如何做好醫院檔案信息服務工作

肖思霈

摘 要：醫院是以防治疾病為主要任務的醫療預防機構，在疾病預防、治療和行政管理等職能活動中形成了醫療護理、預防保健、科研教學、藥學管理、行政管理等多種門類、多樣載體的綜合檔案系統，這些檔案資料是做好醫院各項工作的依據，是醫院管理工作開展的重要條件。

關鍵詞：醫院檔案；信息服務；措施

醫院是以防治疾病為主要任務的醫療預防機構，在疾病預防、治療和行政管理等職能活動中形成了醫療護理、預防保健、科研教學、藥學管理、行政管理等多種門類、多樣載體的綜合檔案系統，這些檔案資料是做好醫院各項工作的依據，是醫院管理工作開展的重要條件。醫院檔案管理的最終目的是檔案最大限度地服務于科研與臨床，服務于所需用戶，只有以多樣的、及時的、方便的、有效的檔案信息服務，才可能充分滿足多層次用戶對檔案信息多層次的需求，從而達到有效利用的目的，充分實現檔案的價值。

1 轉變服務方式

檔案作為潛在的有歷史價值的信息，開發及時，應用得法，會很快轉化為生產力，幫助醫院在市場競爭中取勝，如果缺乏系統、及時、準確無誤的檔案信息依據，看不到檔案在振興醫院發展中的這種巨大作用，領導的決策和方針政策的制定就成了無源之水，無本之木，所以，檔案的利用工作有必要從一般的提供利用向主動開發檔案資源方面轉移。利用醫院檔案資源主動服務的主要方式：一是跟蹤服務，及時反饋信息。要主動參與醫院各項重大活動，如藥品、醫療設備采購、新建工程項目等招投標以及黨政、工、團開展的各項活動，研究檔案的利用特點和規律，了解客觀需要是有計劃、有目的地開發檔案信息資源的重要依據。二是根據需求，開發專業性信息。對已歸檔的檔案，針對醫院特點編纂有使用價值的綜合史料，為醫院提供利用。對不同時期、不同業務部門開展的不同活動，有針對性開發專業性信息，以滿足醫院各項活動的需要。

2 優化服務氛圍

2.1 完善激勵機制，鼓勵醫護人員開展科研

隨著醫學科學的發展，科研不單是高層科研機構的任務，也已成為基層醫院主要任務之一。醫院檔案資源服務的對象主要是醫護人員，調動他們科研的積極性，是開發利用病歷檔案信息資源的一條主要途徑。各醫院應建立健全激勵機制，鼓勵、支持醫護人員開展科研活動，為廣大醫護人員開展科研創造一個寬松的外部環境。

2.2 加強檔案信息資源的交流

當今的時代是最有效地運用信息資料的時代，誰的信息資料掌握的多，誰的科研成果就來得快，取得多。但醫學研究所需要的臨床數據，不像有些科學數據那樣，由人工試驗來提供，它受病種病人來源諸因素的限制。在臨床科研中，其周期的長短取決于病歷檔案資料的豐富與否。如果我們擴大病歷檔案來源，無疑會縮短科研周期，提高科研效率。因此，檔案管理應走出狹小、封閉的小圈子，在院與院之間建立檔案相互交流制度，定期地進行檔案信息交流，以彌補某病種病歷檔案資源的不足，這樣才能更好地為本院醫、教、研提供有價值的信息資料。

2.3 檔案管理人員要積極參與檔案內容的研究

目前，基層醫院的檔案管理人員只局限于對檔案的收集、整理、編目、存取工作，對檔案內容的深層次研究缺乏必要的手段和措施，檔案的利用絕大多數處于被動提供狀態。要解決檔案利用率偏低的矛盾，需要通過多種途徑培訓，提高檔案管理人員的業務素質，使其不僅具有管理檔案的能力，又具有檔案內容研究的能力，這樣，除保證對醫療、教學、科研等正常調用檔案外，還通過檔案內容研究開發新課題，有目的地指導科研工作，促進檔案利用，使保存的檔案價值真正體現出來。

