財務共享服務中心信息系統(tǒng)應用設(shè)計

張少云

（內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

引言

縱觀國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)實踐，財務轉(zhuǎn)型普遍始于共享服務，財務共享服務模式對于公司持續(xù)開展財務轉(zhuǎn)型至關(guān)重要。近年來，國內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)紛紛響應改革要求，大力推進財務共享管理。一時間，財務共享服務中心建設(shè)呈現(xiàn)如火如荼的趨勢。在眾多建設(shè)財務共享服務中心的企業(yè)中，存在部分企業(yè)建設(shè)過程中出現(xiàn)難以掌控或協(xié)調(diào)的問題，最終導致財務共享服務中心建設(shè)失敗。而信息系統(tǒng)建設(shè)的科學合理性更是其中最關(guān)鍵的問題之一。根據(jù)企業(yè)自身特點合理設(shè)計適合的信息系統(tǒng)功能是在財務共享服務中心建設(shè)成功的基礎(chǔ)支撐。

一、財務共享服務的定義與發(fā)展趨勢

（一）財務共享服務的定義

財務共享服務中心（Finance Shared Service Center）通過將易于標準化的財務業(yè)務進行流程再造與標準化，并由共享服務中心進行統(tǒng)一處理，以客戶需求為導向，根據(jù)市場價格和服務水平協(xié)議，為企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務單位提供專業(yè)化的服務，通常具有服務性、技術(shù)性、規(guī)模性、統(tǒng)一性及專業(yè)性的特點，目的是為整個企業(yè)提供高效、標準和優(yōu)質(zhì)的服務。財務共享服務中心是企業(yè)集中式管理模式在財務管理上的應用，其目的在于通過一種有效的運作模式來解決大型集團公司財務職能建設(shè)中的重復投入和效率低下的弊端。“財務共享服務”將集團內(nèi)各分公司的某些事務性的功能（如會計賬務處理）集中處理，以達到規(guī)模效應，降低運作成本。目前，眾多世界五百強公司都已建立“財務共享服務”運作模式。

（二）財務共享服務的發(fā)展趨勢

縱觀共享服務的發(fā)展歷程，大致經(jīng)歷了離散（單職能）共享服務、多職能共享服務、全球化共享服務（GBS）和綜合性共享服務（IBS）四個階段。從最開始的財務、人力資源和IT服務的單一服務職能逐步將綜合型、跨區(qū)域的全面共享服務中心發(fā)展。

財務共享服務是共享服務管理的重要組成部分。共享服務的價值也從單一財務、人力資源和IT服務逐步向跨地域、多職能方向發(fā)展。而在中國，財務共享是企業(yè)普遍熱衷和優(yōu)先開展的內(nèi)容。實踐中，限于職能管理壁壘，中國企業(yè)共享服務中心大多數(shù)屬于單職能財務共享服務中心。

（三） 財務共享系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展趨勢

優(yōu)秀的信息系統(tǒng)是共享中心建設(shè)成功和高效運作的基礎(chǔ)報賬。縱觀國內(nèi)外大型企業(yè)集團財務共享服務中心建設(shè)的成功經(jīng)驗，完善的信息系統(tǒng)是確保共享服務中心高效運行和快速見效的基礎(chǔ)保障。隨著“云大物移”等新技術(shù)不斷普及和深化應用，RPA、AI等技術(shù)在共享中心應用越來越普及和深入，成為輔助財務管理轉(zhuǎn)型的重要手段。

共享中心信息系統(tǒng)應用示意

二、財務共享服務中心業(yè)務架構(gòu)

實施財務共享管理后，企業(yè)的財務組織和職能一般來講將被劃分為戰(zhàn)略財務、業(yè)務財務和共享財務三部分。其中戰(zhàn)略財務通常由集團財務部承擔，業(yè)務財務由各業(yè)務單位的財務部門（屬地財務）承擔，共享財務通常由財務共享中心承擔。根據(jù)財務共享服務中心的職能定位，一般來講，它會聚焦于四個業(yè)務方向，分別是服務提供、業(yè)務運行、管理支撐和戰(zhàn)略銜接。

