企業檔案管理社會化問題分析

摘 要：企業檔案是企業經營與發展中各類信息的主要組成部分，其對于企業的經營內容、組織結構與人員結構等信息起到了集中存儲的作用，通過企業檔案管理，能夠更加明確企業的運營方向與發展需求。隨著企業發展的社會化趨勢不斷擴大，企業檔案管理也逐漸體現出社會化特征，其不僅能夠有利于個別企業的發展，還能夠促進社會的發展，得到信息資源的科學利用。本文從企業檔案管理社會化的具體表現入手，探討如何在企業檔案管理社會化中提高管理有效性。

關鍵詞：企業檔案管理；社會化；管理有效性

企業檔案管理是將企業信息進行規范管理的過程，其有利于高效利用企業信息資源創造企業發展機遇。在信息社會時代，信息的傳遞與管理更加多元，以信息的社會化為主要的發展趨勢，當前在企業檔案管理工作中也在不斷的更新與優化，逐漸形成了企業檔案管理社會化的發展趨勢。這有利于企業檔案的集中管理，信息資源的利用率也會得到提高，在有效提高企業信息管理有效性的同時還能夠有效提高社會對于各種信息的利用效率。

1 企業檔案管理社會化的具體表現

企業檔案管理的社會化是信息集中管理的一種方式，但這種集中不是企業內部對信息形成的集中，而是通過專業化的管理機構對企業的檔案信息進行統一的管理，這樣有利于信息管理的集中化，也有利于改善原有企業中信息更替帶來的信息管理失衡問題，使檔案管理更加專業與科學。長期以來，企業在檔案管理中都有一個弊病，即新信息對于舊信息的覆蓋與擠壓，在大量信息出現的時候，原有的檔案信息資源便不斷往后挪動，從信息的利用率上來看，原有信息的利用率大大下降，從檔案資料的整體管理方式上來看，這種疊加式的檔案管理在利用時必然引起管理的混亂，這就像是從每個人書架中抽取一本書，再按不同順序放回去時，卻已經不能放回原有的位置。這是企業檔案信息管理傳統模式的不足，也是在當前社會發展趨勢下急需得到改變的管理模式。企業檔案管理社會化很好的改善了這種問題，減輕企業檔案管理的壓力，以清晰明確的檔案信息資源向企業發展的需求提供針對性檔案信息，有效的提高了企業內部運行穩定性與科學性。

企業檔案管理在傳統的管理方式中還存在信息完整性與準確性不高的問題。企業檔案中包含著企業的各類信息資源，對于企業生產與經營決策有重要的支持作用，在傳統的管理方式中，企業檔案管理依靠計算機管理系統承擔大部分信息的分類、管理與信息傳輸，但從企業經營角度來看，大部分企業在經濟效益上的重視更高，企業內部管理中經常出現管理制度與管理手段問題，難以保證企業檔案管理在企業生產經營中的發揮實際作用，并且受到管理人員、制度準則等的影響，可能造成檔案信息的丟失與失真。企業檔案社會化管理很好的解決了這一液體，其以專業化的管理模式與手段實現了全網絡化、數字化、智能化的管理，大數據系統的使用也很好的減輕了檔案管理的負擔，提高檔案管理工作效率。這種社會化的管理方式對于企業正處于發展階段的企業或人事流動性較高的企業有較好的輔助功能，簡化企業檔案管理的工作量。

2 優化企業檔案管理社會化的措施

企業檔案管理社會化是當前許多企業的檔案管理方式，但同時也存在許多企業對于檔案管理社會化的不認可。這是由于專業化檔案管理機構在企業檔案管理的有效性還沒有得到很好的體現，也由于部分檔案管理機構內部存在某些不足，從而造成部分企業在檔案管理問題上不愿意信任專業化管理機構的情況。為了能夠較好的推廣企業檔案管理社會化，需要在專業化檔案管理機構中進行進一步優化，以內部管理有效性的提高進行宣傳與推廣，才能夠大面積實現企業檔案管理社會化，為社會發展貢獻更多力量。

