淺談高職學生檔案管理工作的開展與創新

王建剛

[摘?????????? 要]? 習近平總書記深刻指出：“當今世界的綜合國力競爭，說到底是人才競爭，人才越來越成為推動經濟社會發展的戰略性資源，教育的基礎性、先導性、全局性地位和作用更加凸顯。”具體在高職教育工作者，作為培養人才的重要方面，學生檔案管理工作甚為重要。站在淺談高職學生檔案管理工作的開展與創新的基礎上，試圖為廣大職業教育工作者揭示出一條高職學生檔案管理工作的有效創新路徑，并希望藉此進一步促進高職教育事業的統籌發展。

[關??? 鍵?? 詞]? 高職;檔案管理;學生;人力資源

[中圖分類號]? G717??????????? ?? ??????? [文獻標志碼]? A???????? ????????????? [文章編號]? 2096-0603（2019）08-0178-02

“黨的十九大報告吹響全面建設社會主義現代化國家的新號角，在從2020年到本世紀中葉的兩個階段的時間表中，還要繼續優先部署教育現代化重大方略，為全面建設富強、民主、文明、和諧、美麗的社會主義現代化強國，增強全民族素質、夯實人力資源基礎。”具體在夯實人力資源基礎的過程中，我校充分利用高職學生檔案管理的開展與創新，探索出了一條夯實人力資源基礎的有效路徑，以下根據具體的檔案管理方面，進行詳細介紹。

一、加強傳統紙質檔案的管理與更新工作

職業院校學生的紙質檔案，是他們在人生中的第一份檔案，也將伴隨他們在今后一生的生活與發展過程中的重要人力資源資料。為了在新時代構架“人才強國”的背景下提升高職院校檔案管理工作效率，高職院校的檔案管理工作者要對學生紙質檔案的管理與更新工作提起高度重視。

在當今的信息化社會背景下，雖然很多用人單位已經利用數字化檔案為單位人員建檔，但是傳統紙質檔案的作用仍然不容忽視。我們在高職院校的傳統紙質檔案管理工作中，本著“求嚴”“求實”“求真”的原則，對高職學生的學習成績記錄、獎懲記錄、入黨申請書、實習手冊、畢業論文等資源進行了有效建檔，并不斷完善學生紙質檔案的管理與更新工作。

具體來說，我們在對高職學生檔案管理工作中的“成績記錄”紙質檔案錄入方面，從全校學生入學開始到每一名學生的畢業，有效統計每一名學生的期中、期末考試成績，并在不同時間內分批次錄入紙質檔案，從而使學生的紙質檔案能夠有效顯示全體學生的不同學習狀況，保證了檔案資料數據的真實性。

我們在對高職學生的“獎懲記錄”的紙質檔案錄入工作過程中本著“求實”的精神，在認真統計全體學生的“獎懲記錄”基礎上，對“獎懲記錄”進行辨別，對學生的獎勵記錄錄入工作進行全面的錄入;而為了防止學生由于受到“輕微處罰”的處罰記錄被錄入紙質檔案中，從而影響學生一生的發展，我們對學生的處罰記錄錄入工作，本著求實的態度加以辨別，從而能夠使高職學生紙質檔案真實地反應學生在校表現情況。

我們在對于高職學生的“入黨申請書”的紙質檔案檔案錄入工作過程中，本著“求嚴”的角度，認真審核學生所遞交的入黨申請書，對在全校學生的入黨申請書，都進行有效地掃描影印，將學生的入黨申請書原件由所在黨支部保管，將學生的入黨申請書影印件，封入學生紙質檔案，從而使學生紙質檔案，能夠真實記錄學生在校期間的重要政治活動。

我們在對高職學生畢業論文的紙質檔案檔案錄入工作過程中，本著嚴謹的工作態度，利用數字化掃描的方式，將全校每一名學生的畢業論文進行影印掃描，由各系負責保管學生的畢業論文影印件，將學生的畢業論文原件封入學生紙質檔案之中。這樣做能夠有效確保學生在今后接觸各種企事業用人單位的過程中，讓用人單位真實了解學生在職業學習過程中的最后學習水平，從而讓學生能夠在今后的工作發展中，獲得更為符合自身職業能力特點的發展機遇。

二、認真搜集學生的重要資料，對入檔案部分進行慎重篩選

我們在對學生進行紙質檔案的建檔管理過程中，對學生的資料搜集，本著認真、負責、全面的態度，密切聯系各班級輔導員，時刻獲取學生在校期間的學習、生活、思想動態，從而搜集到真實可用的學生信息。我們在搜集到反映學生學習、生活、思想動態的檔案信息之后，對全部信息加以慎重篩選，從而讓學生的紙質檔案能夠反映出高職學生最真實的思想心理與職業技能、職業道德的動態。這樣的檔案資料搜集、篩選工作，使紙質檔案在具備學生全面信息的同時，避免將一些不利于學生發展的不必要信息收入檔案之中，從而使學生紙質檔案質量更高。