作為服務提供者，財務共享中心關(guān)注自身提供服務質(zhì)量，建立并運作相應的管理機制和流程以確保服務質(zhì)量保持高水平；業(yè)務運行是共享中心的核心業(yè)務，一方面聚焦于專業(yè)化的服務交付，另一方面為企業(yè)提供數(shù)據(jù)處理和分析等創(chuàng)新業(yè)務服務；管理支撐是共享中心運作的基礎(chǔ)保證，通過業(yè)務分析管控為質(zhì)量評估輸入信息，促進共享業(yè)務運行持續(xù)改進；戰(zhàn)略銜接是共享中心通過分解集團戰(zhàn)略目標形成自身的管理目標，并通過業(yè)務運行分析為戰(zhàn)略目標監(jiān)控提供基礎(chǔ)支撐。財務共享中心的四方面業(yè)務相互依托，不可或缺。標準化的業(yè)務服務框架是信息系統(tǒng)功能建設(shè)的必須要求。

財務共享服務中心業(yè)務架構(gòu)示意

三、財務共享服務中心信息系統(tǒng)建設(shè)應用架構(gòu)設(shè)計

根據(jù)財務共享服務業(yè)務架構(gòu)，設(shè)計其應用架構(gòu)和功能。共享中心信息系統(tǒng)主要包括用戶交互類應用、運營管理類應用和運營績效類應用三方面。用戶交互類應用管理業(yè)務內(nèi)容包括業(yè)務執(zhí)行的工作流管理、事件管理、報賬應用、協(xié)作工具、RPA應用和門戶集成等內(nèi)容；運營管理類應用管理業(yè)務內(nèi)容包括影像管理、文檔管理、知識管理和服務管理；運營績效類應用管理業(yè)務內(nèi)容包括績效管理與服務管理。通用的系統(tǒng)架構(gòu)總體如下：

財務共享服務中心通用信息系統(tǒng)應用架構(gòu)示意

（一）用戶交互類應用

與業(yè)務架構(gòu)中的財務共享中心業(yè)務運行部分相對應，用戶交互類應用，顧名思義是為業(yè)務用戶、共享中心用戶和管理用戶分別提供信息交互功能。各主要功能介紹如下：

1、財務自助應用：這是財務共享服務中心系統(tǒng)的主要功能。在具體的系統(tǒng)功能設(shè)計和建設(shè)中，財務自助應用中至少需要完成兩個層面的工作。一是為廣大報賬人員提供便捷的系統(tǒng)報賬應用，系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務以及個人信息管理等內(nèi)容；二是為財務共享中心人員提供豐富的管理功能。從而實現(xiàn)共享財務與業(yè)務財務的完美對接。分別概要介紹如下：

（1）自助業(yè)務處理

業(yè)務處理內(nèi)容包括報賬人員在線提交服務請求、報賬單據(jù)管理、分類報賬業(yè)務入口、個人信息管理，以及與系統(tǒng)應用有關(guān)的服務管理。其中，數(shù)據(jù)管理服務因不同企業(yè)所用管理系統(tǒng)差異而各異。在員工自助服務平臺中，自助報賬是核心應用。一般按照費用報銷、應收應付、資產(chǎn)等業(yè)務進行區(qū)分。

（2）共享財務人員工作臺

財務共享人員以處理業(yè)務單據(jù)的方式接收來自業(yè)務財務的工作請求。在系統(tǒng)功能上，所有業(yè)務報銷報賬業(yè)務、數(shù)據(jù)處理業(yè)務等均以單據(jù)記錄。單據(jù)關(guān)聯(lián)財務共享系統(tǒng)或企業(yè)其他財務管理應用。

2、工作流：工作流是財務共享中心業(yè)務執(zhí)行的主要功能。它是業(yè)務單據(jù)傳輸?shù)募~帶。對于工作流應用，根據(jù)企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)情況的差異，需要區(qū)別設(shè)計和建設(shè)。通常情況下，由于集團企業(yè)信息系統(tǒng)普遍較多。因此，大多數(shù)財務共享中心工作流功能建設(shè)會采用跨系統(tǒng)工具，以保證業(yè)務應用效率。在工作流應用建設(shè)方面，還應注意應用功能的靈活性，建設(shè)真正能夠隨時根據(jù)業(yè)務調(diào)整而調(diào)整的“柔性”應用，以減少系統(tǒng)功能后續(xù)運行維護的工作量。