2.4 擴大服務領域

1）開展咨詢服務：開展咨詢輔導工作，可以正確引導利用者有重點有目的地查詢自己所需的資料。2）定期跟蹤服務：檔案工作要全面服務于臨床、科研，滿足廣大用戶的需求。除了“坐”等用戶上門外，還必須有延伸服務的意識，深入到臨床第一線和科研教學活動中去。同時，還應建立檔案利用效果的反饋制度，及時發現工作中的不足，不斷完善服務內容，提高檔案利用率。3）進行檔案情報研究：檔案情報研究是在檔案進行調查研究的基礎上進行的一項高層次的服務工作，這是開發檔案資源為臨床、科研及醫院管理服務工作中最佳而又必須做好的工作。4）開展用戶教育：為了讓醫護人員更好地利用和了解檔案，掌握科學的方法和途徑來利用檔案資源，應實現被動的“享受服務”向“自我服務”型轉化，加強對用戶的教育培訓。5）實現檔案資源共享：檔案利用要由傳統的封閉型管理轉變到開放式管理，打破院際、省際、國際界線，在上級部門統一組織和協調下，構筑區域網醫院檔案信息管理網絡，做到互通有無，資源共享，提高醫院檔案信息服務工作的深度、廣度。

3 強化服務效果

3.1 開發利用檔案信息資源為醫院管理服務

在從事醫院管理過程中，信息管理起著重要的作用。通過對檔案資源的分析、研究、開發，將其轉換成醫療信息為醫院管理服務。通過檔案資源的提取，獲得大量的醫療信息，對深入研究醫院管理及合理評價醫療質量，強化醫院管理工作起決定性的作用。為使檔案資源有效的開發利用，必須合理調整檔案人員結構，首先在三級甲等醫院中采取硬性規定，檔案管理人員應按比例引進醫學院校、衛生信息專業或醫院管理人員，從事檔案資源的分析、研究、開發利用工作。其次，要掌握衛生行政事業管理，醫院管理的發展目標，根據其目標的需要，確定檔案資源開發項目。

3.2 開發利用檔案資源為臨床醫、教、研服務

醫院檔案管理人員要更新觀念，適應醫學科學的高速發展，改變傳統檔案管理被動的提取服務方式，增強檔案管理信息意識，疏通檔案管理渠道，開拓檔案管理新形式，走出檔案室，經常與臨床科室溝通，聽取意見，密切關注學習動態，了解臨床醫、教、研內容，確立正確的檔案資源研究課題，開發可利用檔案資源，為臨床醫、教、研服務。為了拓寬檔案資源開發利用的領域，檔案管理人員應具備預測意識，注意研究總結不同目的的利用特點與規律，提高利用需求預測能力。

4 更新服務觀念

在我國的經濟體制由計劃經濟向社會主義市場經濟轉變過程中，醫院檔案部門應當抓住機遇，迎接挑戰，深化改革，從封閉、為少數人服務的保守、傳統的守攤型舊理念中走出來，要樹立大市場、大檔案、大服務觀念，樹立效益意識、競爭意識、質量意識，建立面向市場、面向生產，多渠道、多形式、多方位的服務機制。首先，要明確深化改革的目的和指導思想，即在社會主義市場經濟條件下，進一步繁榮和發展檔案事業，更好地履行檔案部門的職能，最大限度地發揮檔案部門的作用，為醫院發展服務，為社會主義物質文明和精神文明建設服務。其次，要解放思想、轉換腦筋、樹立市場經濟意識、效益意識、競爭意識和協作意識等一系列發展社會主義市場經濟所必需的新觀念，克服“檔案工作無為”的思想，要真正認識到檔案信息是一種有價資源，且蘊含著巨大的經濟效益和社會效益。