海事部門政務社交媒體文件歸檔難點探析

莊小泳 鐘奕思

摘 要：社交媒體已成為海事部門在新媒體環境下開展政府信息公開、政務服務、聯系群眾的新窗口和重要途徑。及時進行海事政務社交媒體文件的歸檔，對于收集海事部門網上政務工作憑證、保存機構乃至社會記憶，具有重要意義。但是，政務社交媒體文件歸檔實踐仍處于探索階段，海事部門政務社交媒體文件歸檔工作存在不少難點。文章從客體、主體及環境等三方面進行簡要分析，總結出社交媒體歸檔過程中文件類型復雜多樣、來源廣泛且動態多變導致的歸檔難點、主體協同的歸檔挑戰以及政策法規、技術標準匱乏造成的歸檔困難等。

關鍵詞：海事信息化 社交媒體 檔案管理

隨著智能手機的普及運用，微博、微信、微視頻及手機APP客戶端等移動社交媒體已深入人們的日常生活，并被廣泛應用于電子政務工程的建設之中。目前，交通運輸部海事局、廣東、上海、浙江、福建等多地海事部門紛紛開通了官方微博微信。社交媒體已成為海事部門在新媒體環境下開展政府信息公開、政務服務、聯系群眾的新窗口和重要途徑。

及時進行海事政務社交媒體文件的歸檔，對于收集海事部門網上政務工作憑證、保存機構乃至社會記憶，具有重要意義。但是，作為新興產物，政務社交媒體文件歸檔實踐仍處于探索階段，海事部門政務社交媒體文件歸檔工作存在不少難點，下文謹從客體、主體及環境等三方面進行簡要分析。

1.客體因素——政務社交媒體文件特點導致的歸檔困難

社交媒體具備傳播速度快、受眾范圍廣、交互性強等特點，從而導致其相應形成的文件類型復雜多樣、來源廣泛，且動態多變。

首先，社交媒體文件的類型豐富多樣，既包括傳統的文件形式，也包括鏈接、碎片式記錄等。例如，微博包含文字、圖片、聲音、視頻、鏈接等多種信息類型，其中圖形圖像格式就有jpeg、png、gif、tiff、bmp等多種格式，視頻音頻有avi、rmvb、mp4、mp3、wmv、flv、wav、afc等多種類型。與產生于OA辦公系統的傳統電子文件相比，社交媒體文件類型更加豐富多樣。如果要對其歸檔保存，進而對每一種信息類型都進行挖掘、捕獲、提取、分析，所需要的工具、技術要求必然比以往針對單一格式的傳統電子文件歸檔保存的要求更高。其次，社交媒體文件的信息來源更加廣泛。社交媒體文件的形成，包括海事部門通過社交媒體發布政務信息，網民公眾通過社交平臺參加評論、互動反饋，社交媒體平臺運營商管理后臺數據等一系列復雜過程，導致最終形成的社交媒體文件往往由三部分來源信息構成：一是業務活動相關的原生性信息，例如海事部門在官方微博中發布的政務信息內容原文，該類信息較為固定，具有與傳統電子文件相同的形態；二是因互動而產生的次生性信息，例如海事部門發布微博后網民公眾在該主題下形成的互動性聊天記錄、轉發評論等等，該類信息則具有動態性的特征，可能隨著互動交流出現增加或減少的情況；三是社交媒體運營平臺對于政務信息內容及網民評論管理形成的衍生性信息，例如對社交平臺上的信息進行刪除、修改、用戶權限控制等相關操作形成的日志、社交媒體文件元數據等。海事政務社交媒體文件信息內容形成的來源，比起傳統電子文件一般來源于機構內部的辦公自動化系統而言，更加復雜多樣。再次，社交媒體文件內容的動態性更為顯著。因互動而產生的次生性信息不斷隨著互動交流出現增加或減少，針對一個事件有的轉載和評論，可能短短幾分鐘內就成千上萬。這些大量動態產生的轉載和評論等次生性信息如果一一保存，必然會出現信息冗余，需要耗費大量的時間、人力、物力，占據大量存儲空間；如果不保存，又將使語境信息不完整，會喪失部分重要的背景信息及元數據。同時，由于評論、轉發等次生性信息與原生性信息的產生時間會存在延遲，如何選擇歸檔時間節點，才能保證歸檔的社交文件完整性也是一個難點。另外，對政務社交媒體文件的收集，網民公眾的評論也是重要的組成部分，但評論是網民個人觀點的表達，涉及個人信息，因此收集政務社交媒體文件中的評論信息需要征求個人同意，否則可能造成隱私權的侵犯。如何保護個人信息、解決版權和個人隱私的保護問題，也是海事政務社交媒體文件歸檔工作中面臨的重大困難。

