關(guān)于加強公交公司紙質(zhì)檔案管理的對策探析

張鏷心

摘要：電子檔案的發(fā)展并不意味著紙質(zhì)檔案的消滅，可以說紙質(zhì)檔案與電子檔案之間是“共生”關(guān)系，二者的優(yōu)勢不同，使用方式不同，其應(yīng)用價值也有所不同。目前公交公司子啊開展紙質(zhì)檔案管理工作出現(xiàn)了明顯的問題，導(dǎo)致越來越多的公交公司開始利用電子檔案來取代紙質(zhì)檔案，忽略了紙質(zhì)檔案的積極作用。因此，公交公司必須加強對紙質(zhì)檔案管理工作的重視，要積極采取合適的對策極強公交公司紙質(zhì)檔案管理工作，才能夠推動公交公司的檔案管理工作有效開展

關(guān)鍵詞：公交公司；紙質(zhì)檔案；管理對策

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作成為了公交公司開展檔案工作的熱點，但這并不意味著紙質(zhì)檔案的消亡，紙質(zhì)檔案在檔案館只能夠仍然占有非常重要的地位。公交公司要想實現(xiàn)高效的電子檔案管理工作，就要做到“雙管齊下”，既要推進(jìn)電子檔案數(shù)字化建設(shè)工作的發(fā)展，又要采取合適的方式方法、對策手段來解決目前紙質(zhì)檔案管理存在的問題，這樣才能夠提高檔案管理工作的有效性。

一、公交公司開展紙質(zhì)檔案管理工作存在的問題

1.紙質(zhì)檔案柜當(dāng)存在問題

在公交公司內(nèi)部，存在著因歸檔范圍制定不準(zhǔn)確導(dǎo)致紙質(zhì)檔案收集不全、不規(guī)范的問題。一些檔案管理人員為求方便，在開展檔案歸檔工作時沒有準(zhǔn)確核實各個部門的檔案，而各個部門的成員也存在一些檔案占為己有的現(xiàn)象，導(dǎo)致歸檔時問題重重，檔案流失與泄密等問題存在于檔案歸檔過程中。

2.紙質(zhì)檔案保管存在問題

公交公司企業(yè)對檔案館的建設(shè)重視度并不高，因此檔案在保存過程中也存在一些問題。比如說發(fā)霉、紙質(zhì)潮濕、絮化、撕裂、污染等，嚴(yán)重以影響了后續(xù)檔案的使用與查詢。在應(yīng)用這些檔案時也會出現(xiàn)維護不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，導(dǎo)致這些檔案變成“死檔案”，亞種影響了后續(xù)的檔案開發(fā)與利用工作。

3.紙質(zhì)檔案利用存在問題

在實踐中我們不乏發(fā)現(xiàn)，一些紙質(zhì)檔案經(jīng)常沒有規(guī)章制度的就被別人查閱和復(fù)制，沒有系統(tǒng)的查閱和借閱制度，導(dǎo)致了一些檔案出現(xiàn)了毀壞的現(xiàn)象，保存力度不夠。甚至一些有心人會竊取與利用檔案，導(dǎo)致檔案機密泄露等。

二、公交公司解決紙質(zhì)檔案管理工作問題的對策

綜上所說，目前在公交公司內(nèi)部使用紙質(zhì)檔案中存在著諸多的問題，因此公交公司檔案管理工作者必須正確認(rèn)識問題，采取相應(yīng)的對策，才能夠提高紙質(zhì)檔案管理的效率。

1.嚴(yán)格落實歸檔范圍，引入責(zé)任考核機制

歸檔的范圍直接決定著文檔是否能夠當(dāng)做檔案被儲存，也決定這檔案的最終走向。要想確保對各個部門的紙質(zhì)檔案做好歸檔，公交公辦公司就必須根據(jù)公司自身發(fā)展、行業(yè)發(fā)展來建立去切實的歸檔范圍，以減少檔案缺失的問題發(fā)生。其次，為確保公交公司內(nèi)部檔案管理工作人員能夠有明確的檔案意識，讓歸檔人員不能因方便或簡單等因素導(dǎo)致檔案歸檔出現(xiàn)問題，公交公司就必須在檔案管理中引入責(zé)任考核機制，責(zé)任到人，嚴(yán)格監(jiān)督，才能夠確保檔案管理部門能夠做出正確的檔案管理工作。

2.提高領(lǐng)導(dǎo)重視度，配備紙質(zhì)檔案管理設(shè)備

能夠建立完善的檔案館，是否能夠加強對紙質(zhì)檔案的儲存、保護與利用，很大程度上取決于公交公司的領(lǐng)導(dǎo)是否重視。因此檔案管理工作人員必須加強對紙質(zhì)檔案的管理與儲存工作的重視度，積極與公交公司內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行密切的溝通，這樣才能夠提升領(lǐng)導(dǎo)對紙質(zhì)檔案歸檔的重視度，才能夠加大力度投入資金，建立完善的檔案館，實現(xiàn)公交公司內(nèi)部辦公室、閱檔室、庫房三者分開，為開展有效的紙質(zhì)檔案管理工作做好準(zhǔn)備。

3.強化紙質(zhì)檔案原件保護意識，加強檔案利用監(jiān)管

檔案管理人員必須明確自身所承擔(dān)的責(zé)任，不斷的提高自身的檔案管理素質(zhì)，以確保自己能夠滿足檔案管理的需求開展有效的紙質(zhì)檔案管理工作。公交公司內(nèi)部的檔案管理人員要想保障紙質(zhì)檔案的安全，就必須加強對紙質(zhì)檔案的利用監(jiān)管。在日常的檔案管理工作中，檔案原件的使用限制在修理、拍照、掃描范圍內(nèi)，一般人員不可外接。同時借閱紙質(zhì)檔案的人要做詳細(xì)的登記，借閱頻率較高的檔案要保留復(fù)印件，以防止后續(xù)檔案破壞，而造成的檔案流失問題。并且要對借閱人員的檔案借閱日期做好 明確的規(guī)定，對逾期不還的人員要進(jìn)行嚴(yán)肅的處理，這樣才能夠在一定程度上保護檔案原件。此外，檔案管理人員也要積極推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，要在二者“雙管齊下”下更好的的利用檔案、管理檔案。

三、結(jié)束語

總而言之，只有不斷加強紙質(zhì)檔案管理工作，同時并舉推動電子檔案管理工作，公交公司的檔案管理工作才會順利。因此公交公司要正確認(rèn)識目前在開展工作中紙質(zhì)檔案管理工作存在得到問題，對癥下藥采取合理措施，才能夠提高紙質(zhì)檔案管理工作的工作有效性。

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（作者單位：陜西榆林市公共汽車管理服務(wù)中心）