基于信息技術的企業檔案管理創新路徑

唐琳

摘 要：當前我國已經步入了高新技術時代，現代化信息技術的不斷發展，給企業檔案管理工作創造了全新的契機，將信息技術運用到企業檔案管理工作中不僅能夠提升檔案資源的利用率，同時還可以增加企業效益。由此可見，信息技術對企業檔案管理有著重大意義。本文主要分析了信息技術應用在企業檔案管理工作中的重要性，并進一步闡述檔案管理基于信息技術背景下的創新路徑。

關鍵詞：信息技術；企業檔案管理；創新；路徑分析

在信息時代背景下，信息技術已經深入我們生活和生產的各個角落，進而也推動了社會的發展與進步。在企業檔案管理工作中，應用信息技術不僅可以提升檔案管理工作效率，同時還可以促進檔案信息的開發和有效利用，為企業競爭提供了重要保障，足以見得，在企業檔案管理中應用信息技術是企業健康發展的重要手段。

1 將信息技術引入企業檔案管理工作中的重要性

當前，信息資源在社會市場競爭中的作用日漸明顯，檔案信息是企業資源的重要組成部分，其重要性不言而喻。傳統檔案管理模式較為單一、滯后，難以滿足對檔案信息的實際需求，將現代化信息技術引入到企業檔案管理工作中，不僅方便各項檔案信息的儲存和查找，且有著成本較低、可靠性高、檢索迅速等優勢，能夠有效提升檔案管理工作效率，同時為企業信息咨詢和經營決策提供強有力的依據，與時代發展要求相吻合，進而提升企業競爭能力。

2 企業檔案管理工作現狀與弊端

當前大部分企業檔案管理工作都是運用傳統管理模式。其一，企業檔案管理工作改革力度相對較小、步伐較慢。雖然傳統且陳舊的檔案管理體系已經逐漸被打破，但是新的企業檔案管理體系還沒有完全形成，嚴重制約了檔案管理工作的順利開展。這一階段，很多企業檔案管理工作都處在等待和觀望的狀態中。

其二企業檔案管理觀念較為落后。企業很多員工和領導人員對檔案的認識還停留在初級階段，沒有意識到檔案知識資源和信息記錄的重要性。

其三企業檔案管理部門地位低下。檔案管理部門在企業整體管理中長期得不到重視。與企業其他部門相比較，企業領導人員對檔案工作的支持程度顯然不夠，檔案保管基礎設施和人員基本工作條件長期得不到改善，檔案業務經費不夠充足，檔案人員待遇普遍不高，嚴重影響檔案管理工作的正常開展。企業檔案管理部門常常成為企業精簡的對象，甚至部分企業已經撤銷了檔案管理部門。

其四企業檔案管理工作滯后于信息化發展，企業檔案信息缺少系統性管理。很多企業檔案的保管和保存還分散在各部門和機構之間，沒有充分實現企業范圍內檔案的集中化管理。另外，相關檔案信息也沒有實現與其他信息資源的共享，也沒有進行全面整合，導致企業檔案管理工作效率低下，工作經常出現失誤。

總而言之，傳統檔案管理不論是從管理模式還是管理方面來講，都在無形中限制了檔案管理工作的質量和效率，進而導致企業發展緩慢。因此，企業需要改變檔案管理落后現象，運用信息技術對企業檔案管理進行優化，保障企業整體效益的提升。

3 信息技術在企業檔案管理中的創新路徑

3.1 加強企業檔案數據庫建設的規范化與標準化

檔案數據庫建設就是根據數據自身的結構特征，高效組織和儲存以及管理多類數據的倉庫，數據庫不僅是儲存平臺，也是一種全新的管理方式。在企業檔案管理部門中，需要以企業現有信息資源為基礎，有計劃地構建符合企業特色和適應企業發展的檔案檢索系統以及信息資源全文數據庫。在信息化檔案管理中，還存在一些企業與部門之間在閱讀檔案信息過程中未能形成統一儲存格式以及多種格式共存但相互不兼容等問題。基于此，為進一步實現電子檔案產品的共享，企業數據庫建設還需要堅持規范化、標準化以及統一化原則，在實際建設過程中，應有統一的數據劃分和標準數據模塊。這樣不僅可以實現檔案資源的廣泛共知和共享，還能夠保障數據庫建設質量，進而更好的實現數字化檔案管理與傳統檔案管理的融合發展。

