淺析ERP一體化管理之實施策略

沈菊良 錢坤南

摘 要：在ERP越來越普及的當(dāng)下，筆者結(jié)合在京馬電機有限公司實施用友ERP U8+的點滴經(jīng)驗和知識積累，對于離散型制造企業(yè)，特別是異地多工廠交叉生產(chǎn)模式下，既要滿足業(yè)務(wù)層面需求，又要滿足財務(wù)層面需求的情況下，在ERP實施過程中，作為項目甲方核心人物，必須站在甲方宏觀、全局、整體角度，充分運用好一體化管理這個核心工具，堅持業(yè)務(wù)和財務(wù)兩個輪子同步前進的策略。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)財務(wù)一體化管理；ERP；U8+項目實施

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.12.208

1 ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)和財務(wù)一體化管理的定義

ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)和財務(wù)一體化管理：主要指各個業(yè)務(wù)模塊的單據(jù)（出入庫單、采購/銷售發(fā)票等）轉(zhuǎn)換成財務(wù)模塊的會計憑證，各業(yè)務(wù)模塊的數(shù)據(jù)和財務(wù)模塊的數(shù)據(jù)建立共享并可追溯的一一對應(yīng)關(guān)系，就是將采購管理、委外管理、庫存管理、生產(chǎn)制造、人力資源、銷售管理的數(shù)據(jù)與財務(wù)模塊集成共用。即所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的賬表和財務(wù)系統(tǒng)的憑證、賬表，其源頭數(shù)據(jù)均來自于具唯一性的前述單據(jù)。而這類單據(jù)的表頭和表體欄目填制的準(zhǔn)確性、生成的時效性，成為對數(shù)據(jù)錄入崗人員最重要也是最基本的制單要求。

2 實現(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)一體化管理的基礎(chǔ)工程

為實現(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)一體化管理之目標(biāo)，甲方項目組人員必須非常清楚本企業(yè)的業(yè)務(wù)特點和業(yè)務(wù)流程，在搭建ERP管理平臺時，必須重點注意各個業(yè)務(wù)點和業(yè)務(wù)塊的基礎(chǔ)性架構(gòu)。筆者認(rèn)為在系統(tǒng)搭建階段必須踏踏實實做好以下基礎(chǔ)工程，基礎(chǔ)性的內(nèi)容不是想修改就能修改的，務(wù)必慎之又慎。

（1）部門檔案：部門編碼可賦予特殊意義，比如同一賬套下現(xiàn)有三個工廠，那么設(shè)計1字頭代表一工廠的部門，2字頭代表二工廠的部門，3字頭代表三工廠的部門；若不同工廠有相同名稱的車間時，可在部門名稱中加注標(biāo)識，如一工廠-AB車間，二工廠-AB車間；車間的編碼順序盡量按照實際生產(chǎn)流程的從前向后規(guī)則設(shè)計；

（2）人員檔案：人員編碼一般用阿拉伯?dāng)?shù)字為佳。不建議采用代表部門含義的字母+數(shù)字，此種形式萬一某人將來跨部門調(diào)動，在人力資源模塊做了人事調(diào)動操作，其原編碼顯示在另一部門時，不但顯得奇怪，而且也破壞了原設(shè)計思想；

（3）供應(yīng)商分類和供應(yīng)商檔案：供應(yīng)商分類建議由采購部門制定，利于供應(yīng)商管理模塊能與ISO9000體系掛鉤；供應(yīng)商編碼需與供應(yīng)商分類相對應(yīng)，將來萬一供方屬性變換了，除了需進行修改分類屬性外，為了不破壞分類與編碼一致原則，建議在新的分類下創(chuàng)建此供方的新編碼，并將供應(yīng)商進行并戶處理（將老編碼并戶入新編碼）；

（4）客戶分類和客戶檔案：參照供應(yīng)商分類和供應(yīng)商檔案規(guī)則進行；

（5）存貨分類：此項需特別注意，存貨分類設(shè)計時，需由業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門共同商議設(shè)計，既要滿足業(yè)務(wù)部門的需求，更要滿足財務(wù)部門的需求。應(yīng)側(cè)重從同一存貨分類下的存貨應(yīng)能滿足財務(wù)用同一存貨科目的要求，為后續(xù)財務(wù)存貨科目的便捷設(shè)置提供設(shè)計準(zhǔn)備；

