淺談網絡環境下檔案文獻編纂工作的新特點

張國鈺

摘 要：網絡環境下的檔案文獻編纂工作是計算機網絡發展與檔案編研工作相結合的產物，它是編者經過對檔案信息的加工，通過網絡以電子文獻的形式提供給利用者的工作，是檔案工作中的新生事物。

關鍵詞：檔案文獻編纂；新特點

檔案文獻編纂工作是按照一定的題目，對檔案信息進行收集、挑選、審核、加工、整序和評價，以檔案文獻出版物的形式向社會用戶提供檔案信息的工作。它是系統地、有針對性地提供檔案利用的一種方式，是較高層次的檔案信息資源開發與利用工作。

1 檔案文獻編纂手段更加現代化

1）材料搜集更全面、準確、快速。傳統檔案編纂堅持全面查找，寧多毋漏，博約得當的原則進行各種直接或者間接資料的查找，運用因地以求，因家以求，求之公，求之私，因人以求，因代以求等方法，或者通過檢索卡片的一張張翻閱進行材料搜集。這種方式既費時又費力，而最后得到的有效信息也是很有限的。采用網絡搜集方式，通過一臺連接于網絡上的計算機就可以利用世界各地檔案館、圖書館、博物館的資料，而不必親臨現場一一查找。同時，網絡檢索工具以及搜索引擎的迅速發展使得我們可以利用各種檢索工具或者在檢索框內直接輸入檢索詞即可查找與題目有關的文獻資料，迅速、準確地了解到相關的情況，實現了大編研概念下資源利用的整體效果，為檔案編研工作打下堅實基礎。

2）檔案文獻加工效率高。對于傳統文獻編纂而言，在對檔案文獻加工時，首先要將原件抄寫下來，之后在抄件上進行加工，最后還要譽寫清楚，由此可見加工的勞動強度之大。傳統文獻編纂加工一般分為三個層次，即一次加工、二次加工、三次加工。對于一次編纂工作來說，往往只能是一個層次上的加工。而對于網絡編纂而言，可以從網上直接獲取所需材料，再運用計算機技術對電腦內的底本進行校勘，由于電腦上校點可以邊讀邊點，邊校邊注，字號可大可小，行距、字距可寬可窄，橫豎版面自由選擇。這大大減輕了編纂人員的勞動強度，提高了工作效率，而且網絡編纂可以將檔案文獻信息建立數據庫，對信息多次利用，多次編輯，甚至是一次編纂，多次利用，產生多個成果，突破傳統加工方式束縛，在進行網絡編纂的同時更有利于保護檔案原件。

3）編纂成果傳播方式快捷。傳統編纂成果傳播的方式往往是以書籍，報刊的形式印刷出版，這樣就要依靠出版發行部門的協助，這不但增加了中間繁瑣的業務環節，加重了工作人員的負擔，還拖延了編纂成果與用戶交流的時間。網絡編纂以其傳播快，范圍廣的特點解決了上述問題。利用網絡可以迅速將編纂成果上傳于網絡，供用戶直接查找，下載利用。用戶還可以在電腦上直接對查找結果進行加工處理，還可以通過網絡與文獻編纂者互動， 由傳統的被動地接受信息轉變為主動地接受信息、發布信息、傳播信息， 甚至還可以與文獻編纂者進行交流、對話。因此，網絡編纂成果傳播方式更為快捷，方便。

4）編研群體擴大化。利用網絡和信息技術進行用戶反饋信息調查是檔案文獻編纂工作反饋調查的重要方式。反饋調查貫穿整個編纂工作的全過程，與用戶構成良性互動模式。檔案編研者可以將自己的編研工作計劃與編研成果發布在網上，而后在政府信息網站或檔案館網中列出調查問卷，由瀏覽者提出自己的意見與具體要求。一般進入這類網站的大都是有檔案文獻利用需求的，而且由于這種問卷不具有強制性，不會因為用戶由于礙于調查人員在場而不得不填寫甚至填寫不真實的信息。由于調查對象具有針對性，這樣收集到的信息就有真實性、可靠性的特點，有很高的研究價值和參考價值。編研者由此可以最大限度地獲得社會各階層的檔案需求信息，并據此決定檔案編研工作的進度與安排。這樣，利用者參與檔案編研活動的始終，真正做到群策群力、集思廣益，使檔案編研工作真正做到全方位的為社會服務。

