普通耗材消耗監管系統的設計與應用

肖永平

中國人民解放軍聯勤保障部隊第九七醫院 信息科，山東 煙臺 264002

引言

醫用普通耗材因為使用數量大、價格低、重視程度低，是醫院管理工作中的弱項，普通耗材一般成箱、成包的領用，無法做到像高值耗材一樣的“一物一碼、全程可追溯”式管理，這些特點造成了普通耗材往往成為監管的薄弱地帶[1-4]。因醫院較少在科室建立二級庫房，科室領用普通耗材后，耗材的數量、消耗及去向較難控制。在醫院組織的歷次醫用耗材檢查中發現了一些問題，一是耗材的采購無可靠的消耗數據為依據，存在多采浪費或少采誤工的現象；二是領用和實際計價消耗差別較大，存在耗材不明消耗或因多領而庫存積壓的問題；三是存在科室個別耗材請領型號和計價型號不符，造成財經管理混亂的問題[5-9]。

普通耗材以上的這些問題都不同程度地存在，由于缺乏有效的監控手段和信息系統，往往只能在檢查后整改，效果并不理想。大部分現有的物資管理系統只對高值耗材進行采購、入出庫和消耗的全流程條碼式管理，普通耗材的采購、消耗等全過程的監管相對缺乏，這就要求我們開發普通耗材消耗監管系統，做到“采購有依據、消耗有監管”，加強對醫用普通耗材的管理[10-13]。

1 系統設計

1.1 開發技術

系統采用C/S結構，用Powerbuilder語言開發，依托“軍衛一號”系統，數據獲取自后臺數據庫Oracle11g。PowerBuilder是美國Sybase公司研制的基于C/S架構的集成開發工具，通過ODBC與Oracle數據庫相連，并提供與當前流行的大型關系數據庫的接口。Oracle數據庫是在數據庫領域中一直處于領先地位的關系數據庫管理系統，使用效率高，可靠性好。

1.2 系統功能設計

普通耗材消耗監管系統的主要作用是耗材請領后的使用和消耗監管，并為耗材的采購提供數據依據，根據需要，主要設計以下幾項功能模塊：① 院級耗材入出庫數量比對，該功能主要統計每種耗材在一定時期內的采購入庫和消耗出庫情況對比，當其數據差值（正或負）超過預警值時，停止或及時補充采購，為耗材的采購提供依據；② 科室耗材領用與計價的數量對比，該功能主要用來對無故損耗的耗材進行監管，實際上起到二級庫房的作用。系統計算一定時期內科室每種耗材領用的數量與實際計價數量的對比，為每種耗材設定一定的自然損耗值，當對比的差值大于自然損耗值時，系統會自動預警，科主任或科內耗材管理人員對超過預警值的耗材進行盤點和去向核對；③ 科室耗材領用與計價的金額對比，該功能主要計算一定時期內耗材的領用與實際計價的總金額情況，分別統計同名稱、同規格型號耗材的領用與計價金額對比，統計同名稱、不同規格型號耗材的領用與計價金額對比，從中分析是否存在不按型號計價的問題，如領用價格低的耗材，按價格高的同名稱、不同規格型號耗材計價。系統的模塊設計如圖1所示。

圖1 普通耗材消耗監管系統模塊設計圖

1.3 數據結構設計

系統主要從普通耗材入出庫記錄和計價明細表中提取和分析數據，分別是物資入庫主記錄MTRL_IMPORT_MASTER、物資入庫明細表MTRL_IMPORT_DETAIL、物資出庫主記錄MTRL_EXPORT_MASTER、物資出庫明細表MTRL_EXPORT_DETAIL、住院費用明細表INP_BILL_DETAIL、門診費用明細表OUTP_BILL_ITEMS。

系統建立普通耗材入庫和出庫明細MTRL_IMEX_DETAIL、科室耗材領用與消耗記錄MTRL_REUS_DETAIL、單品名多規格耗材計價明細MTRL_EVERY_DETAIL等三個視圖。

MTRL_IMEX_DETAIL將醫院耗材在一定時期內的入庫和出庫情況在一個視圖中展示，用來統計每種耗材的采購和消耗情況對比；MTRL_REUS_DETAIL將科室的每一種耗材（單規格）在一定時期內領用和計價數量在一個視圖中展示，用來分析每種耗材的使用消耗情況，作為庫存查驗的依據；MTRL_EVERY_DETAIL將每一種耗材（多個規格型號）的領用、計價數量和金額在一個視圖中展示，用來統計分析每種耗材是否存在不按實際型號計價的問題。視圖MTRL_EVERY_DETAIL的結構如表1所示。

