網絡背景下的學校檔案數字化管理探討

馮明哲

【摘要】高校檔案是高校在教學培養，建設管理中形成的重要信息資料，為學校的學術研究及質量評估提供了真實可靠的依據，高校檔案資源以往紙質檔案資源占比較大，隨著信息化時代的發展，檔案管理機構應重新審視檔案工作，建立順應學校發展的數字化檔案管理模式。

【關鍵詞】網絡背景;檔案管理;數字化

高校檔案對廣大師生及學校有重要的保存價值，檔案工作是高校開展教學培養，管理服務等工作的基礎。檔案管理涉及到機構組織領導，管理內容等眾多方面。目前高雄啊教學，科研等方面投入較大，在檔案管理中參差不齊，存在檔案管理模式不清晰，管理手段落后等情況，大量數字資源未得到安全有效的保管，網絡背景下，需創新高校檔案管理模式，保證數字信息實時保存，發揮檔案信息的最大價值。

一、高校檔案管理模式研究

合理的高校檔案管理模式可充分發揮檔案工作效益，促進檔案事業的發展，檔案的本質屬性是原始記錄性，高校檔案形成的目的是為各項工作開展提供保障，檔案管理理念應以用戶為中心，高校檔案管理理念能反映歷史檔案的管理效果，需設立相應的管理機構，制定各項規章制度，優化檔案管理質量。

高校傳統檔案管理模式主要有集中管理模式，分散管理模式。高校檔案集中管理模式是通過檔案管理機構，對建設，教學科研等各類檔案進行集中統一管理，實行集中式檔案管理模式的高校通常辦學規模較大，參與學校管理程度較高。

采用檔案集中管理模式受到高校規模的制約，對檔案管理水平要求較高。集中管理檔案資源對檔案機構軟硬件要求較高，易造成檔案管理機構不斷增加管理人員，集中管理模式對檔案安全防護工作要求較高，檔案管理要做好應急預案措施，集中管理模式不方便各檔案形成部門利用檔案，各部門在查閱本部門檔案時申請程序繁瑣。

檔案分散管理模式是高校根據各部門的檔案分別保存，各門類的檔案分別保存在各相關業務管理部門。檔案管理機構隸屬于學校某個部門，此類檔案管理機構在檔案管理工作建設方面參與程度較低，部分領導缺乏系統的檔案管理工作知識，分散式管理模式多配置檔案兼職人員，專業技能方面相對較弱，檔案形成部門對本部門的檔案有較高的管理權，由此導致部門問檔案管理辦法不統一。

檔案集中管理與分散式管理各有利弊，一些高校建立集中分散結合式的檔案管理模式，各檔案形成部門將本部門歸檔資源進行分類統計，檔案形成部門與檔案管理機構進行目錄交流，大大促進了各部門利用檔案，此模式對高校的綜合管理實力要求較高，高校檔案管理機構應對全校檔案資源進行宏觀管理，不能過度集中，實施難度較大。

二、高校檔案數字化管理模式

（一）數字化檔案管理模式簡介

數字化校園建設將學校管理中形成的各方面信息資源進行數字化建設，實現所有資源的整合集中。數字化校園分為網絡基礎層，網絡基本服務層，應用支撐系統層，信息服務系統層。

數字化校園通過技術手段將學校資源進行整合集成，檔案工作為各項活動決策提供憑據，數字化校園建設離不開檔案工作支持。電子文件與紙質檔案保管特點不同，傳統管理模式難以滿足數字化校園建設需求。需改變傳統的思維方式，更好的促進檔案事業發展。

在網絡化背景下，檔案管理模式應堅持科學性，開放的管理理念，使檔案工作環境與數字化環境合理結合，協調處理好檔案管理系統與學校其他部門管理信息系統的對接。使檔案管理系統的各方面與其他應用系統相融合，建立開放式的服務平臺，方便人們的檢索利用。最大化實現檔案的價值。

（二）數字化檔案管理模式的實現

數字化背景下，檔案管理模式建設應堅持對電子文件統一管理的原則，電子文件具有同樣的記錄價值，檔案機構應重視電子文檔的保管工作。學校檔案管理機構處于初級建設階段，建議學校采用聯合管理模式，檔案館對電子文件保管進行指導幫助。

文件生成機構歸檔電子文件包括元數據，電子文件可在通訊設備上傳輸，電子文檔歸檔中要保存其所處背景信息元數據。生成結構將有保存價值的電子文件直接保存于檔案數據庫中，檔案館數據庫存儲所有檔案資源，電子文件進入檔案數據庫后不能對其進行任何修改操作。

學校檔案館對歸檔電子文件主要的控制體現在權限管理方面，檔案館對檔案信息資源有絕對控制權，使歸檔的電子文件更加真實有效，文件生成機構對電子文件有歸檔利用的權利。文件生成機構將需歸檔電子文件錄入信息庫后則無權控制，普通用戶僅有查閱利用權利。有利于文件實時歸檔，大大縮減了歸檔時間，增加了電子文件的權威性，歸檔文件可信度較高，促進各項工作有序開展。

三、結語

本文分析了檔案管理模式的定義及特征，論述了高校檔案管理模式的內涵，詳細分析了各類管理模式的優缺點，隨著網絡信息化普及，數字化校園建設，高校檔案管理機構建立數字化檔案管理模式。提升檔案管理水平。