教育局檔案收集與管理的規范化措施探究

薛君妍

摘 要：教育局存放的檔案類型多、內容雜，且數量也很龐大，為了提升檔案收集與管理工作效率，既需要學校、教師及相關部門加強配合，也要求工作人員進行規范化管理。不過從實際情況來看，教育局檔案收集與管理工作中還有很多問題，主要體現在材料更新不及時、檔案內容不完善，為檔案管理人員提出了較高的要求。本文將簡述教育局檔案收集與管理的重要性，并通過分析其中存在的問題，提出了具體可行的規范化措施。

關鍵詞：教育局；檔案收集；規范化

教育局檔案收集與管理主要以國家政策與制度合法化為基礎，由教育局統一管理與規劃收集到的檔案資料。檔案收集作為教育局的一項重要工作內容，若是存在檔案遺漏等問題，將不利于檔案的管理與存儲。同時教育局檔案資料類型較多，工作事項也很繁重，收集與管理難度較大。對此教育局要充分意識到檔案收集與管理的重要性，積極采取規范化措施，確保能夠將檔案作用充分體現出來。

1 教育局檔案收集與管理的重要性

教育局要根據國家有關規定與法律法規開展收集與管理工作，將分散在各科室與、各學校及個人手中的檔案集中起來，由教育局統一管理，任何科室與個人都不得以任何理由不交，也不能據為己有。因此只有教育局高度重視檔案收集與管理工作，才能保證檔案的完整性與可靠性，將檔案的價值真正體現出來。對于教育局檔案收集與管理工作來說，其意義體現在以下幾點：第一，能夠讓歸檔材料更加完整與真實。第二，收集作為檔案管理工作的基礎內容，能夠提供具體的管理對象，只有做好了收集工作，才能保證教育局檔案的數量與質量。第三，通過收集豐富的檔案資料，能夠促使檔案工作質量不斷提升，更好的發揮出檔案服務作用。

2 教育局檔案收集與管理存在的問題

2.1 檔案文件材料不完整

由于相關單位工作人員檔案工作意識不強，不注意日常工作中原始材料的積累保管，導致很多材料遺失或不知去向，到年終歸檔時只能有多少交多少。有的工作雖然非常重要，但因為沒有注意材料的積累，所以也就無法歸檔[1]。另外，教育局檔案部門由于不了解相關單位每年開展的具體工作，所以所謂的監督、指導只能流于形式，最終形成歸檔文件材料不齊全、不完整的不利局面。這樣就導致單位內庫存檔案種類單一，很多有重要保存和利用價值的檔案沒有得到有效管理，極大影響了各單位對綜合檔案的利用需求。

2.2 檔案收集工作開展滯后

教育局分管的學校數量較多，部分學校有時沒有及時提交檔案，收集工作難以正常開展，如此一來檔案工作就長期處在了被動狀態，影響了教育局檔案收集的完整性與真實性。對此檔案管理部門針對各學校報送的檔案，也未能第一時間處理，導致文件材料歸檔不及時，形成資料不完善，缺少了很懂中間內容，造成資料發生短缺的現象。此外，由于教育局檔案歸檔制度存在缺陷，且執行不嚴格，也容易引起檔案出現短缺的問題。

2.3 檔案意識不強

檔案收集是豐富館藏檔案資源的重要途徑，是教育局綜合檔案管理工作最艱巨的首個工作環節。在教育局檔案收集與管理過程中，檔案工作者要提升自己的積極性與主動性，各學校教師也要高度重視檔案移交工作。但是從實際情況來看，很多檔案工作者為及時對檔案進行收集，工作上顯得非常被動，這樣極易引發檔案收集不完善、移交整理不及時等現象。