管理人員專業化。企業檔案管理社會化離不開專業化的檔案管理機構，而這些機構獲得更多企業認可的方式便是檔案管理效率的提高。當前在部分檔案管理機構中還存在管理人員專業化水平不高的現象，這造成了企業檔案管理社會化推廣難以起到更好的效果。因此在專業化檔案管理機構的人員組成上，需要更加重視人員的專業性。首先，專業化檔案管理機構的管理人員在招聘上需要以管理專業為主，可要求有一定的檔案管理經驗。其次，在管理人員專業知識上需要進行定期的培訓與考核，不斷提高管理人員的專業性。再次，還需要以崗位責任意識與職業道德感進行專門的培訓教育，不斷提高管理人員綜合素質。通過對管理人員的培訓、教育與考核，能夠更好的提高管理人員的專業化水平與能力，為專業化檔案管理機構的管理能力進行保障，提高企業檔案管理社會化的實際有效性。

管理制度的優化。專業化檔案管理機構在企業檔案信息的管理上有一定的制度準則，通過制度準則的約束與規范能夠較好的提高檔案管理水平，從而更加針對性的向企業提供檔案信息，促進企業生產經營效率提高。但也存在部分檔案管理機構在企業檔案信息的管理上制度準則不嚴格，制度漏洞較多的情況，這會造成檔案管理機構的管理效率降低，不僅難以向企業及時提供所需要的檔案信息，而且在不同企業信息的管理中可能出現混亂，不利于企業檔案管理社會化的推廣。為了能夠改善這種情況，需要專業化檔案管理機構在管理制度上不斷優化，以嚴格的制度準則約束管理人員與管理行為，達到更好的檔案管理效果，這樣才有利于推廣企業檔案管理社會化。一方面，可以通過國內外先進的檔案管理經驗進行制度準則的補充，將部分制度漏洞與不足進行完善，提高自身管理制度的科學性。另一方面，可在管理制度中加入監督機制，也可通過權責分配制度、獎懲制度等提高檔案管理機構內部對于制度準則的重視，從而更好的達到專業化檔案管理效果，推廣社會化管理。

管理技術的先進。當前大部分企業檔案管理與專業化檔案管理機構在檔案信息的管理上都是以采用信息化管理的方式進行的，而信息化管理對于信息化水平、管理技術都有較高的要求，為了能夠獲得更好的管理效率與企業檔案管理社會化的推廣，需要在檔案管理機構的管理技術上不斷優化，以提高管理系統的信息化水平、加強計算機安全性、創新檔案信息流動途徑等多種方式達到檔案信息的專業化管理。從管理系統信息化水平的提高方面來說，當前在企業檔案管理社會化中最重要的是檔案信息的完整性、隱私性與準確性。專業化檔案管理機構需要不斷完善自身管理手段，在管理系統問題上不斷提高信息化水平，引入新的信息化技術，加強信息化建設，更好的保障檔案管理的科學性。從計算機安全性上來說，不斷提高管理系統的安全性是獲得檔案信息隱私性的重要保障，專業化檔案管理機構需要對計算機安全系統引起更多的重視，避免檔案信息的泄露與失真，否則容易給企業檔案管理社會化帶去不良影響。只有專業化檔案管理機構在企業檔案管理工作中不斷優化，提高管理效率，才能夠更好地推廣企業檔案管理社會化進程，達到更好的管理效果。

3 結語

企業檔案管理社會化是當前企業檔案管理的一種集中趨勢，其減輕了企業檔案管理的工作壓力，在專業化檔案管理機構的統一管理中很好的實現了檔案信息的集中管理，并且能夠根據企業需求提供針對性的檔案資料，很好的提高了企業生產經營發展效率。盡管當前在企業檔案管理社會化上還有一定的不足，但通過管理機構內部的不斷優化，能夠更好的達到管理效果。

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作者簡介

葉麗娟（1983-），女，廣東深圳人，檔案專業技術員，研究方向：企業檔案管理、機關檔案管理等。