表1 視圖MTRL_EVERY_DETAIL結構表

2 系統實現

2.1 建立視圖

在Powerbuilder中連接醫院的HIS數據庫Oracle11g中，關聯物資出入庫主記錄和明細表四張表，建立Grid方式的數據視圖MTRL_IMEX_DETAIL；關聯物資出庫主記錄和明細、住院和門診費用明細等四張表，建立Grid方式的數據視圖MTRL_REUS_DETAIL，再以這四張表為基礎建立Group方式的數據視圖MTRL_EVERY_DETAIL。其中視圖MTRL_REUS_DETAIL的嵌套select語句關鍵代碼如下：

2.2 建立數據窗口

在PB程序中建立三個數據窗口，分別關聯建立的三個視圖，將普通耗材的入出庫和消耗信息以數據報表的形式顯示，將視圖MTRL_EVERY_DETAIL與數據窗口關聯后，可統計出一個時間段內耗材的具體信息。如出庫數量與計價數量的差值大于預警值（系統自設1500支），則標紅提示，此時可盤點庫存，以查找和明確耗材去向。如果差值小于零（領用少，計價多），則詳細查詢是否存在領用與計價不符的情況。圖2顯示了一個季度內某種耗材的領用和計價數量信息。

圖2 某季度某耗材的領用和計價信息統計表

3 系統應用效果

系統于2017年上線運行，在普通耗材的精細化管理上取得了較好的效果。

一是普通耗材的采購更有依據。系統上線前，沒有專門的系統對普通耗材的采購和消耗進行實時查詢統計，耗材的采購大多是根據消耗情況估算采購量，無法以詳細的數據作為采購依據。系統上線后，物資采購科、機關主管部門和院領導可實時查詢一定時期內的總采購量和總消耗量等情況，確定的耗材采購數量更精細。

二是科室的耗材管理更有章法。系統對科室內的普通耗材管理提供了信息化手段，可以實時統計每個科室在一段時間內的耗材領用和實際消耗（計價）情況，當領用與計價的數量差值大于預警值時，可以根據系統數據盤點耗材的庫存，進一步查清耗材的消耗和去向，是否存在人為丟失等管理漏洞問題。例如，系統顯示，三季度某科室消耗的某種型號輸液器比請領數量少1818支，意味著應剩余庫存1818支，盤點后實際剩余庫存1797支，其中包含科室日常多備庫存1500支，21支的差額在正常自然損耗的范圍內，說明該型號輸液器雖然系統預警，但沒有出現大的“跑冒滴漏”的問題。在貨源充足的情況下，可酌情減少常備庫存量（1500）。科室應用該系統可對耗材進行實時監控管理，較之以前的失察失管，人為丟失問題大大減少。

三是耗材的計價管理更加規范。系統上線前，由于缺乏有效的系統工具，科室的耗材在計價時存在一定的隨意性，同名耗材存在不同的規格，計價時因為手誤等原因造成的領用與計價不符偶有發生，給財經管理帶來了一定的問題。系統上線后，可以統計每種耗材的領用和消耗情況，如果一定時期內的總數量差值小于零（領用少、計價多），可以對這種耗材進行進一步細查，查找是否存在不按規定計價的問題[14-16]。例如，系統中顯示，三季度某外科使用的某型號輸液器的消耗數量比請領數量多469支，經查，一、二季度的數據顯示消耗數量也比請領數量多，經盤點庫存后發現，年度總體上的消耗數量都比請領數量稍多。說明存在一定程度上的隨意計價問題，即因工作疏忽或其他原因，實際消耗的其他型號輸液器（價格不一樣）在計價錄入時計成該型號的輸液器，造成一定程度上的管理混亂。這些問題的苗頭在系統實施后，科室能夠做到早發現、早處理，耗材的計價管理更加規范。

4 總結

普通耗材消耗監管系統作為一種信息化系統，可以對醫院的普通耗材的消耗進行監管，系統能夠在院、科室、護士三級，對耗材的采購、領用和計價消耗進行統計和管理，初步達到了監管目的。但普通耗材的使用量大且價格低，很難做到像高值耗材一樣的精細化管理，特別是醫院的普通耗材型號多且雜亂，當提示預警信息、發現問題后，還需采用人工方式，結合同類型其他規格的耗材請領與消耗情況做進一步分析，查找問題所在。下一步應更深一步研究，豐富系統的功能，做到某種耗材的消耗使用出現預警信息時，系統能自動分析同類耗材的請領與消耗情況，減少人工分析的工作量，提高系統的自動化程度和醫院的耗材使用管理水平。