具體來說，對全面搜集學生重要資料的過程，需要高職檔案管理工作者密切聯系各班級輔導員，從檔案基本信息表格的填寫、搜集、入檔著手，盡量做到把學生的紙質檔案做成切實反映學生具體情況的高質量檔案。對學生在高職學習過程中的成績搜集，需要檔案管理工作者與各班級輔導員做好認真的統計、核對工作，使學生的學習成績信息能夠反映學生在高職院校中的真實學習情況。而對因曠課過多而禁止考試的學生的考試成績的錄入，需要特別標注，并將學生的補考成績錄入其中。之后，如上文所說的對于學生在高職學校學習期間的所獲得的獎懲記錄，檔案管理工作者也應該進行慎重篩選，對獎勵方面可以全部錄入學生紙質檔案，但是對學生的處罰記錄，檔案管理工作者在建檔錄入環節，要慎之又慎。這樣做的初衷在于，避免學生因小的錯誤而影響終身發展。但是對如聚眾斗毆、擾亂課堂教學秩序、考試作弊、酒后鬧事等重要處罰信息，檔案管理工作者要在核實的基礎上，進行有選擇地錄入檔案，對個體學生為主要責任人的處罰記錄，一定要真實地錄入該學生的紙質檔案之中，從而有效確保檔案管理工作的真實性。

三、利用檔案數字化轉換建設數字化檔案數據庫

在當今信息化社會的背景下，傳統的紙質檔案管理需要緊密依托計算機、互聯網技術，實現紙質檔案的數字化加工。在紙質檔案的數字化加工過程中，一項要點就是紙質檔案的數字化加工過程，而另一項要點就是數字化檔案數據庫的構建。

首先，在紙質檔案數字化加工的過程中，檔案管理人員要對重要信息進行計算機打字錄入，從而使數字化檔案的查閱更為方便。而對不重要的信息，則可利用掃描儀進行影印，將影印圖片存儲于專門的“影印圖片文件”專區保存，也能夠提升檔案查閱的效率。

其次，在紙質檔案的數字化加工過程中，檔案管理工作者應該將一些重要的數據，建成Excel表格的形式進行保存。通過將高職學生的數據信息建立成為Excel表格，能夠提升檔案查詢的快捷性，從而使查詢學生檔案的人員，能夠更加方便地開展工作。

最后，對于高職院校學生數字化檔案數據庫的建設，需要學校重點建設數據庫計算機機房，并指派專門的數據庫管理和維護人員對此負責。高職學生數字化檔案數據庫的建設，也需要學校購置高質量的數據庫專用機，并確保數據庫電力、網絡365天24小時不中斷。這就要求我們在高職檔案數據庫的建設過程中，擁有更先進的計算機維護工作能力。而對檔案管理工作者來說，將通過數字化加工而獲取的數據化學生檔案資料錄入于學校數據庫當中，也需要進一步提升計算機知識，特別是數據庫維護知識，才能不斷提升高職院校數字化檔案數據庫的管理與維護水平。

因此，在高職學生檔案數據庫管理工作中，需要檔案管理工作者不斷提升自身業務能力與計算機數據庫運用技巧，將數字化檔案數據庫，建設成為“精品工程”。

四、利用互聯網技術實現高職學生檔案的在線查閱

為具備有功能完善、運行穩定、資料齊全的高職數字化學生檔案數據庫的基礎做準備，我們高職院校檔案管理工作者，需要積極學習掌握相關專業知識技能;有效利用互聯網技術，將高職數字化學生檔案數據庫與互聯網進行對接，從而能夠使高職學生的檔案查閱人員，利用在線查閱的方式查詢學生檔案記錄。

在此過程中，需要涉及的技術主要是動態網站架設技術，而利用動態網站接入數據庫獲取真實檔案信息，是這種網站的主要架設目的。這就要求我們高職檔案管理工作者，積極學習動態網站的管理能力，雖然動態網站的開發架設可以由學校的專業工作人員建設完成，但是我們高職檔案管理工作者要學好動態網站的維護技術，從而使我們的高職數字化檔案網站能夠持續、平穩、高效地運行。

此外，我們的高職數字化檔案查詢網站，對注冊的用戶信息應當進行嚴格審核，對國家正規企事業單位、政府部門、公安系統、民政部門，應該由我們為他們提供數字化檔案查閱賬號，從而使他們能夠更加快捷地查詢高職學生數字化檔案。而對一些不具備檔案接收資質的小型私營企業、社會團體、以及個人，我們要在高職數字檔案動態網站中將他們嚴格屏蔽，從而使高職學生數字化檔案確保了機密性。

最后，為了更好地開展、維護、運行高職學生數字化檔案網站，后期需要專門開設400免費服務電話，利用組織專人答疑解惑的辦法，使高職學生數字化檔案網站的服務功能更加完善，讓檔案查詢人員在遇到問題的過程中能夠獲得及時幫助。這樣的服務型檔案管理模式會大大提升高職檔案管理工作的開放性、服務性以及功能性，從而使高職數字化檔案網站，能夠更好地發揮工作效能。

總而言之，在新時代的高職院校學生檔案管理工作中，我們要秉承“知行合一”的工作理念，將我們院校的學生紙質檔案，利用求嚴、求實、求真的工作原則進行有效的建檔、管理與維護。在此同時，我們應由計算機及互聯網技術，通過數字化加工的方法，有效建設學生檔案電子數據庫。在有效建設學生檔案電子數據庫的基礎上，將動態網站連通數據庫，從而構建高職院校學生檔案資源查詢網站，最終使用人單位能夠更加便捷地查閱高職學生檔案。

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