芻議醫院人事檔案信息化管理優勢及實施困境

文/秦皇島市第一醫院 孫銳

芻議醫院人事檔案信息化管理優勢及實施困境

文/秦皇島市第一醫院 孫銳

隨著社會經濟的不斷發展，檔案資料在醫院管理等各項工作中發揮的作用越來越明顯，同時，傳統的檔案管理方式導致檔案資料不完整、檔案資料不準確等問題也暴露無遺，極大地降低了檔案資源的應用價值。為此，現階段，加快醫院人事檔案信息化建設的步伐乃當務之急。本文分析了醫院人事檔案信息化管理優勢，指出醫院人事檔案信息化管理實施困境，最后提出加強醫院人事檔案信息化管理對策。

人事檔案；信息化管理；醫院

一、醫院人事檔案信息化管理優勢

（一）提高醫院人事檔案的準確性。紙質檔案管理是醫院傳統人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經不能滿足醫院新時期發展的需要，紙質檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，醫院人事調整，醫護人員成果不能及時反映到紙質檔案上，導致醫院人事檔案陳舊，信息準確性不高，而且難以對紙質人事檔案進行全面監控管理，一些醫護人員私自更改人事檔案資料的現象難以杜絕。實現醫院人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準確性，而且可以提高檔案管理的安全性。

（二）提高人事檔案管理工作效率。傳統紙質檔案查詢、檢索效率低，而且反復的查閱還會造成對紙質檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現醫院人事檔案信息化管理，建立相應的醫院人事檔案信息庫及檢索目錄，不僅大大提高了醫院人事檔案管理工作效率，節省了人力、物力，而且延長了紙質檔案的使用壽命。

（三）發揮人事檔案在人力配置中作用。傳統的紙質檔案資料無法快速實現對醫護人員的對比分析，在醫院人力資源配置方面發揮的作用往往被忽視，而實現人事檔案的信息化管理，可以通過篩選，快速從多個角度對醫護人員進行對比分析，從而為人員調整，醫院人力資源配置提供可靠依據。而且還可以建立明確的醫院人事管理工作流程，將醫院人事管理與醫院其他部門工作結合起來，提高醫院管理工作效率，加強醫院信息資源的整合。

二、醫院人事檔案信息化管理實施困境

部分醫院已經認識到實現醫院人事檔案信息化管理乃大勢所趨，并進行了相應的嘗試和改革，并且在人事檔案信息化管理中取得了一些成績，但仍面臨一些困境需要解決，如下：

（一）人事檔案信息化管理人員專業水平不高。醫院人事檔案信息化管理需要檔案管理人員不僅具備完善的檔案管理知識，而且具有較高的計算機應用能力。但目前醫院檔案管理人員多數非檔案管理專業畢業，在長期的工作經驗積累過程中，已經具備一定的檔案管理及維護相關知識，計算機應用能力僅僅局限于簡單操作，缺乏信息化計算機操作技能，在人事檔案信息化管理過程中，難以快速、準確錄入和查找檔案信息，導致醫院人事檔案信息化建設水平不高。

（二）人事檔案信息資源開發利用不夠。部分醫院在人事檔案信息化建設過程中盲目跟風，沒有明確人事檔案信息化建設的目標和方向，重建設輕利用，醫院投入大量的資金購買人事檔案管理軟件和硬件設施，僅僅是簡單的實現檔案資料的電子化，而忽視了對檔案資料的深度開發利用，也就是說檔案管理人員依然沿用傳統的檔案管理方式，重視檔案資料的收集、整理及錄入，但缺乏對檔案資料的分類整理以及發揮其在醫院人力資源配置、提高醫院信息化管理方面應有的作用。

（三）人事檔案信息化建設存在安全風險。人事檔案信息化建設中的安全風險難以完全規避，需要檔案管理人員加強安全意識，進行有效防范，如在日常的人事檔案管理工作中，檔案管理人員往往忽視定期對電腦進行殺毒，導致電腦在瀏覽網頁、打開陌生電子郵件等的過程中感染木馬病毒，導致電子檔案資料丟失或被不法分子盜取，檔案資料中包含醫護人員的個人隱私及醫院管理建設等重要資源，一旦丟失將給醫院或當事人帶來不必要的麻煩，所以，加強醫院人事檔案信息化管理安全性乃當務之急。

三、加強醫院人事檔案信息化管理的對策

針對醫院人事檔案信息化管理中遇到的困境，現提出如下解決對策：

（一）提高信息化管理人員的專業水平。提高醫院檔案信息化管理人員的專業水平，需要做到：首先，在人才引進時，要選擇檔案管理專業畢業且具有較高計算機等級的人才，提高檔案管理隊伍的專業素養和對新事物的適應能力；其次，要定期開展培訓，或者要求檔案管理人員輪流參加國內知名檔案信息化管理研討會，使檔案管理人員不斷更新自己的知識，盡快適應信息化檔案管理工作方式；最后，調配醫院計算機技術人才定期對檔案管理人員進行培訓。

（二）提高信息化人事檔案的利用效率。醫院人事檔案資料龐雜，全面實現人事檔案的信息化管理需要引進相應的技術和設備，比如掃描儀，將紙質檔案資料盡快轉化為電子版，同時還需要根據設立的檔案管理目錄，將電子資料整理歸檔，以盡量保持電子檔案信息庫的完整性和準確性。在此基礎上，醫院可以通過對醫院醫護人員電子檔案資料的對比，選拔合適的人才，還可以利用這些電子檔案資料開展相應的研究，了解醫護人員的需求，改進和完善檔案管理工作。

（三）加強電子檔案信息的安全風險防范。醫院要建立完備的安全風險管理制度來應對電子檔案信息的安全風險，一方面需要檔案管理人員遵守安全風險管理制度，定期對檔案數據庫進行防毒、殺毒能力測試，降低檔案數據庫被入侵的風險，還要對檔案數據庫資料進行拷貝，做到雙重保障；另一方面，要加強對檔案管理硬件設備的檢查，每年進行一次檢測，采用隨機抽樣方式測試其性能，以淘汰并更新性能低下的檔案管理硬件設備。

［1］陳能思.淺議新時期醫院人事檔案信息化管理工作［J］.東方企業文化，2013（22）.

［2］王紅，王軼紅.試述醫院人事檔案信息化管理得必要性［J］.醫院管理論壇，2011（10）.

［3］謝婷.淺析醫院人事檔案管理的信息化建設問題［J］.企業科技與發展，2014（12）.