會計檔案的電子化管理初探

王洋

摘 要：在保障單位穩定運行的過程中，會計檔案管理發揮著不可替代的作用。在市場經濟快速發展趨勢下，各個單位內部財務管理的工作隨之增加，與此同時，對會計檔案管理提出了更高的要求。基于此，會計檔案的電子化管理是必然的趨勢，做好會計檔案電子化管理，有利于提升會計檔案管理的效率與質量。本文對會計檔案電子化管理的價值進行了分析，并介紹了會計檔案電子化管理的經驗做法。

關鍵詞：會計檔案；電子化；管理

單位在開展會計核算的過程中，接收或者形成的，記錄以及反映單位經濟業務事項的，有著一定價值的文字、圖表等等各種形式的會計資料，被稱之為會計檔案。從我國會計管理發展歷程來看，主要經歷了傳統紙質檔案管理、紙質會計檔案影像化管理以及會計檔案電子化管理，本文將著重對會計檔案電子化管理進行研究。

一、會計檔案電子化管理的價值意義

（一）能夠有效降低成本

與傳統紙質會計檔案管理相比，會計檔案電子化管理能夠有效降低成本，具體體現在這些方面：第一，實施電子化管理之后，則主要管理信息數據，這樣就可以將傳統紙質檔案管理所需要的空間充分節省出來；第二，高效、便捷，會計檔案電子化管理能夠減少檔案工作者的工作強度與實踐，不需要打印、裝訂、裝盒、上架等等程序。

（二）有利于提升安全性

在信息技術快速發展的背景下，我國會計檔案電子化管理技術逐漸成熟。從電子管理的角度來講，會計核算系統將更加完整、準確，電子會計資料更加方便接受與讀取；加之，可靠的防護技術以及安全機制的建立與完善，使得會計檔案電子化管理的安全性更高。

二、會計檔案電子化管理具體實施策略

為了能夠進一步提升會計檔案電子化的管理水平，本文筆者建議從這些方面入手：

（一）做好相關保障

從當前的《會計檔案管理辦法》來看，要求單位必須做好會計檔案管理工作，構建與會計檔案管理、收集、保管、整理、鑒定以及利用等等有關的管理制度，并對應的采取保護技術以及保護對策，從而限度保障檔案的安全性、真實性以及完整性。基于相關規定內容，各個單位需要按照自身的實際情況，做好會計檔案電子化管理工作。具體來講，相關人員需要對電子會計檔案進行移交，且移交時需要將電子檔案以及相關數據進行完整移交，并按照國家檔案管理所規定的格式進行設定。而會計檔案管理工作人員在接收電子會計檔案的過程中，必須要對其進行檢測，主要檢測的內容是完整性、真實性、安全性等等，只有檢測合格的才能被正式接收。對于單位之間的交接，從檔案接收單位的角度來講，需要對保存電子會計檔案的環境、載體等等方面進行檢驗，主要需要做的檢測具體如下：

（1）移交檢測

所有涉及到的電子會計檔案需要在系統之內對其可用性、真實性、完整性、安全性等等方面進行檢測，上述指標通過之后，才能繼續下一步工作。其中，從真實性檢測的角度來講，主要是將歸檔之前所獲取的文件MD5碼與歸檔之后重新獲取的MD5進行比對，看其是否被篡改過；從完整性的角度來講，主要是對文件大小、電子文件數量與移交登記表進行比對，判斷其是否保持一致，同時還要檢測元數據填寫的完整性；在對可用性進行檢測是，主要是針對附件原文是否可以正常打開并瀏覽實施檢測；對于安全性檢測來講，通常是檢測是否存在病毒，通常結合殺毒軟件共同進行。

（2）日常檢測

電子會計檔案的形式主要有電子憑證、電子報告、電子賬簿等等，并以結構化數據的形式存儲在業務系統之中，但是從實際情況來看，業務系統并不能有效保障數據可以實現長期使用。基于此，本文建議在收集、整理以及利用等等環節設置技術監控手段，從而能夠最大限度保障電子會計檔案的完整性并可以長期進行使用。

