智慧檔案服務理念及服務路徑分析

孫紅艷

摘 要：隨著科學技術的快速發展，近年來信息傳輸速度大幅度提升。檔案作為最重要的信息來源，在這種新形勢下對檔案管理和服務工作提出了新的要求。信息技術在檔案工作中的應用對檔案管理和服務帶來了較大的影響，當前檔案服務呈現出智慧化和科學化的發展趨勢。在當前智慧檔案建設過程中，需要樹立良好的智慧檔案服務理念，并積極探索一條智慧檔案服務創新發展的新路徑。

關鍵詞：智慧檔案；服務理念；服務路徑；數據庫；平臺；服務方式

智慧檔案服務主要是依托于現代信息技術和網絡技術，在智慧檔案管理模式下可以有效的將檔案管理人員從繁重的體力勞動中解脫出來，減輕人力消耗。檔案服務作為一種信息服務，其以檔案利用者作為服務對象，通過對檔案的利用，從而實現檔案的價值。由于檔案存在著潛藏的價值，因此檔案管理人員還需要深入挖掘檔案資源，加快推進智慧檔案服務建設，進一步對智慧檔案服務進行優化，提高檔案信息服務水平。

1 智慧檔案的服務理念

1.1 遵循以人為本的服務理念

在傳統檔案管理模式中，檔案工作量較大，檔案管理呈現出粗放的方式，這也對檔案服務工作質量的提升帶來了較大的阻礙。在智慧檔案服務模式中，需要遵循以人為本的服務理念，通過建立健全智慧檔案服務機構，配備相應的檔案信息化建設的設備，有效的降低檔案管理人員的工作強度，使檔案管理人員能夠有更多的時間和精力進行檔案服務。而且檔案管理人員工作強度降低，可以有效的提高工作效率和工作質量，有利于檔案管理和服務水平的提升。另外，在智慧檔案管理模式下，在實際檔案管理工作中需要更加關注用戶的需求，能夠為用戶提供更具便捷和快速的檔案信息查詢、調閱和利用服務。

1.2 共享共建資源整合

在檔案工作中應用互聯網技術，有效的打破了時間和空間的界限，借助于互聯網終端，檔案利用者即可以對相應信息進行查詢，更好的滿足檔案需求。同時利用互聯網技術，檔案部門之間還可以實現檔案信息的互通，共同建立檔案信息共享資源庫，實現對檔案資源的優化配置。而且在符合條件的情況下，檔案使用者能夠對自己所需要的檔案信息進行查詢，有效的縮短了檔案查檔的時間。另外，部分職能上存在交叉或是相通的單位，還可以通過建立檔案共享機制，實現對相關單位檔案的查詢和利用，提高單位之間檔案信息的溝通效率。

1.3 注重效率的公共服務觀

信息化環境下檔案信息的開發利用發生了較大的變化，特別是當前智慧檔案以用戶滿意作為服務的出發點，并在實際提供服務過程中遵循注重效率的公共服務觀，通過對檔案業務流程進行優化，從而實現檔案信息需求和供給之間的無縫對接，更好的發揮出檔案信息資源的利用價值，進一步提高了檔案公共服務效率。智慧檔案服務中注重效率，主要體現在檔案服務行政效率、檔案服務技術含量及檔案公共服務效益等方面，即在最優成本下能夠為公眾提供更高效、便捷和高質量的檔案公共服務。

1.4 檔案服務建設持續創新

智慧檔案服務建設是一個動態的概念，這一概念的外延會隨著時代的發展而延伸，內容會隨著時代的發展而豐富。現階段，隨著信息技術的發展，越來越多的檔案管理人員開始將云數據技術、人工智能技術以及大數據技術運用到智慧檔案服務領域，促進了智慧檔案服務的進一步發展。

2 智慧檔案的服務路徑分析

2.1 構建“智慧檔案云”

在檔案工作中，需要通過構建云計算的智慧檔案網絡，形成“智慧檔案云”，依托于虛擬技術實現檔案信息的存儲。同時檔案館之間還需要推進一體化建設，借助于“云端”來將分散和孤立的檔案館有效的聯系起來，實現館際間的互通互聯。同時還要積極對各類檔案資源進行整合，加快推進智慧檔案建設工作，實現檔案資源的共建共享。另外，還要構建一體化的公共服務平臺，從而為用戶提供一站式檢索服務。

2.2 創建智能數據庫

檔案的智慧化源自對數據的精準分析與科學利用。因此，應充分利用大數據技術，構建智能數據倉庫，以便深入挖掘檔案價值，提高檔案的開發與利用效率。首先，應立足于公共服務要求，確立數據模型的構建需求；其次，應結合模型需求，就結構化、非結構化海量數據展開細致篩選、轉換與提取，并建立智能數據倉庫；再次，應對模型進行修正、優化，結合實驗結果對參數與規則等進行調整；最后，應結合最終模型就檔案關聯信息進行挖掘、分析、預測，為公共服務提供支持并為科學決策提供依據。

2.3 完善服務型基礎平臺建設

在當前智慧檔案建設過程中，由于構建了各種先進的信息化系統，因此在智慧檔案服務平臺建設過程中，可以通過對信息過濾技術進行應用，智能化的分析信息目標內容，通過將平臺與微信、微博等賬號綁定，借助于信息推送功能與平臺上的客戶進行交流，在利用已有平臺提供基礎檔案信息的基礎上，還能夠開發各種新型的檔案信息平臺。并在原有系統中，充分的利用云計算技術，實現檔案信息的低成本存儲。另外，還要加快促進檔案信息的電子化轉變，使人們借助于相關軟件即可以對檔案信息進行閱讀，并通過打造一體化檔案服務信息系統，通過將多種服務手段相結合，確保在檔案服務平臺上能夠滿足檔案需求者的各種需要。

2.4 開發“掌上檔案館”

移動互聯網時代，檔案部門應把握契機、科學布局，構建“掌上檔案館”，為廣大用戶提供更加便捷與優質的服務。一方面，應樹立開放思維，大膽創新，自主設計跨平臺、多功能的移動應用程序，開發微信等公眾平臺，開放檢索及查閱等多項服務，拓寬用戶的查檔渠道；另一方面，積極利用新平臺發布最新檔案資訊，推送優秀資源，利用媒體加強宣傳與推廣，吸引更多人關注。

2.5 加強人才隊伍建設

智慧檔案服務建設，需要一批技術能力過硬、服務意識過強的檔案人才。首先，單位要優化培訓體系，從培訓工作入手，全面提升檔案服務人才的職業素養、綜合能力以及知識技能。單位可以與檔案館、高校進行合作，分批次將工作人員送往檔案館和高校進修，使其適應智慧檔案的發展。其次，單位要制定政策，鼓勵檔案管理人員創新，鼓勵檔案管理人員參與檔案課題研究，培養一批兼具計算機技能、檔案管理知識以及統計知識的檔案人才。最后，注重人才引進。單位在引進人才時，應當結合現階段智慧檔案工作現狀，引進具有相應專業知識和職業技能的人才。

3 結束語

在信息技術驅動下，智慧檔案服務建設成為檔案管理行業技術革新的重要內容，特別是隨著云數據技術和人工智能技術的發展，智慧檔案服務模式也加快多元化的發展進程，這就要求檔案管理人員需要不斷的學習，樹立良好的創新意識，以此來推進智慧檔案服務建設，使智慧檔案建設逐步走上制度化和標準化的軌道。

參考文獻

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