2 檔案文獻編纂成果公布形式更加多樣化

1）電子出版物形式。電子出版物是以光盤為載體，運用媒體技術采編，通過鐳射刻錄制作，憑借電腦進行閱讀的電子視聽讀物。針對不同內容的檔案和不同的讀者群可采用三種類型：第一，電子書籍，以脫機的光盤、軟盤為載體的檔案文獻出版物，大都屬多篇文獻匯編，也有的是單行的長篇文獻。第二，電子期刊，這是以脫機載體為重點的定期的連續出版物，每一期可容納若干個社會公眾所關心的問題，以及時滿足不同方面的讀者獲得新穎的小專題檔案文獻的需要。第三，電子報紙，那些帶有普遍教育意義、重要紀念意義或能緊密配合現實斗爭、現實工作的需要的單篇或一組檔案文獻，通過網絡進行公布，最能引起全國各界甚至國外的廣泛注意。

2）電子檔案文獻庫。電子檔案文獻庫是指存儲有大量檔案原文和信息的網絡數據庫，以最少的時間、經費和精力獲得最滿意的資料。它由三大部分構成：第一，檔案全文數據庫，以自由文本方式儲存檔案文獻的原文，并根據檔案全文的自然狀況直接設置檢索點，以方便檢索；第二，信息庫，類似于組織檔案全宗，即集中儲存有關某一事件或人物或機構的各種研究成果，包括論文和專著、索引；第三，經驗庫，主要儲存前人及今人對研究方法的總結。目前，人們已取得了一些可喜的研究成果。

3）影視聲像作品。根據社會需要，依據檔案文獻，運用高科技手段進行的檔案文獻編纂創作。如：中國第一歷史檔案館聯合故宮博物院、北京金水滴文化有限公司和湖南廣電集團合作拍攝的25集大型電視文獻紀錄片《清宮秘檔》，首次系統利用中國第一歷史檔案館所藏的一千余萬件清代檔案，沿循清王朝二百六十余年由盛而衰的歷史軌跡，真實再現了為人關注的歷史人物、宮廷內幕和皇家隱私。通過該片，觀眾不僅可以目睹大內秘檔的真容，而且還可以了解許多重大事件的來龍去脈。這種形式有別于傳統的編纂方式，不僅重視編而且也作適當創作；也不同于純文學創作，是在保持內容真實性的同時，把零散的、孤立的人和事串連起來，給予枯燥的史實以更加亮麗的色彩。它在一定程度上可拓展檔案文獻編纂的功能，應視為是對傳統檔案文獻編纂成果的重要補充。

3 檔案文獻編纂利用方式更加便捷化

1）有利于完善檔案信息網站建設。檔案信息網站是檔案館室在相互互聯的公共信息網絡上建立的站點，它以主頁方式提供相關信息和相關服務，構成公共信息網絡的一個節點。一個綜合性的檔案信息網站，是該地區檔案工作、尤其是檔案館工作發展水平的一個綜合性的展示，在一定程度上反映出一個地區檔案工作的全貌。因此，今后檔案部門應以建立檔案信息網站工作，發揮網站宣傳服務功能，為用戶提供高質量的檔案信息產品為網站建設的根本宗旨。

2）有利于增強館際網站聯系。傳統環境下的各個檔案館實體囿于環境的因素，彼此之間除了一些業務上的往來基本上沒有什么聯系，這大大限制了館際之間檔案文獻信息的共享與開發工作。在互聯網的廣泛普及，網絡技術廣泛應用的網絡環境中，通過加強館際間的網絡建設，實現彼此間的聯網工作，進而實現彼此間檔案信息資源的共享。另外，由于館際之間的緊密聯系，在檔案文獻編纂成果形成后，用戶在單個的檔案館網站中瀏覽時，也可以通過這些鏈接，針對某個檔案文獻編纂專題進行更廣泛的了解。這種方式不僅滿足利用者的信息需求，也實現檔案編纂成果的最大化共享。

3）有利于進行檔案匯編在線展覽。日益增多的網民數量使得檔案匯編在線閱覽室的建立以及網上檔案及匯編展廳的設立成為可能，使得原本設置在固定地點的檔案匯編展覽被搬到網上的虛擬空間。這一新的方式無疑滿足了網絡環境下人們的利用心理，也激發了人們利用檔案資源的熱情，因為這種自控、多采、生動的方式給檔案信息用戶帶來了極大的便利和新鮮的感受，也為檔案信息資源開發帶來了新的生命力。網上檔案及匯編展廳的建立，將珍貴檔案及匯編上網展覽，加強了檔案匯編的宣傳力度，發揮了檔案的文化作用，擴大了社會影響，有利于人們對檔案信息的認識，也有利于檔案信息的傳播和繼承，拉近了檔案與社會之間的距離。