財務共享中流程管理現狀與再造

方平麗

【摘要】? 目前國內大型企業特別是集團型企業對財務共享模式認可度越來越高。由于財務共享模式從最基層的財務數據傳遞到集團，又從集團傳到分公司、子公司層面，價值共享系統中都是單獨模塊的操作，標準化作業，要把模塊與標準化作業的閉環完美體現出來，財務共享模式才會發揮巨大作用。故財務共享中流程管理尤為重要。

【關鍵詞】? ?財務共享;流程管理

【中圖分類號】? F232? 【文獻標識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2019）06-0095-02

一、前言

財務共享服務中心（Financial Shared Service Center，FSSC）是近年來出現并逐步流行起來的會計和報告業務管理方式。它是將不同國家、地點的實體的會計業務拿到一個FSSC（共享服務中心）來記賬和報告，這樣做的好處是保證了會計記錄和報告的規范、結構統一，而且由于不需要在每個公司和辦事處都設會計，節省了系統和人工成本。但這種操作受限于各國家的法律規定。故本文對我國集團企業的財務共享流程進行探討。

流程管理之所以能解決傳統等級制管理不能解決的問題，是因為流程管理強調以客戶為導向，打破原有的部門與人為喜好的界限，將不同部門完成的工作活動作為一個整體交給“流程所有者”，從而構造出一個完整的端到端、點到點的路線，這樣就避免了職能單位間因流程接口導致出現的時效問題。

目前國內大型企業特別是集團型企業對財務共享模式認可度越來越高。由于財務共享模式從最基層的財務數據傳遞到集團，又從集團傳到分公司、子公司層面，價值共享系統中都是單獨模塊的操作，標準化作業，要把模塊與標準化作業的閉環完美體現出來，財務共享模式才會發揮巨大作用。故財務共享中流程管理尤為重要。

二、FSSC流程管理存在的問題

（一）流程管理體系不完善

隨著FSSC的業務范圍的不斷擴大，涉及到的業務流程也越來越多，對流程缺乏系統性管理，流程與流程之間的聯動性較差。由于從流程管理的視角上缺乏自上而下的統一管理機制，各處室之間的流程運行存在斷點，在一定程度上形成“流程孤島”的現象。其原因有：第一，業務流程的缺失。由于受標準化管理的影響，部門主要側重于制度規范的建設，只有發展成熟或戰略重點的業務才能納入規范化管理。多數業務沒有經過專業梳理及流程優化設計，無法與處室外部其他業務產生聯動性，導致處室之間信息的閉塞，業務操作存在斷點。第二，流程管理意識薄弱。真正有效的流程從來都不是憑一己之力可以完成的，即便是流程管理者掌握足夠的技巧，也不可能挖掘出所有業務背后的隱形流程，所以流程管理工作需要流程所有者（包括管理者和流程執行者）共同協作與積極配合，提高重視度和參與度，才能設計出更有價值的流程，達到提高工作質量和效率的目的。管理者方面，對流程管理工作資源投入不夠，實際戰略執行情況缺乏引導與控制，宣導和培訓的力度不夠，未全面普及流程管理的重要性。流程執行者方面，缺乏對流程管理的認知，不愿意改變已習慣的工作狀態，流程推行工作較為困難。

（二）流程的全生命周期管理待提升

例如，當一項工作的實際流程已經發生變更，標準化文件中的流程往往被動地根據實際情況進行修編，而修改后的文件通過發文、郵件等方式進行通知，無法保證流程涉及到的相關人員都能及時了解并掌握流程的變更，從而使流程喪失指導業務的作用。流程的新增、變更及停用等管理模式有待提升，需進一步完善流程規劃、梳理、發布、修編、優化、廢止的閉環管理。即便知道當前流程不合理，也要等到發布以后并培訓后才能執行。而一般流程從修訂到發布，需要幾個月的時間甚至一年。

（三）流程信息化導航的缺乏

當前各個業務流程在操作執行時存在跨處室或跨多個信息系統的情況，流程和業務兩者很難實現同步進行，流程執行會受到流程信息分散、系統結構不統一等因素的制約而導致執行效率低。一方面，在業務操作過程中崗位人員無法實現從流程中直接找到對應工作操作，難以做到流程與業務無縫跳轉;實際執行中，只能通過記憶某項工作流程或查閱某項工作的流程文件，尋找操作指引引導完成工作，如涉及多個系統還要記憶不同系統的操作路徑和方法，易造成流程與業務操作脫節，流程難以對業務操作進行指導和控制。另一方面，因流程缺乏信息化載體，流程的運行軌跡無法保存，處于流程后端的節點環節很難有效控制前端工作流，流程事項運行進度難以把控。缺乏流程信息化導航會加大員工工作量，同時也影響工作效率和質量，成為有待解決的問題之一。

（四）流程風險監控能力不足

目前FSSC的部分流程中的風險點較多且較為分散，僅僅依靠線下人為進行風險提示及規避，會耗費較多的人力且不能完全做到業財風險的有效防控。由于缺少信息化系統的參與，對業務執行情況不能進行實時監控，業務風險不能被有效地預防及發現，缺少對流程執行情況的有效分析，無法評價流程執行的合規性、合理性，加上操作人員的思維模式及經驗主義的思想，會計、稅收等法律變更而實際操作不變更，給企業留下風險隱患。

