“走出去、帶回來”，加強學習培訓，推動檔案業務規范化

【摘要】本文通過分析本單位基層檔案業務建設中存在的問題和不足，得出通過打造專業、規范、有序的檔案工作團隊、加強前端控制和優化檔案工作流程等以推動本單位檔案業務規范化的結論，以期為本行業其他基層檔案機構的業務建設提供參考和借鑒。

【關鍵詞】培訓；檔案工作；業務建設；規范化

【中圖分類號】C29 【文獻標識碼】A

為推進檔案工作規范化管理、提升檔案人員的專業素養和業務水平，筆者作為檔案工作業務骨干被所在檔案機構外派參加了某省級檔案干部業務培訓班，學習和借鑒先進省份、先進城市檔案工作業務建設的經驗及做法，旨在推動本單位檔案工作實踐的規范化。在此，特別感謝領導給我這個彌足珍貴的學習機會，使自己的業務技能得以充實和拓展。總體感受是獨學而無友，孤陋而寡聞”。此次培訓的針對性、實用性和操作性都很強，一方面使我的業務技能得到提升，系統、規范地學習了檔案管理的實際操作知識，另一方面也提供了一個和同行業交流溝通的機緣，開闊了視野，加強了同行業交流，通過交流對比明確了優勢，也發現了問題，從而在后續工作中揚長補短，推進我校的檔案管理工作進一步走向正規。

一、學習概況

本次培訓歷經10天，為封閉式集中授課和實訓。參訓學員主要來自某省級（中）直機關、團體、企事業單位、駐各地辦事處等共76人次。

本次培訓班主要由四川省檔案局承辦，四川檔案學校培訓部具體實施。四川省檔案學校是全國唯一開設“檔案管理”專業的中職學校，與其他院校“高、大、上”的檔案學專業高等教育相比，四川檔案學校的檔案管理專業更注重檔案管理實務，這次培訓課程安排也更貼近一線檔案工作實際，主要內容如下：

（1）公文處理與寫作。

此課程旨在增強檔案工作人員的“文檔一體化”意識，規范歸檔流程，知其然、知其所以然，增強預估檔案價值的能力，使收入庫房的檔案是真正能夠提供利用，能夠真正發揮價值的材料。

（2）《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局第8號令）的解讀；

（3）《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局第10號令）的解讀；

（4）《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）的規范操作；

（5）《建設項目檔案管理規范》（DA/T22-2018）的解讀；

（6）科學技術檔案案卷的一般要求；

（7）檔案信息化建設；

（8）電子文件歸檔與管理；

（9）參觀檔案數字化加工現場。

二、筆者所在單位檔案業務建設存在的不足

（一）宏觀的整體層面

近年來，筆者所在單位檔案機構著力推進檔案資源整合、檔案人員培訓、檔案管理體系建立等基礎性工作。我校檔案管理工作在組織管理、業務建設、基礎設施建設、信息化建設幾個方面取得較大進展，但由于我校檔案工作基礎薄弱，檔案管理又是一門專業性很強的專業技術工作，檔案工作流程有待優化，而且檔案實際工作缺乏權威、專業的專家有針對性地進行專業的業務指導，使檔案管理規范化程度欠缺。此外，由于檔案管理中心不具備行政監管作用，各歸檔單位的收集歸檔工作缺乏有效的考核和監督機制，很難保證檔案工作的順利開展。

（二）微觀的具體檔案業務建設

1.歸檔整理過程中存在有若干不規范、不合理之處

（1）加工檔案過程中，檔案盒、卷、頁常有修改的痕跡；加蓋歸檔章的工序不僅耗費人力且效果欠佳。

（2）館藏檔案結構需要優化。現有館藏檔案中文書檔案居多，其他門類和載體的檔案少，且也多按照文書檔案進行裝訂和保管；未嚴格按照歸檔文件目錄進行長期、短期、永久的分類。

（3）永久保管的歸檔文件未嚴格按照不銹鋼夾或者封套裝訂的方式裝訂。

（4）部分卷盒以及卷皮無案卷題名，盒內缺少備考表。

2.檔案工作的協調一致性對檔案工作團隊的建設提出要求

檔案管理工作是個有機整體，檔案工作從收集到歸檔、整理、鑒定、裝訂、裝盒、上架入庫、歸檔文件目錄的造冊整理、電子資源的掛接與開放，任何一個環節出現紕漏都會影響整體效果。

（1）前期材料收集不齊全、不完整，后期將不齊全、不完整的材料進行歸檔整理上架，不僅在利用時無法有效發揮檔案的憑證性價值，后期那些遺漏的材料隔年隔月被送到檔案管理中心時，給檔案工作人員增加不必要的工作量，而且影響檔號的編制，讓工作完全限于被動。

（2）對收集來的材料不加鑒別就予以接收進館，而且沒有切合實際進行短期、長期、永久的分類，那么，館藏數量就會越集越多，造成館舍與庫架緊張，管理成本增加，同時精品檔案被淹沒在大量無效材料的堆砌中，從而喪失檔案管理真正的意義。

（3）檔案利用環節，如果利用完未及時上架，散放于人員普遍可出入的辦公或接待區域，不僅致使辦公接待區域散亂無序，影響整體的檔案工作形象，而且易致檔案泄密或丟失。即便未有丟失，也大大降低了工作效率，為其他檔案利用工作徒增工作量。

