關于創新新時期檔案管理模式與方法的思考

劉萍

檔案管理是事業單位工作的重要組成部分，關系著事業單位能否高效運轉。時代的發展促使人們觀念不斷更新，技術不斷進步，這對事業單位的檔案管理提出了更高的要求。檔案管理必須改變傳統落后的人工式管理，創新管理模式與方法，多措并舉實現檔案管理的高效率，為事業單位良好運轉保駕護航。

1 推進檔案管理的信息化建設

傳統的檔案管理存在工作效率低、工作程序繁瑣、檢索耗時長、安全隱患大等問題，不能適應信息化時代的發展要求。因此需要提高檔案管理的工作效率，簡化工作程序，縮短檢索時間，增強安全保護。事業單位的檔案管理同樣必須適應時代發展的要求進行信息化建設。首先，建立標準規范的信息系統。事業單位的檔案從收集、歸類、保存、利用等方面進行信息化管理，每一步工作程序都標準化、規范化，檔案統一實現數字化管理，把以前的紙質檔案通過掃描等技術錄入信息系統，能夠大大提高檔案管理人員的工作效率，提高檢索速度，節省人力成本。其次，建立數字網絡安全防御系統。通過殺毒軟件、加密處理、登錄人員身份識別、檔案備份等手段加強檔案資料數字化安全管理，防止病毒入侵或不法人員擾亂事業單位檔案管理的秩序，保障事業單位各項工作平穩有序運行。最后，建立自動化檔案管理系統。檔案管理的自動化包括信息的自動收集、自動分類、自動檢索等功能，可以實現檔案資料的批量處理和自動處理，可以簡化工作程序，提高工作效率，降低錯誤率。

2 健全檔案管理專項制度

俗話說：沒有規矩不成方圓。檔案管理這項工作也需要“規矩”，即健全的制度。在某些事業單位檔案管理工作被視為打雜的工作，根本沒有專項規章制度對檔案管理工作進行有效指導和約束。即使有些單位針對檔案管理建立了相關制度，但是規定過于寬泛，執行力度較差，流于形式，這就容易造成檔案管理混亂，工作人員玩忽職守的現象發生，影響事業單位的發展。因此，必須對檔案管理制度進行創新。首先，建立健全檔案管理制度。運用現代管理理念建立檔案管理制度，對每一項工作程序都進行細化，對每一個工作崗位職責都進行明確，保障每一項工作都能有條不紊地運行。其次，落實責任到人制度。相關人員明確各自的職責范圍，一旦出現問題能夠立刻找到責任人，避免推諉扯皮現象發生。最后，建立嚴格的考核與激勵制度。對員工的工作表現要獎罰分明，不能是“大鍋飯”和“平均主義”模式，對工作態度好、工作績效好的員工要在工資、獎金上有所激勵，在評優提干方面有優先權，真正調動員工的工作熱情，做到干多干少不一樣，干好干壞不一樣。對那些消極怠工、工作態度不認真、工作成效比較差的員工出臺嚴厲的懲罰措施，并嚴格落實，杜絕一切鉆制度空子的行為發生。

3 加強培訓，引進專業化人才

傳統的檔案管理工作人員大部分不是科班出身，總體來說素質不高，專業知識匱乏，工作態度散漫，工作動力不足，積極性較差，因而導致檔案管理的總體效率較低，出錯率較高，不能很好地服務于事業單位的管理。在信息化時代，事業單位的工作節奏隨之變快，必然要求檔案管理的工作效率提高，這就意味著檔案管理工作人員必須提高其工作技能，學習專業化管理手段與方法，以更好地服務于單位。首先，加強現有工作人員的培訓和再教育。先對其觀念進行培訓，讓其認識到檔案管理不是可有可無的部門，必須把檔案管理工作重視起來，改變其散漫的工作態度；而后對其專業技能進行培訓，聘請專業講師教授新技術并進行實戰，提高工作人員的工作效率。其次，引進專業化檔案管理人才。大學是培養人才的搖籃，為社會培養了很多具備專業技能的檔案管理人才。事業單位可以從大學里招聘專業的檔案管理人才，用他們的專業知識提高事業單位的檔案管理水平。但是大學生的理論功底扎實但是實戰經驗不足，必須對其進行全面的崗前培訓和實戰操練，這樣工作起來才能得心應手。此外，事業單位也可以通過社會招聘的渠道引進經驗豐富的高素質檔案管理人才，但是需要付出高昂的人力資源成本。事業單位可以根據自己的情況選擇人才引進的類型和方式。

4 創新檔案管理服務方式

傳統的檔案管理處于被動服務狀態，各部門或人員根據檔案管理的規定把檔案移交給檔案管理部門，檔案管理部門經過整理后歸檔，歸檔之后檔案資源可能就束之高閣了，沒有工作人員對這些檔案資源進行主動、充分地開發。只有當用戶提出利用要求的時候，檔案管理部門才提供相應的查找服務。在這種情況下，檔案管理部門的重要性未凸顯，檔案資源的價值未充分體現，不利于檔案部門和事業單位的未來發展。在信息化背景下，檔案管理部門必須改變過去的工作思路和服務方式，增強主動服務的意識，建設一個開放式的共享平臺，使檔案資源主動走近用戶，為其他部門的工作提供有價值的檔案信息，最終實現檔案資源共享。此外，檔案管理部門可以利用大數據技術等打造一個一體化的服務流程，包括檔案資料一體化、部門銜接一體化、內部流程一體化，可以有效增強數據的流通性和兼容性，有利于降低事業單位各部門的溝通成本，彰顯檔案管理工作的重要性，促進事業單位又好又快發展。

總之，檔案管理工作在任何單位都是必不可少的一項工作，檔案管理工作的好壞能夠影響整個單位的平穩運行。在信息時代背景下，檔案管理工作也需要與時俱進，改變傳統落后的管理模式與工作方法，利用先進的技術、健全的制度、高素質的人才、現代化的服務方式來改進檔案管理工作，提高工作效率。檔案管理人員要用專業的精神、敬業的態度、飽滿的熱情、十足的干勁做好本職工作，為單位的可持續發展做出貢獻。

（作者單位：河北省滄州市東光縣檔案局）