新形勢下高校檔案信息化技術應用研究

戴春波

摘 要：在當前信息時代，信息化技術在各行各業中廣泛應用。在高校檔案管理工作中引入信息化技術，可以有效的提高高校檔案管理工作信息化水平。特別是近年來高校不斷擴招，檔案數量急劇增加，這也對高校檔案管理工作帶來了較大的挑戰。通過運用信息技術，可以有效的提高檔案管理工作的整體效率，保證檔案信息的完整性和安全性，并全面提高檔案信息服務水平。文中分析了信息化技術對高校檔案管理工作的影響，并進一步對新形勢下高校檔案信息化技術的應用進行了具體的闡述。

關鍵詞：高校檔案；信息化技術；影響；應用

近年來信息技術發展迅猛，這對我們的生產生活帶來了較大的改變。高校檔案管理工作作為最為基礎性的管理工作，將信息化技術融入到高校檔案管理工作中來，可以全面提高高校檔案管理工作的效率和質量，使檔案能夠更好的服務于高校的發展和建設，為檔案管理、利用和服務水平的提升起到了積極的促進作用。

1 信息化技術對高校檔案管理的影響

1.1 提高了管理人員的工作效率

在當前高校檔案管理作中，信息化技術的應用已成為檔案管理工作的新手段，不僅實現了檔案管理工作中人力和物力的節約，而且有效的提高了檔案管理工作的效率。通過在檔案管理工作中應用信息化技術，實現了紙質檔案向電子檔案的轉變，實現了檔案信息存儲空間的節約，加快促進了檔案管理數字化的實現。在檔案利用過程中可以隨時對所需要的檔案信息進行查閱和提取，不會對紙質檔案信息帶來破損，保證了檔案信息的完整性和安全性。由于高校檔案數量十分龐大，在對檔案信息進行修改和加工過程中需要耗費大量的時間和精力，但通過利用信息化技術，可以簡化流程，并采用機讀的形式來對實現對檔案信息的及時加工，有效的提高了檔案信息加工工作的效率。而且利用信息化技術還可以實現對檔案信息的高速檢索，只需要輸入關鍵字即可以查找到自己所需要的檔案信息，進一步提高了檔案信息檢索的效率。

1.2 實現了檔案資源的信息共享

檔案對每個人都具有非常重要的意義，是人們學習、工作情況的總結，在求職、升學等過程中都要加以利用。但是，以往的檔案管理形式相對繁瑣，一旦上級部門或其他單位需要對學生的檔案進行查看，就要經歷一個復雜的環節。將信息化技術運用到高校檔案管理工作中，能夠實現資源的實時共享，學生的資料可以通過計算機終端進行及時傳遞，從而做到對檔案信息的分類提取和準確分析，滿足社會各界對檔案的不同需求。

1.3 促進了高校檔案辦公的透明化

在傳統的檔案管理模式中，學生很難看到自己的檔案內容，不利于對其進行檢查。信息化技術在高校檔案管理中的運用，為工作的公開透明奠定了基礎。各大高校通過在網絡上建立檔案的手段，可以讓學生及時查閱自己的信息內容，這樣一來不僅能夠增強學生對自己的了解度，還能夠對檔案管理者的工作進行有效監督，促進高校辦公的透明化。

2 新形勢下高校檔案信息化技術的應用

2.1 收集整理和歸納分類

在傳統檔案管理工作中，檔案信息的收集、整理、歸納和分類需要由檔案管理人員人工進行，工作量較大，而且還容易出現失誤。但通過應用信息化技術來對檔案信息進行收集、整理、歸納和分類，這些工作都可以自動化進行。有效的降低了檔案管理人員的勞動強度。當前辦公自動化系統的普及應用，檔案信息管理系統可以與辦公自動化系統實現有效對接，這樣可以及時收集電子文件，并將其進行整理、歸納和分類，從而進行歸檔，實現無紙化辦公，不僅有效的保證了檔案信息的及時收集和歸檔，而且能夠積極推進檔案信息化建設，全面提高高校檔案信息化水平，進一步提高檔案信息的處理效率。

2.2 信息查詢、提取和保存

在檔案管理工作中應用信息技術，可以為檔案信息的查詢更具便捷性。傳統檔案信息的查詢需要逐個文件的核對，但通過應用信息化技術，檔案信息數據可以在檔案數據庫或是云端進行存儲，這樣在對檔案信息查詢和調取時，只需要輸入關鍵詞，就能夠調出所需要的檔案信息，使信息查詢和提取更加方便。對于檔案信息而言，其安全性至關重要，因此檔案信息保存工作具有極為重要的意義。利用信息化技術可以為高校檔案信息保存提供一道重要的保護。檔案信息可以在計算機中進行存儲，也可以通過移動硬盤進行再次備份，可以有效的防止信息丟失，保證檔案信息存儲的安全。

2.3 RFID在檔案管理中的應用

在傳統的檔案管理中，需要對檔案進行分類整理，然后手工編制相關信息，最后手工復制目錄，這樣既要耗費大量人力，又耗費時間。射頻識別（RFID）是一種自動識別技術，它集編碼、載體、識別和通信技術于一體。其主要原則是通過無線電波讀取，寫入和識別標記媒體。RFID技術的使用可以實現非接觸式數據采集，有利于隨時查找文件名，也有利于動態實時管理。對于非常重要的文件，EAS標簽的防盜功能也可以與通道天線配合使用。當文件被非法采取時，它會自動報警，以防止丟失文件。

2.4 構建云計算信息處理平臺

近年來云技術發展速度較快，具體可以將云技術劃分為云計算和云服務兩部。云計算通過虛擬化和自動化技術來創造出更多的計算機運算資源。云服務則利用虛擬形式來將信息技術以服務的形式，并通過網絡提供給用戶。在當前應用云技術來進行檔案管理工作中，城朵構建云計算信息處理平臺，加快推動基礎設施建設，并通過利用各平臺的交互來促進信息資源的共享。在具體操作過程中，可以根據高校管理工作的重點，將一些重要檔案及具有較高保密級別的檔案上傳至學校的公共云中，實現對檔案信息的安全保存和高效管理。

2.5 完善數據庫建設，提升檔案信息的共享率

積極構建高校檔案管理工作的數據庫資源，完善高校檔案管理的信息數據傳輸以及傳送的流程，積極地努力運用最新的多媒體技術：計算機資源建設、縮微、掃描等技術，進行檔案的信息處理工作。借助云計算技術的優勢，實現高校檔案管理的信息化。檔案管理及信息服務網絡的構建，需要滿足其目標，因此在保證技術的先進性，部門之間需要協調運作，積極溝通，從而保證檔案信息的高效傳遞，使檔案信息能夠滿足各種形式的查詢和調取，全面提高檔案管理工作效率，提高檔案服務質量，實現高校檔案信息資源的最大化利用。

3 結束語

近年來我國高校不斷擴張，這就增加了檔案管理工作的難度。由于傳統的檔案管理模式已無法適應高校檔案管理工作的要求，因此將信息化技術在高校檔案管理工作中進行應用，以此來提高檔案管理工作的水平，使高校檔案更好的服務于廣大師生，為高校的發展和建設提供重要的信息支持。

參考文獻

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