漫談乳品企業采購管理的學問

趙艷豐

（大連交通大學工商管理學院）

近些年，乳制品行業內的市場競爭越發激烈。在企業外部，乳制品廠家之間的價格戰不斷升級，企業的利潤被逐漸削減；在企業內部，人力資源成本持續上升，企業的組織結構逐漸不能配合行業快速發展的腳步。現階段，廣大乳品企業只有深入地挖掘自身潛力才能在激烈的市場競爭中脫穎而出。從生產層面來講，原料采購在成本控制、內部業務單元協同、上下游供應鏈的戰略合作方面，起到至關重要的作用，所以如何做好采購管理，就成為業內企業獲取市場競爭力的有效途徑。本文以Z公司為例來談談乳品企業在采購管理方面所遇到的問題，并給出相應的解決對策，希望給業內人士帶來啟示。

Z乳制品有限公司是一家專門研發乳飲料、固態乳制品的產銷型企業，雖然已經運營了十幾年，但其公司的采購模式依然比較原始，仍處在與供應商詢比價格簽訂單階段，這與當今乳制品行業注重供應鏈的利益分享及訂單快速反應的理念背道而馳。這種原始的采購模式已經嚴重不能滿足Z公司的戰略發展要求，急需變革。

Z公司采購管理存在的問題

通過近一個月調查，筆者對Z公司的經營狀況有了深入了解，作為1 家生產研發系列乳制品的業內知名廠商，其生產采購模式卻是非常的傳統、原始，即公司一直沿襲著拉動式采購的運作模式，圍繞著確定采購需求、供應商詢價、議價、下訂單、跟蹤交期、收貨、付款等流程進行采購日常工作，其并未與現代供應鏈采購相融合，這種粗放式的采購體系已經不能跟上行業發展步伐，具體問題有如下幾方面。

多品種、小批量的生產模式使采購成本居高不下

Z公司的產品線比較豐富，企業管理者依據各種訂單進行牽引，讓各部門進行配合，致使采購管理常進行小批量、多品種的采購工作，增加了采購人員的工作強度。這同時也對供應商交貨期提出了較為嚴格的時效性要求，造成供應商無法進行相應的預測和配送計劃，同時也會造成供應商多品種、小批量的送貨，使得相關系統成本增加（物流費、倉儲費、倉庫檢查、收料費用等），間接造成采購成本的增加，雙方在其中都沒得到好處，不利于乳品廠商與供應商間的戰略合作。

采購流程模糊，容易滋生腐敗

在走訪調查中筆者發現，Z公司的采購流程有很多詬病，在營銷部下達采購訂單后，公司采購部人員根據訂單需求，在SAP系統（一種企業管理信息系統）導出原料需求，采購員再根據原料需求與多家供應商議價確定供貨。在整個過程中，其公司的采購分配管理流程非常不清晰，采購分配比例由采購員確定，采購員按照供應商提供的價格、服務、交期等評判標準來分配采購比例，但主要評判還是以價格為主導。

對于乳制品行業內供應商來說，在自身產品的市場銷量不理想時，他們為了分攤固定成本而不得不低價競單，在市場需求量火爆時，供應商則會先滿足于利潤較高的客戶，導致交貨不及時，這對Z公司的生產配套帶來很大影響，同時也傷害雙方戰略合作關系。另外，Z公司并未制定物資采購比例的相關管理辦法，采購員分配訂單權限過大，極易滋生腐敗現象，導致采購員和供應商暗地勾結，謀取私利。

采購信息系統落后

每天早晨，Z公司采購部門的工作人員根據銷售部下達的生產訂單需求，在電腦系統中將原料需求導出，針對每個生產訂單，采購員都必須手動制定原料分配表。這對大型的乳制品生產廠商來說，每天都有繁多的生產訂單要下達，采購員必須日復一日重復地做同一件事情，導致采購員整體效率降低，更無從在采購專業知識方面取得突破。

采購管理的戰略作用被忽視

在市場調查中筆者發現，很多乳制品企業的管理者非常重視市場端的銷售工作，將銷售工作推到公司戰略的最高處，但往往忽視采購管理環節所帶來的重要影響，他們認為銷售才是企業的利潤源泉，只要做好了銷售，就能獲得利潤。這些管理者的想法是極其片面的，要知道采購部只要將采購成本下降1%，就可以給公司帶來5%～8%的利潤增加，事實告訴我們采購管理就是向管理要利潤。所以采購、研發、銷售三者是企業實現戰略目標最為關鍵的因素，三者缺一不可，只有相互配合，才能發揮產品在市場上的競爭力，增強公司的盈利能力。

