單位管理職能之檔案管理工作的優化路徑

譚逢聰

【摘要】本文以單位管理職能之檔案管理工作的優化路徑為主要闡述，結合當下單位管理之檔案管理工作優化的有效意義、單位管理之檔案管理工作出現的問題、單位管理之檔案管理工作優化方法為依據，從創新檔案管理思想、使用現代化手段進行管理、檔案管理機制法制化、對檔案管理人員進行教育培訓這幾方面進行深入探討和分析，其目的在于加強檔案管理工作的運作效率，旨意為相關研究提供參考資料。

【關鍵詞】單位管理 檔案管理 現代化手段 管理機制 教育培訓

引言：單位檔案管理工作包含的內容和范圍比較多，主要是檔案信息收集、整合、編目、保存、研究、開發等等。管理效率關系到單位發展能力，對行政管理和人力資源也具有一定影響，與其他管理相比較，單位人員比較穩定，權利均衡，不夠缺少嚴格監督機制，使得檔案管理存在不足，無法整體優化和提升管理水平。因此，單位要從思想、管理形式、機制和培訓上進行有效優化和提升，促進單位的有效運行和發展。

1.單位管理之檔案管理工作優化的有效意義

單位檔案管理工作主要內容就是借助單位內部的檔案信息進行收集、整合和總結，以此為基礎為單位工作提供真實的服務信息，是權衡管理能力和業績水平的有效標準。檔案管理的優化對企業未來在市場發展具有不可忽視的價值，首先，要對管理工作進行創新，提升工作效率，掌握一些管理技巧和能力。其次，檔案管理要會現代化管理形式進行，結合信息技術進行管理，使得信息更加及時和準確，提升單位智能化、現代化管理能力。最后，單位管理機制要法制化建設，針對檔案管理中不足和缺陷進行改進，以法律為約束提升管理效果，將理論和實踐融合起來構建全面系統的管理機制，促進單位法制化管理的有效發展。

2.單位管理之檔案管理工作出現的問題

因為現在單位管理模式緊跟時代步伐，管理形式和服務模式具有一定創新性，檔案管理工作也進行了相對應的創新和改革，不過在現代化管理、管理理念和管理機制上仍舊存在一些不足和缺失，主要體現在以下幾方面：第一方面，管理機制不夠規范和具體，很多單位雖然針對檔案管理構建了完善的檔案管理機制，不過在具體工作中很多方面仍然不夠規范和具體，導致很多有用檔案信息丟失和遺漏情況頻頻出現，對后期調動檔案信息使用造成嚴重影響。第二方面，檔案管理形式不夠先進，現在單位中檔案信息不斷增多，不過很多管理依舊使用賬目記錄形式進行檔案信息管理，使得很多檔案信息不能在有限時間內快速保存在檔案數據庫內，而且，單位中缺少檔案信息管理設備，對想要獲取檔案信息查找和查閱帶來一定困難。第三方面，檔案管理思想意識滯后，很多單位人員認為檔案信息管理不重要，并沒有意識到檔案信息對工作的重要性，沒有結合時代創新檔案管理模式，在日常工作中并沒有采取認真態度應對工作，管理處于表面形式，管理存在不足。第四方面，檔案管理人員素質需要提升，沒有結合時代需求和管理情況進行培訓。

3.單位管理之檔案管理工作優化方法

3.1創新檔案管理思想

很多單位檔案管理思想存在滯后性，是因為管理思想和時代結合不緊密，因此，需要各個單位以時代為管理背景進行研究，認識到檔案管理出現問題的原因，要根據單位發展情況，對檔案管理進行創新和調整，運用全新的管理思想進行工作，將信息化手段融入到管理中，構建新型檔案管理思想。單位管理人員要采取現代化管理形式進行，對檔案管理工作進行提供優化和整合，以此不斷提升檔案管理效率，促進單位在市場中的有效運行和發展。

2.2使用現代化手段進行管理

在單位檔案管理工作中，要借助現代化手段進行，將一些先進管理手段和設備積極引入到檔案管理中，結合實際情況，針對檔案管理工作內容和方法進行創新。在檔案管理中要善于使用信息技術進行，使得信息保存和錄入更加方便和便利，借助數字化方式實現檔案內容的有效儲存，使得管理更加科學化和現代化。單位要以實際發展為出發點，在內部構建數字化檔案管理體系，規范合理使用，推動現代化檔案管理的發展，實現單位檔案管理的有效目標。

2.3檔案管理機制法制化

現在很多單位檔案管理機制不夠先進，并沒有借助信息化技術進行管理，無法滿足檔案信息容易增加發展趨勢，因此，需要電子化管理形式融入到檔案管理中，對信息進行系統化總結和分析。在檔案管理過程中，要確保信息真實、準確，為管理目標為奮斗和努力。單位檔案管理要結合自身發展情況，對檔案管理機制進行完善和調整，不斷加入一些常規性和創新性的管理機制，使得管理更加安全。全方位制定檔案信息工作完成后，單位要認真將其落實到實際檔案管理工作中，不斷發揮出單位管理工作的有效職能和價值，提升單位檔案管理效率。

2.4對檔案管理人員進行教育培訓

在檔案管理工作中要進行思想政治教育，管理人員要遵守管理機制認真工作，嚴格依據工作準則進行管理。而且單位要針對管理進行業務培訓，將艱苦奮斗、不貪圖名利等職業道德素養滲透到培訓中，提升管理人員的綜合素養和能力。不斷完善培訓計劃和工作，依據實際情況指定培訓計劃，邀請一些優秀管理人員到單位演講和培訓，為管理人員提供可以到其他單位學習的機會，因此不斷提升檔案管理工作效率。而且，要在培訓中挑選出素質能力高的人才進行獎勵，進而提升檔案管理人員學習興趣，以此不斷提升檔案管理人員的綜合素養和能力。

3.結束語

總而言之，單位檔案管理包含的內容較多，專業性很強，檔案管理人員要具有充實的業務能力和管理技巧，借助現代化管理形式，不斷創新管理思想，制定法制化檔案管理機制，對檔案管理人員進行素質和技能培訓，以此不斷提升檔案管理效率。單位要對檔案信息進行合理保存，使用電子化形式進行管理，使得信息保管更加安全，調取檔案信息和查找檔案信息更加方便和捷徑，以此不斷推進單位檔案管理事業的有效進步。