《企業檔案工作規范》解讀

第七章 ?企業檔案工作業務建設

五、企業檔案整理工作要求

7.5.3 類別號可采用阿拉伯數字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。

類別號即檔案類目號，是表示檔案類別的一組代號。類別號的編制：編制類別號就是依據企業檔案分類劃定的類目層次，對各級類目給定一個特定的字母或數字，并用一定的間隔符號標明其各級類目層次關系的過程。類別號主要有四個作用：一是可以標明企業檔案的分類層次;二是可以反映企業檔案分類各級類目內容;三是可以固定類目在分類層次中的位置與排列順序;四是在組織企業檔案分類目錄時，固定各級類目在目錄中的位置與排列順序。企業檔案類別號的編制方法沒有作統一要求，但是提出了兩種可以參考的標識方法：

1.類別號采用漢語拼音或英文字母和阿拉伯數字相結合的混合編號方法。就是基本大類或二級類目采用漢語拼音或英文字母標識，用漢語拼音或英文字母順序反映類目順序;二級或三級以下的類目采用阿拉伯數字標識，用數字的位數反映類目層次。

2.類別號采用阿拉伯數字統一編號方法。就是統一采用阿拉伯數字來標識企業檔案分類中各級類目的級位和排列順序。

實際工作中，混合編號的方法在企業中應用較為普遍。如，一級類目的黨群工作類設定用A作標識，則其二級類目中的組織工作類即用A02作標識，其三級類目中的組織管理類則用A02.01或A02-01作標識。等等，依此類推。

2003年，國家檔案局下發了《關于企業執行〈科技檔案案卷構成的一般要求〉和〈歸檔文件整理規則》的意見》，對企業檔案立卷改革工作提出了一些具體要求，提出年歸檔量較少的企業可將黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理等四大類合并為一大類，暫稱為“管理類”。自此，為便于企業檔案與機關檔案檔號的統一標識，尤其是為便于企業檔案進地方綜合檔案館后的統一管理，企業檔案類別號發生了一些變化。目前，企業檔案一級類目號多采用其類目中有代表性的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編寫，即管理—GL、產品類—CP、科學技術研究類—KY、基本建設類—JS、設備儀器類—SB、會計檔案類—KJ、干部職工檔案類—ZG;二級及二級以下類別號采用阿拉伯數字編寫，其中產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類檔案其項目有代號的，優先采用代號（型號）進行編寫，無代號的，采用阿拉伯數字編寫。

7.5.4 全宗內檔案按類分別集中排列，類別內檔案按類目條款順序依次排列編號。

排列：指全宗檔案在分類基礎上進行的排列。企業檔案的排列要盡量減少不必要的案卷排列空架或頻繁倒架的現象，同時也要滿足用戶按問題查詢利用檔案的客觀需要。企業檔案實體上架應按大類分別排列，不能交叉混排。

1.管理類檔案的排列

經營管理、生產管理、行政管理、黨群管理等管理類檔案，可以按大類分年度、保管期限排列，也可以按年度分大類排列。如，按大類——年度——保管期限——屬類——問題——案卷排列，或按年度——保管期限——大類（機構）——屬類——時間排列（按件整理時）。其中會議文件、案件文件、統計報表、簡報、刊物等成套性較強的檔案應集中排列。會計類檔案可以按大類分屬類分年度排列;大中型企業的干部職工檔案可以按大類分屬類以姓氏筆劃或部門或工號順序排列，小型企業的干部職工檔案可以按大類以姓氏筆劃順序排列。（應在每一職工檔案內，首先按其歸檔范圍的十大類順序排列，在各大類內再按文件形成時間順序排列。）

2.科技類檔案的排列

（1）產品類檔案可以按大類分系列、型號排列，系列或型號內可按產品設計（含初步設計、基礎設計、技術設計）、工藝、工裝、加工制造、生產定型等工作程序或產品結構排列。

（此部分未完待續）