（6）存貨檔案：與產(chǎn)成品相關(guān)的存貨編碼必須由技術(shù)部門統(tǒng)一分配；勞保用品、辦公用品、機物料的編碼可歸口指定部門分配；存貨檔案中的助記碼字段可根據(jù)企業(yè)現(xiàn)場環(huán)境作技巧使用，助記碼編制原則以易記易錄為原則；存貨檔案中的圖片欄可充分運用（圖片像素盡量做到10KB以下，畢竟圖片越多占用空間也大），特別有利于新員工多的企業(yè)，因?qū)Ξa(chǎn)品和物料不甚熟悉，便于其記憶；存貨編碼若需廢止時，一是要查清現(xiàn)存量，對現(xiàn)存量作妥善賬務(wù)處理；二是在需廢止編碼名稱中加注“編碼停用或廢止”標(biāo)識；三是取消其采購、委外、自制等屬性，以防后續(xù)被誤用；

（7）計量單位：計量單位選用必須與采購結(jié)算單位相一致的原則，否則出現(xiàn)采購單據(jù)計量單位與供應(yīng)商開來的紙質(zhì)發(fā)票計量單位不一致時，比如入庫單上的單位是桶，采購發(fā)票上的單位是公斤，要么換算單價，要么廢掉原編碼重新創(chuàng)建新編碼；假如雙計量單位的存貨較多時，建議在設(shè)置計量單位組編碼時直接采用該存貨編碼，以利后續(xù)快速識別查詢；

（8）會計科目：若有必要，一級科目也可增加個性化科目，二級科目完全可以按個性化需求設(shè)計；一級科目有新增個性化科目時，需同時修改UFO報表中科目匯總公式；

（9）成本中心和成本中心對照：成本中心是獨立收集成本的最小組織或責(zé)任單位，承擔(dān)成本費用的流入、流出。通過成本中心可以區(qū)分相關(guān)區(qū)域發(fā)生的費用和監(jiān)控不同組織費用的發(fā)生情況。成本中心可以與部門的設(shè)置不一致，按其功能可區(qū)分為生產(chǎn)成本中心、輔助成本中心等。成本中心對照需要特別注意完工品如同一個半成品或產(chǎn)成品倉庫，但生產(chǎn)車間/部門有兩個或以上時，需將這幾個生產(chǎn)車間全部歸入同一成本中心；

（10）倉庫檔案：倉庫編碼可賦予特殊意義，可參照部門檔案設(shè)計原則；

（11）采購類型：可根據(jù)企業(yè)需要自行設(shè)定，用戶在填制采購入庫單等單據(jù)時，會涉及到采購類型欄目。如果企業(yè)需要按采購類型進行統(tǒng)計，那就應(yīng)該建立采購類型項目。但需特別注意的是，采購類型字段在財務(wù)模塊成本核算設(shè)計時，可作根據(jù)采購類型設(shè)置存貨科目之用，所以盡量不要使用根據(jù)采購類型來區(qū)分廠別的權(quán)限分配，兩者無法兼得的；

（12）單據(jù)格式設(shè)置：可根據(jù)場景單據(jù)的拼音或英文縮寫，作為單據(jù)編碼前綴，再加以年月日的日期，最后流水號的長短取決于業(yè)務(wù)量大小，并留有余量即可；

（13）銷售類型：可根據(jù)企業(yè)情況進行個性化設(shè)計；

（14）對照表：倉庫/供應(yīng)商/客戶這三類的存貨對照表，只適用于不會頻繁變換存貨對應(yīng)關(guān)系的企業(yè)，否則就不要作任何設(shè)置為上策。

