新形勢下企業檔案管理工作的探討

田甜

摘 要：新形勢下的檔案管理工作對企業的長遠發展具有關鍵性意義，更是企業管理中至關重要的一部分。新的時期，企業面臨更加復雜的新的環境，為了緊跟時代步伐，促進企業健康發展，企業領導人和檔案管理人員必須更加重視檔案管理工作，并不斷在工作中創新，使檔案管理工作在企業的發展和運行過程中發揮其真正的作用。

關鍵詞：企業；檔案管理；措施

1 新形勢下企業檔案管理的意義

傳統模式的企業檔案管理，是把在企業管理和生產經營工作中產生的原始工作記錄保存下來歸檔，以實現工作記錄在必要時刻的能夠查證。這種檔案管理形式的產生在原來的企業管理中不僅重要，而且可行。但在新形勢下，自動化的管理工具現在已經普遍使用，企業對在經營過程中信息的控制，正在向資源管理模式改變，這種改變也決定了檔案的管理模式必須有所創新來適應企業的需求。新形勢下檔案管理工作正從傳統檔案管理模式轉化為以價值為導向的檔案知識管理模式，以實現企業戰略為目標的價值管理模式。新的檔案管理模式是通過積極有效的數據清理、信息規范整理，信息流動環節的設計等各項具體工作，借助信息自動化管理平臺，規范化檔案管理，提高檔案管理工作的效率、減少檔案管理者不必要的勞動，從而降低企業管理成本。而大數據時代下，實現檔案管理的電子化，更加提高了工作效率，使用電子軟件可以隨時隨地對檔案進行歸檔、檢索、查閱，讓檔案管理工作達到了事半功倍的效果，降低了人力成本，降低了檔案的保管中存在的風險，同時也提高了檔案信息利用的效率，充分發揮企業檔案信息在企業經營活動中的積極作用。

2 新時代企業檔案管理中存在的問題

1）對檔案工作認識和重視不夠。一是部分企業只重視人事檔案、文書檔案等，對其它種類的檔案如照片、聲像等的重要性認識不足，甚至這類資料還沒能上升到檔案的角度。二是部分單位對檔案應有的重要性認識不足，認為檔案工作對主業工作的作用不直接，檔案工作只是檔案管理員的事，因此存在檔案工作管理和規劃嚴重滯后的現象。另外，還存在檔案材料收集不及時、不齊全、不規范，業務部門對應歸檔資料內容和范圍不明確等問題。

2）檔案管理隊伍素質有待提高。一是檔案人員的專業化水平不高，部分企業檔案人員素質還停留在傳統檔案的管理水平，展現出的專業水平不符合新時代檔案工作的新要求，不具備互聯網時代先進的信息化檔案管理能力；二是檔案人員變動頻繁，檔案人才隊伍儲備不足，導致檔案工作交接不到位，且持續性得不到保證。

3）檔案管理環境條件有限。目前大部分企業單位檔案室還是以儲藏柜為主的配置，完全沒有與信息化相配套的先進設施。還有部分檔案室環境不合格，存在著濕度過大、溫度不均、灰塵過多等環境問題。

4）檔案安全跟不上時代要求。隨著互聯網時代的到來，檔案信息安全是新時代檔案管理工作面臨的一個重要安全因素。然而部分企業和檔案管理人員受傳統管理理念影響，認為檔案安全管理就是對實際檔案安全保管，對如何保障檔案信息不流失、不泄密、保障檔案信息網絡安全認識不夠，重視不足，很多企業的檔案室網絡安全設備也跟不上時代要求。

5）檔案管理的基礎設施不健全。由于企業缺乏對檔案管理的正確認識，導致企業不在檔案管理的基礎建設上投入太多資源，檔案管理部門工作環境較差，有的企業甚至沒有專門的檔案管理部門，沒有專門放置檔案的檔案室，或者為了經營的需要一再縮減檔案室的空間。有的雖然有檔案室，但是沒有分門別類的整理擺放，把各種檔案堆積在一起。

