初探干部人事檔案管理工作的安全隱患及應對措施

劉宗慧

摘 要：干部人事檔案管理是干部身份證明、學歷證明、工作經歷、主要人際關系、思想品質、業務水平、職位職稱、工作業績、獎懲制度等方面記錄的真實情況。《干部檔案工作規范》中明確說明，“干部檔案管理是干部思想品質、業務水平和工作業績的集中體現，是連續地、全面地考察掌握和認真選拔使用干部的一個重要指標。”這說明，作為企事業單位干部工作者，他們個人資料庫的檔案，是人事部門選拔人才的基本依據。

關鍵詞：干部；人事檔案；安全隱患；措施

在當今社會，盜取個人資料信息，進行買賣牟利的現象比比皆是。在干部人事檔案管理工作過程中，常常出現安全隱患問題及機密文件泄露等問題，尤其是在互聯網高度發達的今天，越來越多的核心機密信息資料的泄露，為干部人員檔案管理工作起到了警示作用，讓我們對干部人事檔案管理過程中的各類安全保密信息泄露問題高度重視，相關工作人員在平日里就要做好干部檔案資料的安全管理工作。

1 企事業單位干部檔案管理工作中存在的安全隱患問題

在人事檔案管理工作中，資料的組成、收集、歸檔、交接、檔案信息化等每個具體步驟，都存在著一定程度的安全隱患問題。

1.1 在建立檔案過程中的安全保密問題

干部檔案的建立不是一時間的，而是需要長時間的積累[1]；它的內容也是會發生變化的，隨著時間的延長，不斷疊加和補充。在檔案建立之初和之后不斷填充的過程中，由于當事人對檔案信息安全問題的忽略，個人資料很容易被某些人盜取，造成人事檔案機密文件的泄露。

1.2 在檔案交接過程中的安全隱患問題

檔案資料的管理要和當事人的人事管理系統相互統一。當個人信息檔案建立之后，要求立刻提交人事檔案辦公室，由工作人員整理歸檔，可這批材料的提交方式沒有做具體相關規定，有的文件是運用網絡傳送到人事科；有的是通過別人轉交給人事科，還有人在轉交的過程中沒有在信封上粘貼封條。另外，如果有些干部調離，就必須在規定的時間內將當事人的檔案材料提交給新的單位，在檔案信息材料轉接過程中，很多人是通過快遞企業或者郵局來郵寄，或者通過他人轉交的，這些不規范的做法都有可能導致檔案信息被他人竊取。

1.3 在檔案借閱過程中的安全隱患問題

在檔案具體應用過程中，一些檔案館的相關制度不完善，管理不嚴格，是導致信息泄露的主要原因。例如：A單位規定只要對方單位開具介紹信就可以查閱個人檔案信息，而A單位的做法雖然便捷，但是在借閱過程中缺少了對當事人身份證件的登記和核查工作，這很容易增加泄密風險，這樣類似的漏洞如果被不法分子利用[2]，信息資料被別人竊取后是很難找到具體當事人的，還有的單位更是走形式，拉關系，通過走后門打個電話，辦事人員就允許檔案查閱，連最基本的個人信息登記都沒有，這是檔案工作人員工作的疏漏，最終結果導致人事檔案信息的泄露。

2 干部人事檔案信息的具體安全保護措施

2.1 提高信息安全防護意識，增強組織領導

干部人事檔案信息的安全保護工作，不只是相關工作者的重要責任[3]，也是單位領導者職能的重要組成。為此，如果要將干部檔案的安全保護工作導入組織流程，定期傾聽職工匯報。相關工作人員要想辦法解決檔案管理工作中遇到的難題，把檔案信息的安保工作和其他工作一起進行交流、討論，做出年終工作總結和來年工作計劃，對出現的問題進行大會批評，嚴重的更要采用法律手段解決問題。

2.2 增加理論學習，明確崗位職責

1）增加檔案信息保密措施，相關單位要特別注意提升員工的保密認識。制定具體的年度培訓計劃，采取統一培訓學習的方式，定期對工作人員進行考核，讓員工們都充分意識到人事檔案信息保密工作的重要性，從而進一步強化保密思想，正確的認識在平時工作中就要養成，以保證檔案材料信息的安全性。

2）檔案管理制度需要更加完善，這就要求單位要配備專職人員負責信息安全工作[4]，建立嚴格的檔案管理制度，將人事檔案分類、整理、收集、歸檔，保證各個工作環節有序進行，防止其他人員接觸到檔案，杜絕對個人信息進行偽造，這就要求檔案館工作人員能夠嚴格遵守工作制度，不給他人開后門，真正做到干部人事檔案信息安全化。

2.3 增加硬件設施

良好的環境設施是檔案信息安全保密工作進行的必要條件。

1）單位要重點選拔綜合素質高，專業技術強的人才來進行檔案的管理工作[5]，上級領導要對這些職工給予生活上的照顧，讓他們認真、專心地投入到干部人事檔案管理工作當中去。

2）要投入更多的精力，館長和館員都要高度重視檔案信息的日常管理，分析和解決干部人事檔案管理工作中遇到的新問題，堅持做到不留一處死角、漏洞。

3）要增加資金的投入及檔案館硬件設備的投入，及時核查維護，保證人事檔案信息的安全。

4）檔案管理工作人員要熱情服務，在接待工作中，能夠迅速地為對方查詢到所需要的資料信息，這就要求干部人事檔案工作者要加強理論學習，提升專業技能，全面掌握檔案館的具體情況。

隨著時代的發展，計算機在檔案信息管理中起著重要作用，它能迅準確地查找檔案資料，節省了對方的寶貝時間。

3 結束語

隨著時代的發展和檔案信息管理工作的現代化，檔案工作者不僅需要較高的專業技能，還要善于利用計算機輔助技術來提升工作效率，重視個人綜合素質的提高，熱情地接待每個查詢檔案資料的人，作為檔案館工作人員，他們的一個微笑能勝過千言萬語，給對方帶來了春天般的溫暖。雖然這個崗位十分平凡，但是在平凡的工作中他們一樣全心全意地為人民服務，幫助每一個需要幫助的人。

參考文獻

[1]孫疆燕，陳靜，程超.干部人事檔案管理工作的安全隱患及應對措施[J].山東檔案，2017（2）.

[2]李霞.干部人事檔案專項審核工作中發現的問題及解決措施[J].中國衛生人才，2017（5）：74-76.

[3]蘇玲.干部人事檔案管理中存在的問題及創新策略[J].中外企業家，2017（9）.

[4]夏長玉.干部人事檔案管理工作的現狀及完善措施[J].才智，2017（13）：269.

[5]張劍，周煜秀.國有企業干部人事檔案管理中存在的問題與對策[J].經營管理者，2017（12）：301.