三、FSSC流程管理優化建議

（一）流程管理體系化

1.提升部門流程管理意識。

第一，搭建流程知識庫。流程知識庫用來集中管理部門所有的業務流程信息（包括流程操作指引、崗位說明書、流程風險點提示及問題答疑記錄等），以全面操作知識共享的方式面向所有員工，通過簡單的查閱途徑，海量的信息儲量，為員工提供全面的學習平臺。流程管理者也可以通過定期收集員工的培訓需求，有針對性地進行培訓宣導。流程知識庫學習路徑如圖1所示。

第二，要調動員工自主參與優化的積極性。可以通過定期組織流程檢視活動，以獎懲的形式督促和鼓勵全員參與流程優化工作。例如，每年組織一次部門流程檢視活動，以回答調查問題的形式激發流程參與者對現有流程進行思考及檢驗，使員工能夠突破崗位限制，不只是考慮自身崗位流程優化的價值，而是考慮整個流程中所有節點的崗位融合度以及工作價值，如涉及到跨處室流程，需要站在部門整體角度衡量流程的增值性。這種方式不僅可以帶動全員發揮主觀能動性對業務流程進行分析改進，提高部門流程管理意識，還能提升處室間的業務融合度，有利于戰略目標的實現。流程檢視問卷內容如下表所示。

2.實施持續改進的流程管理PDCA。PDCA管理循環又叫戴明環，在目前企業管理中廣泛運用。經研究發現流程管理也是完全遵守PDCA閉環管理邏輯的，有利于理解流程管理的內在邏輯，形成流程管理方法結構化，便于實際推廣。流程管理的PDCA環如圖2所示。

（二）流程管理信息化

1.流程全生命周期線上管理。流程管理是一項周而復始、循序漸進的工作，流程經歷設計、建模、執行、監控及優化的一系列過程，最終通過信息技術實現流程全生命周期管理的各個環節功能固化。流程全生命周期線上管理方式主要通過建立流程全周期管理功能，為業務流程的設計、運行及優化提供一個信息化的工作流平臺。工作流程如下：流程管理者設計及優化流程，編寫成流程規則庫后，由系統人員根據流程規則庫在流程管理系統中設置建模并發布;員工通過系統可視化展示器學習、理解并執行，在運行過程中有任何意見或優化建議，可以通過流程管理器進行反饋;流程管理者收集反饋信息后，分析評價及跟蹤詢問，如確認可優化完善，則在進行必要的審核和審批后，組織進行在線增加、變更或停用流程的操作;新增或變更后的新流程，會在公告通知模塊里告知新的流程要求。反復循環，就構成流程的全生命周期線上管理。公告通知功能替代了目前的郵件宣導的方式，避免因為郵件查看不及時、郵箱存儲不足而拒收等情況，防范風險的發生，提高工作效率。

2.流程信息化導航。流程導航功能，是由流程指引業務人員去執行業務操作的一種功能的實現。主要實現功能為：將流程分層級規則庫寫入系統內，抽象地在導航區域內以思維導圖或者樹形目錄的形式描述;用戶通過識別思維導圖或樹形目錄中的信息，點擊圖中的工作框在線打開獲取流程領域信息，直接跳轉至指定的操作界面，根據流程指引進行業務上的操作。這種流程信息化導航可以解決實際工作中流程與業務執行相脫節的問題，實現流程與業務執行無縫跳轉。此外，流程導航還能鏈接相關流程文檔及操作手冊等文件，以備用戶隨時查看，避免員工依靠記憶方式執行流程帶來的風險，提升工作質量和工作效率。

3.流程風險管控。流程風險實時監控功能是流程管理的重要手段和工具，通過提煉高風險的流程控制點，構建流程風險地圖，針對重要控制點的流程控制指標，監督記錄崗位的流程實際執行情況，及時發現風險和處理風險，改進流程，從而保持流程的生命力，最終形成高效運轉的流程標準體系。每月提示崗位人員，如有流程阻滯地方或者可以精簡的意見，每月匯總。評估修訂后及時通知到既定崗位，收到者必須反饋。重要的修訂及時發布，每年初針對上年的1—12月修訂再匯總發布一次，并安排崗位參與者學習與考試。通過通報考試成績讓參與者認識到流程修改與執行是非常重要的一件事。上下同心才能確保一件事順利落實。

四、流程管理的影響

（一）有助于部門戰略目標的實現

流程知識庫將部門所有的業務流程信息集中管理，歸納疑難問題，通過知識共享的方式宣導和學習，收集員工需求進行培訓;定期組織流程檢視活動，激勵全員參與流程管理優化工作;提升流程管理意識，助力部門戰略目標的實現。

（二）實現流程與業務的深度融合

流程風險實時監控與風險預警，構建完善的事前、事中和事后管控體系，實現流程與業務的深度融合，有效杜絕流程與業務的脫離問題，提升流程對業務過程的控制能力，確保流程執行的真實性、準確性、合規性。隨著共享服務的日益成熟，整合財務與業務的范圍，將戰略結構全面優化，形成一套業財結合的完整流程體系，完善的流程提心，不管是對財務作業還是財務數據的提取都有重大作用。J

【主要參考文獻】

[1] 張慶龍.財務共享服務中心現實問題與未來何去何從[J].商業會計，2017，（19）.

[2] 毛華揚，李星星.財務共享服務模式下自動化費用報銷流程研究[J].商業會計，2017，（19）.