3 檔案管理的建議

1）提高企業職工對于檔案管理工作的認識。一個企業要真正做好檔案管理工作，必然需要企業所屬職工的配合和支持。要加強職工對檔案管理重要性的認識，讓他們積極配合企業檔案管理工作。提高認識可以采用的方法有，開設檔案管理知識講座，介紹我國檔案管理制度和相關法律法規，開展檔案管理知識講座，進行問卷調查等。

2）充分利用檔案資源調動員工積極性。有些單位不能正確認識檔案管理工作的重要性，認為檔案管理工作不能為企業帶來高額利潤，過多投入財力物力是極大的浪費。殊不知對于職工而言，自己的檔案就是自己工作經歷的展現。隨著檔案管理工作的改革，檔案也是對自身權益的一種保障。當職工意識到自己受到重視自然會提高工作積極性，為企業帶來更多的效益。因此，為了企業的長久發展，企業必須要把眼光放的長遠一些。除了收集、整理、保存好員工的檔案，還要做到不丟失、不破損，給每個員工建立一份全面的檔案資料。

3）充分發揮檔案作用。積極開發利用檔案的信息資源，充分發揮檔案的價值，單位應主動出擊，開展檔案應用研究。既可根據本單位的需求，編寫單位的發展史、大事記匯編、組織沿革、先進集體與優秀個人匯編等，也可圍繞中心工作與建設需要，宣傳和總結單位改革的經驗和業績，為領導決策做參謀。檔案資料編研成果還可為社會提供有效的信息服務。推動檔案管理在服務上由封閉型向開放型轉變。新時期檔案工作的覆蓋面更寬、受眾面更廣，體現出更強的社會性、全民性和公益性。檔案利用不再局限于工作查考和學術研究，越來越多的普通公民為掌握信息或維護自身合法權益利用檔案。建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系，是這幾年檔案工作的重要內容，也是我們國家檔案工作區別于國外檔案工作的一個重要內容。檔案管理事業只有走出神秘象牙塔，融入社會、根植于大眾、服務于現實，才能有廣闊的發展空間。

4）加大企業對檔案管理工作的資金投入。企業不能只關注于眼前的經濟利益，要把目光放長遠，能夠看到檔案管理對企業未來發展的重要意義和作用，加大對檔案管理工的資金投入，完善企業內檔案管理工作的基礎設施。比如，建立檔案管理所必需的檔案室或檔案庫房，完善檔案管理工作人員的相關工作設備包括電腦，辦公室等。這其中也包括上面提到的對工作人員的培養，公司和企業只有將這些最為基礎的地方做好，做到位，才能從根本上確保檔案管理工作的執行。另外，企業也可以從外界引進先進的管理人員或管理辦法，或者加大對管理制度的創新獎勵等措施。

5）實現企業檔案管理現代化。新形勢下，信息社會對檔案工作的要求時檔案管理的數據化、信息化，這也是檔案管理人員發展的必然方向。在這種大趨勢下，就要求企業的檔案管理人員必須具備扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，以及運用新興的科技手段和先進的管理方法管理檔案的技能，在不斷提高自身專業業務素質的同時，熟練運用計算機，并且注重信息文化方面的理論知識的學習，努力使自己成為新形勢下的綜合性的現代檔案管理人才。

4 結束語

企業檔案管理是企業管理的關鍵環節，在企業發展中發揮著非常重要的作用。隨著互聯網技術的飛速發展，以及經濟全球化的日趨明顯，極大地促進了我國經濟的發展，但也給企業檔案管理帶來了新的挑戰，傳統的企業檔案管理模式，已無法滿足現代化工作模式的需要。因此，在新時代背景下，加強企業檔案管理創新，順應時代步伐，改變企業檔案管理模式，不斷提高企業檔案管理水平，為企業帶來更多的經濟效益，推進企業的可持續發展顯得尤為重要。

參考文獻

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