如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

王曉麗

摘 要：機關事業單位承擔了大量的社會服務責任，對推動我國經濟發展和社會穩定發揮了關鍵作用，檔案作為機關事業單位在長期發展中形成的重要資源，其對促進單位的健康發展和正常運行起到了關鍵作用。本文主要針對如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化以及標準化進行分析和探究，希望給予我國相關單位以些許參考和借鑒。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；規范化；標準化；措施

機關事業單位在我國經濟建設中扮演著關鍵角色，其也承擔了繁重的社會責任，檔案管理作為事業單位日常管理工作的關鍵組成部分，其對促進單位穩定發展和正常運行具有積極意義。但是受到固化管理思維和管理手段的制約，其工作效率和管理質量不高，檔案的應用價值和指導意義沒有完全體現，對事業單位發展形成了阻礙，因此，事業單位需要給予檔案管理以高度重視，并且通過各種有效途徑和措施，實現管理標準化和規范化，進而促使單位更好的履行社會服務職能。

1 機關事業單位檔案管理中存在的幾點問題

當前，隨著我國事業單位對檔案管理給予了高度重視，但是其管理思維、管理理念和管理手段依然較為落后，并且缺少創新與改革，對管理實現標準化和規范化形成了阻礙。

1）管理理念落后。很多檔案管理人員為歲數較大的老同志，習慣采用固化的理念開展檔案管理工作，對信息技術和數字技術沒有形成正確的認知，在平時工作中也不注重管理創新與改革，雖然事業單位引進了信息化設備，但是其利用率較低，難以發揮管理職能，對檔案管理標準化和規范化革新帶來負面影響。

2）管理手段陳舊。當前，一些事業單位在開展檔案管理中依然采用老思維、老辦法、老方式，對紙質檔案為管理重心，將其置于特定的檔案室中，如果使用檔案則需要到檔案室進行現場查閱，隨著檔案資源的持續增加，查閱檔案不僅費時費力，同時在檔案使用中還存在丟失以及損壞等隱患。

3）人員素質不足。檔案管理作為事業單位的基礎性工作，但是其崗位的作用性和功能性長期被忽視，導致檔案人員缺乏工作熱情，自身素質也難以滿足崗位需求。首先，由于單位領導對檔案管理缺乏重視，導致管理人員在工作中存在敷衍了事的思想，檔案收集不認真、不全面、書寫內容簡單、字跡潦草，降低其使用價值；其次，管理人員在日常生活和工作中缺乏學習意識，自身專業知識體系更新緩慢，將檔案部門視為養老部門，缺乏創新與改革的熱情；最后，管理人員缺乏信息技術操作能力和信息素養，專業技能不符合行業信息化發展的要求。

4）資金投入不足。當前，一些事業單位領導更加重視經濟效益，由于檔案管理并不直接產生效益，因此對檔案工作缺乏重視和正確認識，在資金投入方面嚴重不足，導致管理設備、硬件條件陳舊落后，沒有及時更新和優化，為管理標準化和規范化形成了一定阻礙。

2 機關事業單位實現檔案管理標準化和規范化的相關措施分析

1）更新管理理念。理念是指導行為的重要前提和關鍵基礎，在推動檔案管理實現標準化和規范化的進程中，事業單位需要在員工群體中加大宣傳教育，更新其檔案管理理念，認識到檔案工作的價值和重要性，進而推動標準化和規范化工作的全面開展。首先，事業單位領導需要發揮模范帶頭作用，在平時加強學習和探究，提升對檔案工作重視程度；其次，事業單位要定期組織宣傳教育工作，組織單位所有人員開展檔案知識學習，樹立全新的檔案理念，進而積極配合管理人員完成檔案收集、整理等工作；最后，管理人員需要結合時代發展，更新自身的管理理念、規范自身的管理行為，以嚴肅認真的態度對待各項工作，推動管理標準化和規范化發展。

2）創新管理手段。在開展檔案管理中，管理人員需要對管理手段進行創新與改進，積極引入先進的數字化以及信息化技術，以科學的管理手段作為支撐，提升管理效率和水平，推動標準化以及規范化進程。首先，管理人員要對紙質檔案進行數字化處理，將其轉變為電子檔案，在便于保管的同時，為檔案查閱和利用提供便捷，節約查閱時間、保證檔案完整；其次，事業單位要嘗試應用大數據技術、云計算技術，構建信息化檔案資源管理平臺，突出檔案查閱空間和時間的束縛，使用者利用移動網絡和終端設備就可以完成異地查閱和使用，提升檔案利用效率；最后，為了保證檔案資源安全，事業單位需要做好網絡安全防護工作，安裝以及更新各種殺毒軟件，定期對計算機進行病毒掃描，并且發揮防火墻的作用，防止電子檔案被黑客盜取或者破壞。

3）構建管理隊伍。管理人員的業務能力和專業素質與檔案管理的效率和質量具有密切關系，因此，事業單位需要通過各種措施和途徑，構建一支高素質、能力強、復合型的現代檔案管理隊伍。首先，事業單位要結合自身具體情況，積極從高校和社會中吸納具有專業背景的管理人才，其不僅要具備檔案管理知識，同時還可以熟練操作各種信息化設備；其次，事業單位要對現有的管理人員開展專業技能培訓，培新內容要涉及信息技術操作、信息素養、檔案知識和管理學知識，實現管理人員綜合素質與業務能力的全面提升；最后，事業單位領導需要給予檔案管理以高度重視，提升管理人員的工薪待遇，優化管理隊伍的年齡結構，調動其工作熱情和積極性，主動在動作中開展實踐創新，為檔案管理注入活力與生機。

4）加大資金投入。檔案管理實現標準化以及規范化建設需要以充裕的資金作為支撐，因此，事業單位要對檔案管理加大資金投入，用以購置管理所需的硬件和軟件設施。首先，事業單位要結合自身的管理需求，購置先進的打印機、掃描儀、計算機以及投影儀等管理設備，為管理標準化和規范化提供硬件支撐；其次，事業單位需要投入一定的資金用以構建檔案管理信息化平臺，以行業標準作為平臺建設要求，并且保證平臺后期運行和日常維護的資金需要。

5）整合檔案資源。在管理標準化和規范化的要求下，事業單位要組織管理人員對內容復雜、厚度重的檔案資料進行整理和重組，按照關聯原則，將所有檔案文件科學組織，尤其對于沒有目錄或者頁碼的檔案文件，要重新進行目錄制作和編碼，保證對重組后的檔案開展規范化管理，適當館藏空間、節約管理資源。同時，在構建信息化檢索系統中，管理人員要對所有檔案進行科學的分類，提高檔案檢索的質量和效率，進而突出信息化檢索平臺的應用價值，提升檔案利用效率。

3 結語

總而言之，隨著我國經濟與社會的蓬勃發展，機關事業單位所扮演的角色更加重要，承擔的社會管理和服務職能更多，檔案管理作為其日常管理的關鍵組成部分，其可以為單位的穩定運行提供指導和保障，因此，事業單位需要給予檔案管理以高度重視，針對其中存在的問題進行分析，并且采取有效措施促使管理趨于標準化以及規范化發展，進而更好的為社會公眾提供服務。

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