3 教育局檔案收集與管理的規范化措施

3.1 認真做好宣傳工作

當前教育局由于對綜合檔案管理存在忽視，也未樹立起先進的檔案管理理念，因此檔案管理效率也難實現提升。對此需要教育局領導提高重視程度，在信息化背景下鼓勵綜合檔案管理的創新，才能達到應有的目的。教育局檔案管理部門領導也要對綜合檔案管理意義有充分認識，在檔案管理中納入日常工作，在檔案收集與管理過程中，應該認真做好宣傳工作，切實增強相關人員的檔案收集意識[2]。檔案部門要采取多種方式開展宣傳工作，將報紙、雜志和互聯網等媒體作用充分發揮出來，確保各學校與教師個人都高度重視檔案收集工作，清楚其重要性。對教育局領導與學校領導來說，也要在檔案收集與管理工作上給予更多支持與幫助，為檔案工作的規范化開展奠定良好基礎。

3.2 健全檔案收集制度

因為缺乏完善的規章制度，所以檔案收集經常顯得不及時，在教育局檔案收集與管理過程中，需要對各項規章制度進行完善，從而確保材料收集更加完整與及時。教育局要不斷完善檔案收集制度，加大監督力度，確保管理制度能夠有效落實，針對檢查中遇到的問題要及時整改，減少對綜合檔案管理工作的影響。在檔案管理人員上在法律知識上加大考核力度，將相關部門任務、職責合理確定下來。教育局在制定完善的檔案收集制度后，也要嚴格督促執行，這樣才能提升檔案收集與管理工作的規范化水平。

3.3 轉變檔案收集與管理方法

第一，主動收集。在教育局檔案收集過程中，不能過于依賴年底或階段性突擊征集，檔案工作者應該做到腦勤、腿勤和嘴勤，全面掌握文件形成規律，對于教育局和各學校開展的重大活動，應該提醒相關部門注意保存好形成的各種文件材料。在日常工作中要積極到相關部門收集檔案資料，避免發生遺漏的現象。第二，定期送交。各部門在文件材料辦理后要結合檔案收集歸檔的范圍、時間和質量要求，向教育局及時移交檔案。第三，聯系催要。通過召開檔案員會議，選擇個別溝通聯系等方式，保證檔案收集的及時性。若是遇到阻力，則要講清道理，讓相關部門與人員意識到檔案收集的重要性，能夠主動提交檔案資料。第四，以用促收。教育局加強檔案管理工作，能夠最大限度提升檔案保管利用價值，確保利用者到檔案室可以快速查詢到所需資料。通過以用促收的方式，可以促使他們積極將應歸檔材料交給檔案室。第五，動態收集。檔案材料只有完整進行收集，才能將其應有的價值體現出來。檔案工作者要實時掌握教育局工作新內容與新情況，規范開展檔案收集與管理工作，能夠保證隨時生產隨時收集歸檔。

3.4 提升檔案管理員綜合素質

由于部分檔案工作者綜合素質偏低，從而為檔案收集與管理工作帶來了巨大的挑戰。為了讓檔案收集工作更加高效開展，各學校要安排專人負責檔案收集工作，并對他們進行培訓，不僅要提升檔案收集工作者的責任心，還要確保他們擁有良好的職業道德，能夠始終保持求真務實的工作態度，具備甘于奉獻的工作精神，并掌握更多豐富的檔案管理知識[3]。對此要采取有效措施，促使檔案工作者能夠主動、積極收集檔案，規范化進行管理，消除以往被動的工作狀態，這樣才能保證教育局檔案的完整性與可靠性，能夠為我國教育事業的發展作出應有的貢獻。

4 結語

總之，教育局需要收集與管理的檔案類型較多，數量也很龐大，對檔案工作者素質與能力有較高的要求，為了及時對檔案進行更新與補全，需要檔案工作者與各學校加強溝通與交流，通過相互之間的配合與協調，確保檔案收集更加及時，管理更加規范。此外，還要建立更加完善的檔案管理制度，逐步擴大宣傳范圍，讓更多人都意識到檔案收集與管理的重要性，能夠主動參與其中，進一步提升教育局檔案收集與管理工作的規范化水平。

參考文獻

[1]周忠祥，周旋.盤龍區教育局檔案整理“四集中”培訓工作圓滿完成[J].云南檔案，2016（06）：10.

[2]張星，李曉恩.教育局檔案收集與管理工作的幾點思考[J].才智，2016（14）：278.

[3]張艷.淺談教育局檔案收集工作中存在的問題及其對策[J].辦公室業務，2014（15）：80.