我院醫用耗材采購精細化管理探討

畢占歲

山東省威海市中心醫院 招投標管理辦公室，山東 威海 264400

引言

隨著國家各項政策的相繼頒布，醫用耗材的采購管理在醫院管理中的重要性越來越高[1]。但是，醫用耗材的種類繁多、使用量較大、流動性強，自采購至出庫，涉及的科室與管理人員繁多，醫用耗材的采購管理一直是醫院面臨的難題[2-4]。醫用耗材可以粗略地分為常規醫用耗材與高值醫用耗材，高值醫用耗材一般指對安全至關重要、生產使用必須嚴格控制、限于某些專科使用且價格相對較高的消耗性醫療器械，醫院在對高值耗材管理時，通常采用手工管理，該方法容易造成賬目不清、賬物不符、資源閑置的情況[5-6]。同時，有些高值耗材未經準入程序，直接進入臨床科室，醫院只能被動付款，而在追溯責任時，卻無據可查。以上這些情況，使耗材管理人員的工作量大大增加，工作效率下降，為了擺脫這一困境，我院耗材主管部門（物流管理中心）人員根據我院的實際情況，自2017年7月起，對我院醫用耗材采購進行了精細化管理，統計分析2017年7月至2018年6月的相關數據，與2017年7月之前相比，取得一定的成效。本文將以高值耗材采購為例，進行說明。

1 醫用耗材采購精細化管理的實現

為了適應信息化管理的大形勢，我院設計了一套醫用耗材管理程序，該程序的管理流程，見圖1。但是該程序中的采購流程只能簡單記錄查看醫用耗材數據，當耗材數量變化、價格調整時，需要進行手動更改。同時，在醫用耗材的全流程管理中，涉及的科室較多，包括使用科室、耗材主管科室、招投標管理辦公室、供應商、財務科等，耗材管理人員的溝通成本很高。為了應對這一局面，我們優化了整個耗材采購流程新的管理流程規范了耗材采購程序與耗材流轉過程，并實現了高值耗材全流程跟蹤追溯，信息自動錄入，過期提醒等，真正實現了醫用耗材采購的精細化管理。下面將以高值耗材采購流程的精細化管理為例進行說明。

高值醫用耗材的采購在整個醫用耗材的管理中占有重要地位，制度化的采購流程是必不可少的[7-8]。我院實行精細化管理以前的采購流程圖，見圖1。在進行高值耗材采購時，首先由臨床科室提出申請，由相關領導審批以后，由耗材主管科室專人負責采購，這時耗材管理人員需要查看已經中標的供貨商信息，還要進行多方比較，耗費時間較長[9-11]。而在采購后，采購人員與庫房管理人員進行耗材的驗收以后，對于驗收合格的醫用耗材，還需要進行手動錄入耗材編號，在這一過程中，為了避免出錯，需要2～3名相關人員進行反復核對，大大增加了工作量，在這一情況下，仍不能完全避免編碼輸入錯誤的情況。同時，對于那些不合格的產品，還需與供貨商進行溝通，進行退換貨。在此情況下，耗材主管科室采購人員與臨床科室人員的均對此程序提出不滿。

圖1 實行精細化管理前我院高值耗材的采購流程

在了解這一情況以后，通過與醫院信息科進行協商，優化了醫用耗材采購流程，并在醫院HIS系統的基礎上，新增了醫院高值耗材監控系統，對我院高值耗材的采購實行精細化管理，該采購流程，見圖2。我院開發的高值耗材監控系統中已經導入中標耗材廠家與供應商的信息，以及現有高值耗材的數量。使用該系統以后，耗材主管科室只需委派兩人定期查看高值耗材監控系統，根據醫院以往的使用量數據，為每類高值耗材的預庫存數設定最低量，當耗材數量低于該設定值時，系統會自動生成一份采購計劃，并提醒管理人員查看采購計劃，當管理人員進行查看時，系統彈出對話框，詢問是否通知供貨商配送耗材，當操作人員點擊“是”時，可選擇供貨商（這些供貨商均已經過資質審核，并被系統記錄了合同到期時間），被選中的供貨商信息會彈出，操作人員可自由選擇通知方式。

