創(chuàng)新“四位一體”檔案管理 助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

文/郭 佳

伴隨著新時期企業(yè)檔案工作的發(fā)展，創(chuàng)新成為企業(yè)檔案管理的要求和方向。國家能源集團神華新疆能源有限責(zé)任公司認(rèn)真貫徹落實黨和國家檔案工作方針政策，結(jié)合企業(yè)實際，大膽創(chuàng)新探索，將檔案管理工作“理念轉(zhuǎn)換、體制保障、夯實根基、流程管控”四位聚合，促進(jìn)新時代檔案工作更好地為企業(yè)改革發(fā)展、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理服務(wù)，助推了企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

一、觀念創(chuàng)新促進(jìn)管理提升

國家能源集團神華新疆能源公司是新疆維吾爾自治區(qū)最大的煤炭生產(chǎn)、經(jīng)銷企業(yè)，現(xiàn)已形成以煤炭和活性炭生產(chǎn)、銷售為主，鐵路、廊道建設(shè)為輔，適度多元的產(chǎn)業(yè)布局。隨著企業(yè)發(fā)展，檔案數(shù)量逐年遞增，檔案工作面臨著理念落后、管理不善、利用效率不高等種種難題，迫切需要創(chuàng)新并改進(jìn)檔案管理工作。

一是強化觀念創(chuàng)新。檔案管理人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。新形勢下，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理，需要與時俱進(jìn)的新時代思想，通過思維、理念創(chuàng)新帶來管理創(chuàng)新；需要基于現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理水平，有效服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，記錄并傳承企業(yè)文化。

二是遵循“依法治檔”理念。新疆能源公司堅持學(xué)法用法守法，除了遵循國家和地方有關(guān)檔案法律法規(guī)外，還與時俱進(jìn)地對企業(yè)原有檔案管理制度修訂完善，建立健全企業(yè)檔案各項管理制度和服務(wù)機制，制定科學(xué)完善的檔案歸檔制度，把各類檔案資料集中統(tǒng)一到檔案部門管理，形成一個系統(tǒng)的檔案收集、保管、利用體系，提升了企業(yè)檔案管理法治化水平。

三是樹立服務(wù)中心意識。檔案服務(wù)于企業(yè)是永恒的主題。作為企業(yè)檔案工作者，把檔案工作置于新時代企業(yè)改革發(fā)展的整體布局中去審視、去謀劃、去推進(jìn)，做到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展到哪里，檔案利用服務(wù)就延伸到哪里，充分發(fā)揮檔案工作的基礎(chǔ)性、支撐性作用和檔案資源的專業(yè)優(yōu)勢。

二、優(yōu)化體制確保運行穩(wěn)健

煤礦企業(yè)檔案管理涉及范圍廣、工作量大、專業(yè)技術(shù)要求高。新疆能源公司按科學(xué)的方法、創(chuàng)新的體制，規(guī)范各類文件資料的收集、整理、歸檔和利用，形成了現(xiàn)代化的管理方法和手段。

一是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。新疆能源公司由總經(jīng)理分管檔案工作，綜合辦公室歸口負(fù)責(zé)檔案工作，下設(shè)檔案室，配備專職檔案員，管理公司本部全部檔案，并監(jiān)督、指導(dǎo)和考核所屬單位、部門檔案工作。建立并完善檔案管理體系，檔案工作納入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項管理程序，納入工作計劃和有關(guān)部門（單位）及有關(guān)人員職責(zé)范圍之內(nèi)。檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。逐級明確相關(guān)管理人員各自的職責(zé)權(quán)限，配備專兼職檔案管理人員從事檔案工作。

檔案管理人員開展項目檔案專題培訓(xùn)

二是與時俱進(jìn)，完善制度。新疆能源公司在數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化、制度化方面大膽思考探索，根據(jù)需要摒棄繁雜手續(xù)，在發(fā)展中完善修訂《檔案保密制度》《檔案人員職責(zé)》和《檔案庫房管理規(guī)則》等相關(guān)制度，著眼新時代，保證全覆蓋，力求更快捷，全面提升了檔案管理水平。

三是優(yōu)化系統(tǒng)，模式創(chuàng)新。迎合互聯(lián)網(wǎng)時代，樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，利用計算機多媒體技術(shù)輔助檔案管理，搭建資源共建共享機制和平臺，使檔案管理化繁為簡，精準(zhǔn)管理，提高了檔案管理的效率、質(zhì)量和水平。如在礦井基本建設(shè)、投產(chǎn)達(dá)標(biāo)、生產(chǎn)經(jīng)營等各個時期，同步建立紙質(zhì)和電子檔案，將檔案管理工作納入了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度化管理的工作軌道，實現(xiàn)由量化向質(zhì)化的轉(zhuǎn)變。目前，所有煤礦礦建、土建、安裝工程檔案均已實現(xiàn)數(shù)字化。