3.2 擴大檔案資源收藏量 提升網絡化程度

企業檔案信息化管理在實施過程中也遇到了諸多困難，其中最為突出的就是企業檔案經費的問題。但是想要加快企業檔案管理現代化建設，就需要不斷擴大檔案儲存信息量和信息的完整度，企業領導人員需要加強對檔案管理數字化建設的資金投入力度，完善企業檔案管理的網絡化進程。這樣不僅有助于企業領導人員利用檔案快速做出正確的決策提升企業效益，還能給各部門在日常的工作中提高對檔案的利用率，同時還能提升所提供檔案資料的完整性、準確性，并且還能使得企業檔案網絡環境得到優化和完善。

3.3 以安全手段為保障

企業檔案管理在應用現代化信息技術的過程中，其能夠給企業檔案管理帶來諸多便利，但也存在一定的隱患，就是安全風險會不斷上升。所以，企業需要不定期對檔案室硬件設備和線路進行巡查與維護，以免因為設備故障導致檔案信息數據的丟失；針對于病毒的入侵和垃圾郵件等威脅因素，需要定期檢測、掃描和備份檔案文件，提升防火墻的性能與功能，可以配備“360安全衛士”或“金山毒霸”等殺毒軟件，以此來提升保障網絡安全。另外，針對于檔案管理應用系統，需要以檔案管理軟件為平臺，完善相關用戶訪問權限，或者定期修改訪問密碼。以此來規避非正常訪問系統，還可以構建涵蓋用戶訪問和數據庫更新等日志文檔資料，這樣可以有效降低多項風險隱患，保障企業檔案信息的安全。

3.4 重視與培養專業檔案信息管理人員

企業檔案信息化建設是企業檔案管理工作實現信息化發展的重要趨勢，企業推動檔案信息化建設的重點就是人才。企業檔案管理人員屬于檔案管理工作的主體，在企業檔案工作的發展中起著決定性作用。因此，企業的政策措施和思想理念以及工作途徑都需要完全適應新的變化而不斷創新，這就進一步要求企業檔案管理需要有不斷創新發展的檔案人員。這些人員既要有對計算機技術應用和業務素質較強的檔案管理人員，還需要有一批具備不斷創新和堅持創新的檔案管理人員。企業檔案部門需要有計劃且有針對性的對檔案管理人員的思想和業務技能進行培訓，積極培訓大量業務精湛、一專多能以及具有創新精神的復合人才，讓其進行企業檔案信息的開發與管理。企業檔案管理人員不僅要進行基礎理論與業務技能培訓，還需要開展信息技術培訓，應將培訓重點放在數據規范采集和軟件正確使用以及網絡知識的正確應用等方面。通過培訓讓檔案管理人員能夠熟練將計算機技術運用在檔案管理工作中，同時掌握檔案管理應用軟件的多種功能，讓檔案管理人員可以成為檔案信息化管理的專業人才，進而保障企業檔案管理系統穩定運行。

4 結束語

綜上所述，企業檔案管理全面應用信息化技術，是對傳統檔案管理技術的重大突破，讓檔案管理工作由封閉管理轉向開放。當前企業檔案工作重點就是將信息技術與實際工作進行融合，使檔案管理更具安全性，檔案運用更具方便性，并且運用多種措施來加強企業檔案信息技術的使用價值，同時推動檔案工作的可持續發展，進而使得企業檔案管理走向正規化、標準化和多元化。

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