事業單位辦公系統與智能檔案管理的融合研究

張明慧

摘 要：目前，為了提升工作效率，業內人士開始考慮將兩者的工作進行融合，但在實際融合過程中依舊面臨一系列困難，導致不斷出現重復工作及資源浪費的情況，既增加了工作量，也降低了工作效率，因此研究事業單位辦公系統與智能檔案管理的融合問題具有重要的現實意義。

關鍵詞：事業單位；辦公系統；智能檔案

1 事業單位辦公系統與智能檔案管理的融合現狀

1.1 格式規范不統一

通常情況下，事業單位辦公系統的內容結構較為復雜，其包含信息存儲格式、數據類型結構、信息算法等，與智能檔案管理工作相比，二者差別較為明顯。其中，主要的差別體現在文本的格式方面，兩者格式的差異極大，妨礙了相互間信息交流與轉換。因此，兩者在進行融合時，要實現格式規范化。通過統一化的格式標準，達成一致的數據算法，建立同一個應用數據庫，具體在格式、實際操作及相關程序方面實現統一的目標，從而使兩者間的操作規范趨于統一，最終實現融合的效果。

1.2 信息共享化緩慢

目前，事業單位辦公系統和智能化檔案管理融合，開始向信息共享化轉變，然而兩者信息共享化較為緩慢。實現信息共享方面的工作流程大致分為資源搜集、分析、整理及歸類幾個方面，特別是事業單位的智能檔案管理，在達成信息交流共享的基礎上實現檔案信息的優化歸類與整理，做好相應的保密分級差異，在系統保密級別范圍內實現信息的優化流轉，但是，兩者信息性質存在差異，導致兩者信息共享化極為緩慢，難以找到有效共享的結合點。

1.3 操作流程不統一

事業單位工作范圍廣，相應的工作量也明顯增多，在辦公工具的運用上，對自動化系統的運用已經越來越成熟，比如OA軟件，工作人員對該軟件的操作已經非常熟練。目前，為了促進事業單位辦公系統和智能檔案管理實現融合，為了實現資源共享目標，事業單位開始促使兩者融合。但是，兩者在操作流程上還不夠統一，因此，要想實現這一目標，事業單位必須要求整個操作過程堅持統一化原則，在應用程序層面上維持統一，實施簡單、明確、統一的操作流程，最終發揮出兩者融合的作用與價值。

2 事業單位辦公系統與智能檔案管理融合存在的問題

2.1 辦公軟硬件存在差異

盡管我國事業單位內早已實現信息化、自動化操作，但辦公系統和智能檔案管理仍屬于兩個不同的工作類型。所采用的辦公操作設備雖然都無外乎計算機、服務器及相關掃描設備等，但在設備的型號、功能及內設軟件上存在明顯差異，導致兩者始終處于不同的工作條線。因此，要想實現辦公系統和智能檔案管理的融合，事業單位要解決辦公操作設備的差異問題，這是實現兩者融合的開端。

2.2 人才專業發展存在差異

事業單位需要聘請專業人才開展辦公系統與智能檔案管理融合工作，由于兩者屬于不同工作類型，不管是檔案管理還是辦公操作都要求工作人員必須掌握相應的技術，從而導致兩者對人才需求的專業偏向相差甚遠，相關人才在專業發展方面呈現出明顯的差異性。因此，在辦公系統與智能檔案管理的融合工作中，人才的個人專業素質水平呈現兩極分化，導致兩者的融合出現人才緊缺的情況，主要體現為缺少綜合性人才。

2.3 管理制度方面存在差異

由于事業單位辦公系統與智能檔案管理工作的具體性質存在顯著差異，比如辦公系統工作性質通常為公開性，而智能檔案管理者則一般為保密性。因此，由于工作性質的不同，所制定和實施的管理制度也存在明顯的差異，這種差異主要體現在工作開展的規范要求、標準設定、操作流程及監督事項等方面。因此，制度差異導致事業單位辦公系統與智能檔案管理難以深度融合，很難繼續構建一套統一的管理制度。