三、培訓(xùn)互鑒促進(jìn)管理提升

檔案工作知識性、專業(yè)性、科學(xué)性強，從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接影響到檔案管理工作。檔案人員要主動學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，提升專業(yè)技能。

一是多措并舉宣傳。開展主題征文、競賽答題、攝影作品征集、微視頻拍攝等活動，利用多種媒體、各類活動大力宣傳《檔案法》《檔案違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等煤炭行業(yè)檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。主動宣傳檔案工作的重要地位和作用，宣傳企業(yè)改革發(fā)展與檔案工作的關(guān)系，宣傳企業(yè)在安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理等活動中形成檔案材料的收集、整理、歸檔的重要性和必要性，提升了干部職工對檔案工作的認(rèn)識。

二是結(jié)合供給培訓(xùn)。汲取供給側(cè)改革思維，找準(zhǔn)供需，突出重點，增強培訓(xùn)的針對性和有效性。堅持問題導(dǎo)向，緊密聯(lián)系工作實際，開展理論培訓(xùn)、業(yè)務(wù)輪訓(xùn)、專題培訓(xùn)等。堅持授課到礦，公司檔案管理人員主動深入礦區(qū)，重點在檔案管理相對薄弱的幾個煤礦中開展檔案業(yè)務(wù)實操培訓(xùn)，為煤礦提供檔案整理歸檔業(yè)務(wù)現(xiàn)場指導(dǎo)，收到了良好培訓(xùn)效果。

三是促進(jìn)交流互鑒。堅持請進(jìn)來，走出去，不定期組織開展各類檔案培訓(xùn)交流活動和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。堅持在學(xué)習(xí)中打開思路，在工作中繼承發(fā)展，在對標(biāo)中推陳出新，在交流中互鑒共進(jìn)。

四、流程管控保證嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范

通過制定和建立各類檔案管理制度、規(guī)范，構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，確保了檔案管理工作的規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，集約高效。

一是優(yōu)化過程管控。結(jié)合國家檔案局“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，以及國家能源集團數(shù)字檔案館項目，著力開展數(shù)字檔案資源建設(shè)，確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。例如：對室存檔案進(jìn)行全面清理、統(tǒng)計和鑒定，對資料的收集、審核、整理、歸檔嚴(yán)格按規(guī)范按流程操作，對文件材料的歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案管理員對需歸檔保存的各類文件材料進(jìn)行認(rèn)真分類、組卷，系統(tǒng)整理，科學(xué)劃分保管期限，確保歸檔資料的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)資料的復(fù)核、歸檔和電子數(shù)據(jù)的維護(hù)工作，對不符合要求的材料，及時要求有關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行補充完善。檔案借閱、復(fù)制、移交都必須履行必要的手續(xù)。

二是強化項目檔案管理。規(guī)范項目檔案管理，嚴(yán)格執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)檔案工作規(guī)范以及煤炭行業(yè)相關(guān)規(guī)定，明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為。檔案管理人員主動參與項目建設(shè)管理，積極參加基本建設(shè)考核和工程聯(lián)簽工作，根據(jù)在建項目實體工程進(jìn)度現(xiàn)場審核、查驗施工資料，擬寫檔案檢查驗收報告，對檢查出的問題要求限期整改。制定工程項目檔案抵押金制度，審批后再支付工程尾款。加強對在建項目檔案的過程管控，確保工程項目檔案及時收集、精準(zhǔn)歸檔，為項目竣工驗收提供依據(jù)和基礎(chǔ)保障。

三是嚴(yán)格考核評價。堅持以考評促管理提升。率先在新疆煤炭行業(yè)將檔案管理納入到風(fēng)險預(yù)控體系和基本建設(shè)項目法人績效考核，大力推行檔案工作考核評價機制。特別是從2016年起，將檔案管理納入企業(yè)“績效考核”管理，同考核、同評價、同獎懲。對考評結(jié)果進(jìn)行通報，考評結(jié)果在公司“績效考核”中予以兌現(xiàn)。逐步建立了以公司級分管領(lǐng)導(dǎo)為核心，檔案管理人員為骨干，一級抓一級、層層抓落實的檔案工作管理責(zé)任體系。