3、門戶集成：通常企業(yè)的管理信息系統(tǒng)僅應用在內(nèi)網(wǎng)。為了提高系統(tǒng)功能的易用性，近年來，越來越多的企業(yè)建設(shè)了移動應用工具。而對于大多數(shù)企業(yè)，財務共享應用的門戶集成則是通用選擇。它通過將企業(yè)的管理應用發(fā)布到內(nèi)外或外網(wǎng)的門戶應用中，減少操作的復雜度，從而保證業(yè)務人員良好的應用體驗。

4、RPA應用：RPA應用通過設(shè)置自動工具，取代人工重復性勞作，從而大幅提升工作效率。在財務共享中心中普遍存在的數(shù)據(jù)處理業(yè)務（如對賬業(yè)務、主數(shù)據(jù)建立和大批量修改等）都可以應用RPA工作處理。

5、事件管理：財務共享中心與戰(zhàn)略財務管理和業(yè)務財務銜接的過程中，由于財務管理要求變化、服務管理等經(jīng)常導致的共享中心業(yè)務和服務管理需求變化，因為，共享中心內(nèi)部管理中，設(shè)置事件管理流程和相應的系統(tǒng)功能是必備的。

6、協(xié)作工具：是指財務共享中心與業(yè)務人員、共享中心內(nèi)部的溝通協(xié)作，所采用工具一般包括呼叫中心、電話系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等溝通工具。

（二）運營管理類應用

與業(yè)務架構(gòu)中的財務共享中心服務管理和支撐管理相對應，運營管理類應用，主要包括文檔影像管理、知識管理和服務管理的部分內(nèi)容。各主要功能介紹如下：

1、文檔影像管理：由于企業(yè)集團往往分布與不同地區(qū)，通過建立影像管理系統(tǒng)能夠集中將業(yè)務單據(jù)傳輸至共享中心，大幅提高工作效率。一般影像管理系統(tǒng)業(yè)務是財務共享中心的必建系統(tǒng)。影像管理的主要功能包括影像上傳、在線取閱及歸檔管理等。

2、知識管理：與其他任何組織類似，共享中心通過知識管理不斷提升人員能力，增強組織的凝聚力，因此知識管理是共享中心通常會建立的系統(tǒng)功能。具體功能主要包括知識存儲、獲取、知識共享、和創(chuàng)新管理等內(nèi)容。其所支持的業(yè)務內(nèi)容包括財務業(yè)務動態(tài)、專業(yè)知識、規(guī)章制度、辦公技能管理等。

3、服務分類管理：建立財務共享中心為業(yè)務財務和戰(zhàn)略財務服務的目錄，以指標和服務水平協(xié)議為核心，構(gòu)建共享中心的服務框架。在系統(tǒng)功能上，體現(xiàn)為服務目錄，服務管理工作臺，整合服務內(nèi)容管理。

（三） 運營績效類應用

與業(yè)務架構(gòu)中的財務共享中心績效管理和大部分服務管理業(yè)務相對應，運營績效類應用，主要包括調(diào)查工具、績效管理和服務報告管理等功能。各主要功能介紹如下：

1、調(diào)查工具：收集并整合財務共享中心在提供服務的過程中所產(chǎn)生的服務類數(shù)據(jù)，用以支撐快速計算共享中心的服務指標數(shù)據(jù)，支撐財務共享服務報告快速出具。

2、績效管理：以流程數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，提供實時共享人員績效監(jiān)控與定期績效分析的功能，支持共享中心卓越運營提升。該功能能夠在現(xiàn)場大屏上實時跟蹤共享流程，及時發(fā)現(xiàn)操作問題，定位流程瓶頸；提供定期考核及績效分析報表以支持運營提升。