2.4 工作標準不統一

一般情況下，事業單位開展辦公系統和智能檔案管理相關工作，都是以相應的標準為前提。盡管我國已經出臺了《電子文件名詞術語》《中國檔案機讀目錄格式》等標準文書，為我國事業單位交流信息提供了標準，但其中的多數標準都屬于推薦類標準，并不符合事業單位的發展實際。因此，事業單位很容易出現擅自修改標準以符合自身發展實際的情況，一些單位工作人員甚至對標準一無所知。

2.5 安全級別不對等

由于事業單位辦公系統和智能檔案管理工作性質的差異，使兩者在信息安全級別設定上存在明顯差異。比如，與辦公系統相比，檔案管理的保密級別明顯更高，因此針對電子檔案的安全保障成為開展工作的重點，而辦公系統雖然也存在一定的安全范圍，但安全級別明顯沒有檔案管理高。相比之下，事業單位的辦公系統在安全級別上呈現出明顯的不對等情況，勢必會影響兩者的融合。

3 事業單位辦公系統與智能檔案管理融合的對策

3.1 優化整合辦公軟硬件

目前，國內事業單位中早已普及辦公系統，相應的智能檔案管理系統也隨之實現優化升級。因此，要想實現兩者融合，事業單位需要在基礎設施層面加以整合，像服務器、計算機設備、掃描設備等，均屬于此類基礎設施類型，此類基礎設計融合是開展整個融合工作的重要基礎。在基礎設施的升級方面，事業單位具體可借助技術、設備的優化升級實現統一融合，通過更新和升級基礎設施，為建設信息交流平臺奠定堅實的基礎，為信息安全傳輸提供保障。此外，事業單位應積極借助相關專業軟件開發真正符合自身發展的融合系統，并借助技術升級和補充的形式最終實現資源有機融合。

3.2 加大人才整合力度

事業單位要想實現辦公系統和智能檔案管理的融合發展，就必須借助人才的力量來實現，在整個過程中，不管是檔案管理還是相應的辦公操作，都要滿足相應的技術性。目前，互聯網發展迅猛，對于人才的要求越來越嚴格，要求其必須掌握計算機技術、辦公理論知識及檔案管理水平及相關法律知識等，從而才能勝任檔案管理工作。因此，事業單位應當做好培訓工作，通過外出學習、同行溝通及培訓班學習等方式切實提升工作人員的個人素質，達到提升工作效率的目的。

3.3 制定完善的管理制度

事業單位要想實現辦公系統和智能檔案的融合，需要將兩者的資源信息加以融合。單位內的辦公系統資源一般是以一種公開的形式呈現的，而單位的檔案管理則具備明顯的保密性。因此，要想實現兩者的優化融合，事業單位必須結合自身實際情況制定完善的管理制度。其中，制度融合的內容具體為統一制定兩者的規范、標準及操作流程，從而才能切實實現兩者的深度融合。

3.4 建設統一化標準

事業單位要想實現辦公系統和智能檔案管理融合，就必須建立統一的標準。雖然我國對檔案管理格式和電子文件術語做了明確規定，給大多數事業單位進行信息建設交流時提供了參考，但是仔細查看可以發現，其中羅列的諸多標準更多屬于推薦類標準，單位內不同部門之間都可結合部門發展實際進行修繕調整，部門員工可能對此標準一無所知，嚴重削弱了國家標準的推行約束力。因此，事業單位要想實現辦公系統和智能檔案管理融合，必須要實施統一、標準化的內容。

3.5 全面增強安全意識

保護電子檔案安全，不但需要設置訪問攔截防火墻，同時還需設定相應的管理約束制度，主要針對系統病毒、黑客攻擊及人為、自然破壞，等等。因此，事業單位在辦公系統與智能檔案管理融合的過程中，應當高度重視辦公及檔案信息的安全工作，促使兩者協調安全級別，增強安全意識，保障兩者互為融合。

參考文獻

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