首先，對于收集要求會計檔案工作人員能夠做到實時跟蹤以及監控，將關鍵操作的時間節點準確記錄下來，并及時發現收集過程中存在的問題，從而及時解決；其次，善用雙向數據加密比對技術、數字簽名技術等等，這樣能夠更好地防止偽造與篡改；最后，會計檔案管理工作者要檢測收集結果的完整性，主要是做好數額、數量對比，從而最大限度保障數據傳輸的一致性。從檔案整理與利用的環節來看，會計檔案管理工作者不僅要對權限細化，對操作人員訪問數據的權限進行嚴格規范，并嚴格審批流程與審批制度對關鍵業務進行審核；另外一個方面，必須全程記錄數據操作的整個過程，從而保障檔案的全生命周期能夠準確追溯，做到操作可以審計以及可以監控。此外，所有會計檔案歸檔之后需要將其轉化成為PDF格式進行保存。

（二）簡化整理

相關工作人員應該按照報銷的具體單號、支付單號與會計憑證之間的對應關系，然后采用條碼技術對會計檔案的交接、組裝、裝盒、上架等等環節進行操作。以往是按月集中組卷，而現在需要在原來基礎上按天組卷，進而保障會計檔案歸檔的及時性。

（三）鑒定優化

《會計檔案管理辦法》明確指出：單位應當定期對移到保管期限的會計檔案信息進行鑒定，并形成對應的會計檔案鑒定意見書。直觀來講，就是通過鑒定的手段對會計檔案的保管期限進行重新劃定，從而進行繼續保存，在鑒定過程中，如果發現沒有保存價值的檔案，可進行銷毀。可見，做好定期鑒定工作，能夠對會計檔案資源進行更好的優化。

（四）深化利用

從會計檔案利用者角度來看，必須保障其利用便捷與高效，因此，為其提供了多種檢索方式，例如，跨庫檢索、高級檢索、模糊檢索等等，可以在線審批以及查看一些電子賬簿、電子憑證、電子報告，從而達到深化利用的目標。

（五）加強保管

《會計檔案管理辦法》明確指出：所應用的電子檔案管理系統能夠對電子會計檔案進行有效的接收、管理以及利用，并符合電子檔案長期保管的基本要求。從當前會計檔案的電子化管理的方式來看，在其儲存保管功能上提出對應的要求：第一，儲備方式必須要做好規范設計；第二，建立“系統+儲存介質”雙儲備份以及異地災備保管機制，從而最大限度的保障會計檔案數據信息的安全。加強保管，具體從以下開展：

（1）在線存儲保管

各類在線電子會計檔案可以在系統之中在線存儲三年。與此同時，需要構建電子會計檔案法歸檔備份制度（年度），也就是在每一年的年底，由相關技術部門進行負責，對電子會計檔案進行備份，即一式三份，第一份交由部門進行保存，第二份主要用于日常查閱，第三份則是與讀取設備進行配套，實現異地封存保管。

倘若異地災備中心完成建立之后，還需要在該中心備份一套。

（2）離線保管存儲

如果電子會計檔案超過了在線存儲的期限，則需要遷移到電子檔案管理系統進行固定期限保管或者是永久保管。

三、結語

綜上所述，會計檔案的電子化管理有著非常明顯的優勢，一方面順應了信息技術不斷發展的需求；另外一方面，則是能夠全面提升會計檔案管理的效率與質量。同時，身為會計檔案管理人員應該充分意識到，在信息技術的背景下，會計檔案管理既面對機遇，也面對調整。因此，倡導各位會計檔案管理人員進一步挖掘會計檔案電子化管理的優勢，其自身不斷加強學習，從而提升自己的綜合素養，不僅要熟悉檔案管理技能，還要掌握最為先進的信息化處理技術，從而推動會計檔案管理事業穩步發展。

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