采購管理問題的解決對策

努力推進采購信息化建設

為了提升采購的工作效率，Z公司應積極地完善采購管理信息系統，這樣既能使企業管理更加科學規范，同時也為廠商與供應商間搭建了高效、快捷的溝通平臺。

一方面，引入SRM系統。SRM系統（供應商關系管理系統）的作用是通過信息化手段與供應商建立戰略合作關系，重新構建企業與供應商間新型的管理模式。該軟件能實現訂單管理、排程管理、對賬管理、供應商績效評估四大功能。訂單管理的功能可以實現乳品廠商采購訂單的網上發布、交流溝通，供應商也可以通過這套信息管理系統實現采購訂單的確認工作。排程管理功能同樣是將配送指令在網上發布，并積極指導供應商如何依據廠商的生產計劃安排進行有序配送。對賬管理功能實現對賬數據、發票入賬情況的網上查詢。供應商績效評估則是對供應商技術能力、質量水平、交貨響應、成本狀況、合同執行情況這幾個關鍵方面進行綜合評估，也是對一個時間段雙方合作的情況進行評價，同時也是供應商引入或淘汰的判斷根據。借助這種先進的信息技術平臺，既節約了與供應商間的溝通成本、減少了信息傳遞失誤所帶來的損失，也讓信息傳遞更加及時有效。

另一方面，啟用供應商網上報價。在Z公司經常出現采購人員將采購價格泄露給供應商的這種情況發生，而供應商網上報價系統能有效保障供應商在公平的環境下競爭，打破了傳統的溝通方式，有效杜絕了價格泄露問題。傳統報價主要是通過郵件或傳真的方式參與報價，很可能會出現采購人員將其他原料供應商報價告知行賄供應商，導致不公平競爭。在引入供應商網上報價系統后，采購人員只能在報價結束后才能在系統中查看價格，有效地控制內外部勾結風險，同時提升了乳品企業的運營效率、縮短了審批流程、降低了采購成本。

對不同類別供應商采取不同的采購策略

在乳制品行業里，不同類別原料的需求差異性較強，譬如說某些關鍵原料的品質、交期重要，某些原料的價格重要，而有些原料的交期較長等。若對于所有的原料采用同樣的采購思路，必定不能滿足生產經營需求。

因此，Z公司必須對原料進行分析，明確不同原料的各自特性，根據這些獨有特性進行分類分級，制定不同的采購策略。Z公司應通過原料的價值量與供給風險兩個維度，可將原料分為杠桿原料、瓶頸原料和關鍵原料三種進行綜合分析。這三種原料在供應商數量、市場供給的情況、采購金額、采購風險方面都有不同的特點，如表1所示。

對于瓶頸原料的操作策略：主要是控制缺貨帶來的運營風險，在價格方面不做過多要求隨行就市即可，同時加快推進采購部門尋找替代或可操作性方案，定期搜集原料的市場動態，開發新供應商，提前與供應商做好需求預測，配置適當安全庫存。

對于關鍵原料的操作策略：主要還是控制原料缺貨及原料跌價帶來的運營風險。抓住對方的利益訴求點，與供應商建立長效的共贏機制并在價格上爭取更大的主動權。

表1 三種原料特點對比表

表2 采購人員績效考核的指標表

對于杠桿原料的操作策略：明確以供應原料的質量、交貨及共同降低成本為主要訴求，保持與供應商緊密的合作關系。由于該類原料的供應商數量較多，供給情況也不太緊張，可將采購量集中到一家供應商。

完善采購人員的績效考核體系

正所謂“有規矩才能成方圓”，Z公司應積極地完善采購人員的績效考核體系，通過完善采購人員的績效考核體系，對采購人員實行定量考評。這樣才能避免摻入主觀的感情色彩，客觀地將被考評者與既定的標準進行比較，也有利于針對不同的采購人員在工資、晉升上進行差別對待，激發出采購人員學習業務、積極進取的上進心，讓公司采購隊伍能在公平、上進的環境中逐步得到發展。其中采購人員績效考核應從兩個維度出發：采購業績和供應商管理，表2為具體的績效考核指標。

考核的總得分為各項考核得分相加，Z公司采購部門應每月對采購人員進行考核，年度考核結果根據月度考核進行加權平均，并按照考核結果進行排序，將考核等級分為A、B、C、D、E五類，其中A級占10%，B級占15%，C級占30%，D級占35%，E級占10%。考評結果對采購人員薪資調整、采購人員培訓、獎金發放提供客觀依據。

建立S&OP銷售與運營計劃小組

Z公司每年都會產生大量的積壓原料，給企業經營帶來了很大的資金損失。為此，企業急需成立S&OP（Sales and Operation Plan）銷售與運營計劃小組，更緊密地將各部門連接在一起，重新梳理了銷售與運營間關系，加強各部門間協同，減少積壓原料的產生。

在具體操作上，Z公司需要征集客戶未來2～3 個月的訂單需求，經過詳細地評估后制定銷售計劃并將計劃提交給S&OP小組。隨后，S&OP小組根據銷售計劃，組織各業務部門召開聯席會議，根據會議議程逐個檢查每項內容，達成一致后確定主生產計劃，采購部門根據主生產計劃對供應商進行下單采購原料。高效的溝通機制的建立，能有效保證采購部按照計劃進行采購，避免了采購部門自由發揮進行采購訂單的下達，確保了整個組織在高效的機制中得以良好地運行。

結語

總之，一套完整、可行的采購管理制度能大大提升乳企的運營效率，對企業的產品研發、質量保障、供應鏈管理起到極其重要的作用，同時采購活動也是企業獲取利潤的重要源泉。廣大乳品企業一定要適時變革原始粗放的采購管理模式，充分利用信息化工具來優化企業流程和制度，將采購人員從日常繁雜的事務性工作中解放出來，著重培養采購人員在業務領域內的專業性，提升企業的市場競爭力。