高校的檔案工作是一項細致、嚴密的多環節工作，這些環節一環扣一環，哪個環節出了問題都會影響檔案管理的整體效果。我校檔案工作團隊人手有限，所以，檔案管理工作的整個團隊更要盡職盡責，保證自己負責的環節不掉鏈、不出錯，在具體的工作中協作合力、相互配合，保證檔案收集齊全，應歸盡歸，各項工作井然有序。

（三）對本單位檔案管理實際工作的幾點建議

1.提升檔案工作人員的專業素養，打造“專業、規范、有序”的檔案工作團隊

根據當前我校檔案工作人員的實際情況，我校將多途徑、多方式努力提升檔案工作人員的專業素養。一是所有工作人員包括學生助理，在進行工作前應由專人進行簡單的培訓，并實行“老人帶新人”的辦法逐漸過渡到能夠獨立承擔各項檔案業務工作，實體檔案本身不是可以練手的地方，減少因不熟練、不專注對檔案材料造成的污損；二是加強對已有專職檔案人員的學習培訓工作，通過到其他高校調研、交流，組織講座、專題研討等方式，為檔案工作人員提供學習提升的機會；三是引導檔案工作人員積極主動地通過專題講座、網絡授課等方式獲取檔案專業知識和實際操作技能，提升檔案素養；四是利用對口支援的資源，請先進高校檔案管理的專家來我校掛職指導檔案管理工作，通過“走出去、請進來”，通過專家對我校檔案工作人員針對性的指導，使我校檔案工作人員找到差距，奮力將我校檔案工作的落后局面發展成后發優勢，共同推進我校檔案事業的跨越式發展，逐漸形成我校檔案工作的特色和優勢。

2.加強前端控制和檔案工作流程的優化，扎實推進檔案工作的規范化管理

檔案工作是高校各項工作中不可或缺的基礎性工作，而不僅僅是一項保管性行為。然而，檔案管理是門學問，不是隨隨便便就能做好，也不是閉門造車憑想象、憑經驗就能做好。檔案如何組卷、如何整理、如何裝訂都有明確的國標、行標可循。通過加強檔案管理的前端控制，在內部的業務研討會議上，大家共同討論并找出適合本單位具體情況的檔案工作流程，并更新實施于實際檔案工作中。

高效的工作方式不是快，而是一次就做對，對于檔案管理中心目前的工作而言尤其如此。優化工作流程，爭取一次就把事情做對，不管是在上傳文件附件還是文件的查漏補缺，還是給紙質檔案上加蓋歸檔章或打頁碼，所有的事情應該排除干擾、集中精力，爭取一次把事情做好，不返工、不修改、不重復。快速高效地完成工作之后再開始休息，或者進行下一項工作。所有檔案工序經過測試和實踐最優化，經所有工作人員確認固化并加強。如有變化，根據實際情況統一團隊意見進行修正。一方面要做好日常工作憑證，來往文件以及接手工作做好記錄，凡材料收進、移出要有據可查，接收資料及時處理，拒絕口頭上的交付；二是檔案收集整體過程中增強前瞻性，加強前端控制，避免后期返工，提高檔案工作效率。

好記性不如爛筆頭，除此以外，做好每項經手工作記錄，同時加強學生助理的管理，前后交接班的工作做好記錄和交接，每天在崗時間內都做了什么，包括但不限于著錄文件的檔號起止等細微事項。通過回溯式“撥亂返正”，在做好各項基本業務的同時，實現對檔案管理中心的各項事務逐漸修正規范。

3.開發已有檔案資源，拓展檔案宣傳教育途徑

檔案管理中心在做好日常檔案管理和建設工作的同時，還將開發老照片檔案、實物檔案等已有館藏資源，通過開展室內展覽、網絡展覽、流動展覽， 編制民大紀念冊，制作校友紀念品，開展檔案專題知識講座或知識競賽等活動積極開展檔案的宣傳、教育工作。通過建立網絡化、數字化檔案查詢系統，及時快捷地為廣大師生提供便捷的文件、電子檔案等的查詢利用服務。同時依據現有成果，積極拓展高校檔案社會化服務，宣傳檔案工作取得的成績，及時推介檔案專題成果和檔案宣傳教育，提高社會對檔案工作的認知度和認可度，提升全校師生和校友的檔案意識和檔案素養。

總之，檔案工作是一項基礎性、持續性、長久性的工作，是一項功在當代、利行千秋的事業。從收集到上架入庫只是完成了萬里長征的第一步。把檔案收集進館并不是檔案工作的目的，而是要發揮檔案職能，利用檔案服務于人民、服務于社會。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考資料。不起眼的一張紙質檔案就可能改變一個人的命運、一份合同材料檔案也可能為單位挽回上千萬的損失，這樣的檔案利用服務案例在檔案工作中經常遇到。圍繞中心、服務大局，是新形勢下高校檔案事業科學發展的前提和要求，高校檔案管理者要適應時代發展需要，自覺圍繞高校教學、科研、改革這些中心工作，找準檔案工作服從和服務于高校深化改革轉型發展這個大局的切入點。

檔案事業不僅需要“仰望星空”的檔案學界大拿，更需要“腳踏實地”的一線檔案工作者。作為基層檔案工作者，筆者將以此次培訓學習為契機，進一步加強檔案工作業務的學習，提升檔案利用服務水平，拓展檔案服務寬度，從思想觀念上突出檔案利用服務的主動性、細致性和科學性，用自己的實際行動踐行“為黨管檔、為校守史、為民服務”的宗旨。

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作者簡介：李麗（1988-），女，漢族，河南鎮平人，檔案學碩士，西藏民族大學圖書館，館員，研究方向：高校檔案管理與利用服務。