2.主體因素——政務社交媒體文件歸檔主體面臨的工作挑戰

海事政務社交媒體文件在生成、流轉、保存的過程中，涉及多方主體，包括社交媒體文件的生成者、占有者與所有者三個方面。海事部門、網民公眾是社交媒體文件信息的生成者，社交媒體平臺是信息數據的實際占有者，海事部門是政務社交媒體文件信息的所有者。而對于海事部門內部，一般負責發表社交媒體政務信息的是宣傳部門，管理機構文件、保存機構信息的是檔案部門。同時，國家綜合檔案館、圖書館等文化部門出于對保管社會記憶、留存國家歷史的考慮，對包括海事政務社交媒體文件在內的政務社交媒體文件歸檔保存問題也較為關注，且開展了部分實踐探索。因此，在海事政務社交媒體文件歸檔過程中，涉及到多方主體，各方主體的職責權限有待明確。

海事部門的宣傳機構作為社交媒體文件的直接形成者，對文件的內容與價值有著最為直接的判斷，對文件的真實性、完整性等價值鑒定方面有著無法替代的地位，因此海事部門宣傳機構作為文件歸檔的實施主體是首當其沖的。然而，目前海事部門宣傳機構負責政務社交媒體信息發布的人員往往兼職較多，需要兼顧海事部門在傳統媒體與社交媒體等多種宣傳渠道的宣傳工作，在社交媒體宣傳的實際工作中更加重視發布信息的及時性、與網民公眾的互動、輿情搜集，而對社交媒體文件歸檔的重要性認識相對欠缺，缺乏主動歸檔意識。檔案部門作為保存歷史記憶的專門機構，對社交媒體文件進行收集歸檔的意識較強，卻缺乏必要的技術支持。海事政務社交媒體賬號一般由宣傳部門控制，社交媒體信息管理由宣傳部門負責，檔案部門沒有對社交媒體文件信息進行操作的權力，同時社交媒體平臺運營商也沒有對使用平臺發布信息的機構或個人提供社交媒體文件歸檔的服務支持。社交媒體平臺運營商作為商業公司，其目的主要是盈利，對后期考慮不足，其長久保存社交媒體信息的責任和義務沒有受到嚴格的約束。因此，完成海事政務社交媒體文件的歸檔，需要多方主體的共同參與、協調配合。在推進海事政務社交媒體歸檔工作的過程中，實現各方主體職權、權限的劃分，嚴格約束各方的職責與義務，使各方緊密配合、團結合作，是政務社交媒體文件歸檔探索中面臨的挑戰之一。

3.環境因素——社交媒體文件歸檔政策法規、標準有待完善

目前我國在社交媒體文件歸檔方面的政策法規相對匱乏。國家檔案局在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中指出，要研究制定重要網頁資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法，但至今未出臺具體文件。各地各部門政務社交媒體歸檔的工作仍屬于自行探索的階段，缺乏強制性的規定。在具體操作上，也缺乏相關的標準指引，已經開始的社交媒體文件歸檔探索實踐，其歸檔時間、歸檔內容、歸檔方式、保存格式等不盡相同，缺乏統一的技術規范。社交媒體平臺運營商長久保存信息的責任和義務沒有相關法律進行嚴格的約束，第三方機構在社交媒體文件歸檔探索中收割網頁資源的行為缺乏法律支持。新浪微博、騰訊微信等社交媒體平臺在服務協議中，不對用戶數據的長久保存做出保證，但在技術上對用軟件大規模爬取社交媒體信息內容的行為進行防范、對知識產權限制嚴格。開展社交媒體文件歸檔，在政策法規相對匱乏、缺乏技術標準指引和社交媒體平臺技術支持的情況下，舉步維艱。

4.結語

社交媒體文件作為海事部門在新媒體環境下政務公開、政務服務、輿論宣傳的重要窗口，其文件管理歸檔具有重要意義。海事部門應積極探索，增強社交媒體文件歸檔意識，克服歸檔工作中的難點，不斷探索，加強協調合作，歸檔社交媒體平臺上的重要政務信息，真實完整地保存機構、社會歷史和記憶。

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