除此之外，該系統具有條碼識別功能，當供貨商將時所需高值耗材送達后，經過檢驗合格的產品，只需使用掃碼槍掃描條碼，系統自動生成新的編碼（該編碼具有唯一性），并自動記錄耗材信息，在后續的預出庫、耗材領用等程序中，只需掃碼編號條即可，這節約了大量的人力，并節約了時間，同時，出錯率也大大降低。

而對于臨床科室來說，當他們需要高值耗材時，只需登錄醫院高值耗材監控系統，即可查看高值耗材的預庫存數量，并可在線提交高值耗材領用表，然后辦理預出庫手續[12]。除運用信息化手段之外，在高值耗材的采購中，我們還采用了先使用后付款的模式，減少了醫院資金的占用。

圖2 實行精細化管理后我院高值耗材的采購流程

2 管理成效

2.1 精細化管理流程對設備科的影響

對我院醫用耗材采購采用精細化管理以后，明顯規范了耗材采購的流程，節約人力，實現了工作流程化操作，減少了耗材主管科室人員的工作量，通過問卷調查的方法，發現耗材主管科室人員對該醫用耗材采購管理系統的滿意度較高，采用精細化管理前后耗材主管科室各項變化，見表1。

表1 設備科人員工作效率與滿意度調查結果

從表1可以看出，新的采購流程實施以后，采購平均用時由原來的10 d以上下降為現在的5 d左右，時間節省了50%。除此之外，在2017年7月以前，我院負責采購的人員數較多，專職負責采購的人員就有5人，還有醫院成立的耗材采購立項小組，小組人員眾多，在每次采購前往往有較大的意見的分歧，而新的采購流程實施以后，高值耗材的采購，只需2人就可輕松完成。同時，采購人員的滿意度也大幅度提升，科室人員的工作積極性明顯提高。

2.2 精細化管理流程對臨床科室的影響

臨床科室是高值耗材的使用者，經調查發現，臨床科室對于該高值耗材采購系統與采購流程給予高度評價。節約了其反復溝通的成本，同時，在系統上報的方式，降低了人工信息傳遞的差錯率。由于在系統中可以直接查詢所需耗材的剩余量，故急需耗材短缺的發生頻率降為0，臨床科室人員的滿意度大大提升。新的采購流程實施前后，臨床科室的變化情況，見表2。

表2 新的采購流程實施前后臨床科室的變化情況

從表2中可以看出，采用新系統以后，2017年7月至2018年6月，我院急需耗材短缺的發生次數與采購型號差錯次數均為0，臨床科室人員的滿意度達到99%以上。

2.3 精細化管理流程對我院的影響

在醫院層面上來說，該管理流程的影響主要體現在耗材占用費用方面。該采購管理流程實施以后，高值耗材的庫存占用資金大幅度降低，同時，該系統可以實現耗材信息的全流程追溯，臨床科室人員對每種高值耗材的申請與使用，均被記錄在系統中，一旦有意外情況發生，清賬與追責過程變得簡單易行。高值耗材庫存資金占用情況與流程追溯情況，見表3。

表3 高值耗材庫存資金占用情況與流程追溯情況

由表3可以看出，在使用最新的采購管理流程之前，我院高值耗材庫存占用資金數量達到三四十萬元，而該用還采購流程以后，高值耗材庫存占用資金量只有兩萬多元，這兩萬多元也是有些特殊廠家的特殊耗材所占用，在數據統計時間段內，有個別月份，我院高值耗材庫存占用資金數一度達到0元。除此之外，在使用該耗材采購流程以后，被記錄的耗材動態信息達到18000多條，足以說明，該管理系統能詳細記錄高值耗材在我院的動態過程，實現了高值耗材的全流程追蹤。

3 總結與討論

本研究優化升級了我院醫用耗材管理程序，優化我院醫用耗材采購流程，新的采購流程簡化了耗材主管部門采購人員的工作流程，減少了采購人員的工作量[13-14]。同時，該采購流程降低了我院醫用耗材庫存占用資金，為醫院節約了大量流動資金，該管理流程的使用實現了醫用耗材的實時監測，可以為每一種醫用耗材自動生成動態流程信息，做到全流程追溯[15-16]。耗材主管科室人員、科室使用人員以及醫院領導給予優化后的醫用耗材采購流程高度評價，人員滿意度達到90%以上。同時，該精細化的管理流程，能夠自動提醒，幫助醫院規避采購風險，值得推廣。