，對工作有更加細致的了解。同時也要進行實際的考察，有針對性的開展管理工作。除了要提高工作的規范性，更要減少資源的浪費。不僅如此，管理者還要對檔案管理人員、醫務人員提出工作要求，從而保障檔案的完善性、真實性。同時也要提高檔案管理人員的管理意識，從而更好的開展“雙軌制”管理工作[4]。

4.2 制定出文書檔案“雙軌制”的管理制度

醫院必須要制定出關于文書檔案的“雙軌制”制度，將工作人員的工作情況和績效掛鉤。在過去對臨床醫護、信息管理、檔案管理、計算機技術等管理人員進行職責設定的情況下，進一步完善工作細則，并且落實到細節中去。同時也要控制越權的現象產生，如果產生了修改檔案、刪除檔案的情況，則要進行嚴懲，從而提高檔案管理更加規范合理。

4.3 建立文書檔案“雙軌制”的管理流程

盡管目前醫院在開展“雙軌制”檔案管理工作時，制定出了一系列的工作流程。但這些流程可能存在一系列的問題，必須進行完善、優化。如果是電子檔案，工作人員及時進行上傳即可。但要選擇合適的載體進行保存，同時完成備份工作。而紙質檔案則非常復雜，在驗收紙質檔案時，除了要對時間進行規定，也要在交接時簽署名字[5]。進行歸檔時，各個科室的檔案都要分別存儲，方便今后的查閱和使用。在進行質檢時，若是產生了問題，則要將有問題的檔案放在指定地點，并進行反饋，同時進行完善和修訂，使得檔案管理擁有一定的保障。

4.4 對醫務人員、檔案管理人員進行培訓

要想促使醫院檔案管理更加規范，就需要提高工作人員的素質。所以，必須對相關工作人員進行培訓，并且邀請專業人員來進行檔案“雙軌制”管理的技能輔導。如果已經產生了問題，則需要實際的解決問題，同時遵循規章制度。此外，醫院還要對“雙軌制”檔案管理的宣傳，提高工作人員的思想覺悟，促使工作人員將“雙軌制”檔案管理精神落實到位[6]。

5 總結與體會

在互聯網高速發展的今天，人們的健康意識提升，醫院的工作量增大，醫藥行業檔案管理范疇也越來越寬廣，除了包括病例、病案、檢查報告等，同時也包括醫院管理過程中產生的人事檔案、衛生檔案、財務檔案、醫療設備檔案等。既有紙質的，也有電子的，所以也為“雙軌制”檔案管理奠定了基礎。為此，醫院必須合理利用“雙軌制”管理制度，促使電子檔案和紙質檔案均得到合理管理。提高檔案管理的效率，同時也促使檔案發揮出一定的作用。

參考文獻

[1]崔岱.醫院文書檔案雙軌制管理對醫療文書的管理價值[J].蘭臺內外，2019（03）：56-57.

[2]李軍.大數據背景下軍工企業“雙軌制”文書檔案的安全保密管理[J].辦公室業務，2018（17）：99-100.

[3]劉文文.醫院文書檔案雙軌制管理對醫療文書的管理價值[J].影像研究與醫學應用，2018，2（15）：201-202.

[4]周燦.論檔案“雙軌制”管理在醫院文書檔案管理中的利用[J].蘭臺世界，2017（20）：77-79.

[5]農永英.雙軌制管理模式在醫院病歷檔案管理中的應用分析[J].人才資源開發，2016（12）：176-177.

[6]丁冬.電子病歷檔案與紙質病歷檔案雙軌道管理機制的思考[J].赤峰學院學報（自然科學版），2013，29（05）：143-144.