3 在用友ERP U8+平臺上實施一體化管理之策略

目前，在ERP實施過程中，出現(xiàn)兩大流派，一是只關(guān)注業(yè)務(wù)層面輕視財務(wù)層面的業(yè)務(wù)派；二是側(cè)重財務(wù)需求輕視業(yè)務(wù)需求的財務(wù)派；所以這兩大流派一直爭議不休。筆者認(rèn)為作為ERP實施的甲方核心人物，必須從公司宏觀、全局、整體角度來把握業(yè)務(wù)和財務(wù)的需求，兩者都必須得到強化實施，否則談不上ERP實施成功。

首先，滿足業(yè)務(wù)層面的需求。

通過采購管理模塊固化采購業(yè)務(wù)流程：從供應(yīng)商檔案管理、供應(yīng)商價格管理等基礎(chǔ)管理規(guī)范化；從采購訂單、到貨單/退貨單、來料報檢、來料檢驗單、采購入庫單、采購發(fā)票、應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)節(jié)點，單單清，可追溯，實現(xiàn)把牢付款出口；

通過銷售管理模塊固化銷售業(yè)務(wù)流程：從客戶檔案管理、客戶價格管理等基礎(chǔ)管理規(guī)范化；從銷售訂單、發(fā)貨單/退貨單、報檢單、檢驗單、銷售出庫單、銷售發(fā)票、應(yīng)收賬款等業(yè)務(wù)，單單清，可追溯，實現(xiàn)把牢收款入口；

通過委外管理模塊固化委外業(yè)務(wù)流程：從委外訂單、到貨單/退貨單、報檢單、檢驗單、采購入庫單、委外發(fā)票、應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)，單單清，可追溯，實現(xiàn)把牢付款出口；委外核銷把牢委外發(fā)料與委外入庫的材料損耗關(guān)；

通過質(zhì)量管理模塊固化來料檢驗和發(fā)貨檢驗業(yè)務(wù)流程：從到貨單、報檢單、檢驗單、入庫單實現(xiàn)來料檢的全流程控制，從發(fā)貨單、報檢單、檢驗單、銷售出庫單實現(xiàn)發(fā)貨檢的全流程控制；

通過庫存管理模塊固化入/出庫業(yè)務(wù)流程：采購入庫必須有上游單據(jù)，主要材料出庫必須有生產(chǎn)訂單，銷售出庫必須有發(fā)貨單；

利用存貨檔案和物料清單構(gòu)建集團統(tǒng)一的產(chǎn)品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺：通過多個工廠使用統(tǒng)一的信息平臺，避免了一物兩碼、兩碼一物的奇葩現(xiàn)象；根據(jù)各工廠自身的生產(chǎn)工藝流程特點，可創(chuàng)建個性化的制造BOM。

其次，滿足財務(wù)層面的需求。

利用ERP強大的集成技術(shù)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的集成管控：通過ERP U8+強大的集成，實現(xiàn)了銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、委外業(yè)務(wù)、庫存業(yè)務(wù)等業(yè)務(wù)層面與應(yīng)收應(yīng)付總賬報表等財務(wù)層面的一體化集成管控。打破了部門信息孤島，實現(xiàn)信息共享，單據(jù)追溯，業(yè)務(wù)牽制，內(nèi)控嚴(yán)謹(jǐn)，管理規(guī)范之目的。

現(xiàn)以ERP U8+為例介紹財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一體化應(yīng)用流程（如圖1）。

4 結(jié)論

ERP環(huán)境下的業(yè)務(wù)和財務(wù)一體化管理，實現(xiàn)了物流、信息流、資金流的有機統(tǒng)一，準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)單據(jù)和適宜的業(yè)務(wù)流程，既規(guī)范了業(yè)務(wù)固化了管理流程，也為業(yè)務(wù)模塊向財務(wù)模塊傳遞高品質(zhì)的數(shù)據(jù)提供了支撐和基礎(chǔ)；財務(wù)模塊只有獲取業(yè)務(wù)模塊的數(shù)據(jù)是高質(zhì)量的，才能實現(xiàn)成本精細化，管理出效益的價值才能真正實現(xiàn)。在ERP實施過程中，必須充分運用好一體化管理這個核心工具，堅持業(yè)務(wù)和財務(wù)兩個輪子同步前進的策略。

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