3、服務報告管理：服務報告是財務共享服務中心績效的總結(jié)與分析，其中主要包括財務績效、內(nèi)部運營、客戶服務、學習與成長四個維度的表現(xiàn)情況總結(jié)，同時針對考核主體，以報告/報表的方式展示績效結(jié)果。

四、 財務共享服務中心信息系統(tǒng)建設(shè)的難點與應對

信息系統(tǒng)功能建設(shè)是財務共享中心建設(shè)的重要組成部分，因此，在建設(shè)財務共享中心信息系統(tǒng)時，同時也要關(guān)注與系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)的業(yè)務設(shè)計、組織變革以及共享中心運行的持續(xù)改進。一般來講，企業(yè)集團在建設(shè)財務共享中心信息系統(tǒng)時，必須注意和認真面對的主要難點和應對方式如下：

（一） 系統(tǒng)建設(shè)與業(yè)務建設(shè)并重

財務共享中心建設(shè)不僅僅是完成系統(tǒng)功能建設(shè)，還需要結(jié)合既有信息系統(tǒng)功能變化、企業(yè)集團財務轉(zhuǎn)型提升需求重點開展業(yè)務設(shè)計工作，以確保財務共享中心能夠平順過渡到新的業(yè)務模式下。因此，各方建設(shè)團隊組建和工作開展應統(tǒng)一協(xié)調(diào)，形成建設(shè)合力，才能保證建設(shè)成功實現(xiàn)。否則，將造成系統(tǒng)功能與業(yè)務實際脫節(jié)，浪費人力物力。

針對此問題，在建設(shè)共享中心系統(tǒng)功能時，需要聘請具有豐富共享服務中心建設(shè)經(jīng)驗的項目團隊；并且在實施過程中，需要業(yè)務咨詢顧問同步介入，與系統(tǒng)開發(fā)團隊工作開展工作。雙方有機結(jié)合，不可脫節(jié)，務必將業(yè)務與功能緊密結(jié)合。

（二）財務共享中心建設(shè)不是簡單的核算集中，而是復雜的組織變革

財務共享中心建設(shè)不是簡單的信息系統(tǒng)+標準流程，更涉及到企業(yè)的組織、人員調(diào)整。因此，在建設(shè)過程中更需要關(guān)注共享中心的服務特性，關(guān)注業(yè)務建設(shè)、服務質(zhì)量、持續(xù)改進等內(nèi)容，方能確保建設(shè)成效。

財務流程只是其中一部分內(nèi)容，需要全面考慮中心建設(shè)的各個環(huán)節(jié)要素，協(xié)同推進，才能確保財務共享服務中心建設(shè)達到預期目標。

（三）共享中心系統(tǒng)如何確保持續(xù)高效運行

部分企業(yè)在進行財務共享服務中心建設(shè)時，沒有業(yè)務與系統(tǒng)發(fā)展的總體規(guī)劃，只是將人員集中、設(shè)定標準的流程后開展業(yè)務。在此種模式下，財務共享中心往往無法持續(xù)高效高質(zhì)運行。

在完成共享中心信息系統(tǒng)功能初步建設(shè)后，更應根據(jù)共享中心實際運行成效，不斷引入新的工具，建設(shè)及更新更有力的功能，與業(yè)務發(fā)展同步進行系統(tǒng)功能持續(xù)優(yōu)化完善，才能確保共享中心系統(tǒng)建設(shè)時效性，對集團財務的發(fā)展形成有力支撐。

五、結(jié)語

信息系統(tǒng)建設(shè)是財務共享中心建設(shè)的基礎(chǔ)保證。其建設(shè)過程不是一蹴而就的。在開展建設(shè)工作時，要遵循信息系統(tǒng)建設(shè)的一般規(guī)律，參照先行企業(yè)的優(yōu)秀做法，既不可追求完美，建設(shè)過度；更不可疏于管理，無法滿足業(yè)務需求。在建設(shè)過程中要緊密結(jié)合業(yè)務需求，扎實打好基礎(chǔ)，保證功能性、靈活性與可擴展性兼?zhèn)洌侥苤纹鸩粩嘧兓臉I(yè)務需求，助力財務共享中心持續(xù)改進。