事業單位辦公系統與智能檔案管理的融合研究（2）

鐘穎

摘 要：隨著信息技術與互聯網技術影響力的不斷擴大，事業單位辦公系統更顯自動化的特征，為事業單位內外部交流提供無縫化信息溝通渠道。事業單位檔案管理也注重與自動化辦公相融合，構建智能檔案管理機制，以有效提高管理效率。但是，檔案管理實踐尚未與事業單位辦公系統實現高效整合，影響資源配置的合理性。基于此，本文以信息化為背景，對事業單位辦公系統與智能檔案管理的融合問題進行了深入的探討，以期為事業單位良性發展創造更加優質的條件。

關鍵詞：事業單位；辦公系統；智能檔案管理；融合

在科技的帶動下，事業單位普遍實行了辦公自動化，以信息技術與網絡技術為依托，強化信息共享，各部門配合更顯協同性，信息收集與處理的效率更高，在根本上大大提高了事業單位辦公效率。事業單位檔案管理事業也參與信息化建設，采用了數字化檔案管理模式，構建了信息化檔案管理平臺，檔案管理智能化發展迅速。由此可見，事業單位辦公系統與檔案管理的信息化建設都取得跨越式發展，但是，尚未實現高效整合。為此，既要正視融合的可行性，又要進行深入探討，以實現二者共同進步與發展。

1 結合事業單位發展實際對辦公系統與智能檔案管理的概述

1.1 辦公系統與智能檔案管理融合的背景

針對辦公系統與智能檔案管理的融合，主要是以大數據為時代背景。從條件上分析，事業單位內部要具有成熟與完善的信息管理系統，滿足信息共享平臺構建的要求，擁有順暢的信息交流通道，以此為依據，實現檔案管理與辦公系統的無縫對接，充分發揮數字化檔案管理在檔案收集整理中的優勢，實現事業單位資源最優化配置。

1.2 辦公系統與智能檔案管理融合的內容

從整合內容上分析，辦公系統與智能檔案管理的融合涉及范圍較廣，既要進行信息資源的大范圍再組織，又要對技術標準進行綜合運用，探尋系統間的內在聯系，融實體整合與虛擬資源整合于一體，更加充分發揮人才優勢，保證崗位與人員配備的科學性與高效性。具體講，信息資源的整合要以保密原則為前提，以保密級別為基礎，合理進行檔案信息的權限分配，保證信息共享的同時，增強信息安全性。技術標準整合的對象是智能檔案管理系統中涉及的先進新技術，主要包含數據結構、數據庫等。針對系統整合，目標是提升兩個系統共存的兼容性。實體整合關注的是檔案資源的存儲空間等具體問題。人才配置整合更多重視的是檔案管理人員所擁有的知識結構與體系。也就是說，整合背景下的人才既要掌握先進的信息知識與技術，又要擁有扎實的檔案管理理論。

1.3 事業單位辦公系統與智能檔案管理融合發展的目標

針對事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合，要遵守“統一領導與分層管理”的基本準則，強化對單位內部資源的合理調配，在維護兩個系統基本功能的前提下，依托高素質的人員，達到對各種資源的高效利用。目前，雖然兩個系統融合工作備受認可，但是，存在明顯的分割性，也就是說，資源配置尚未集中，分散性較強，阻礙信息的順暢交流。立足互聯網時代，一旦信息出現閉塞情況，事業單位信息無法實現順暢溝通，工作效率無法提升，與時代需求相差甚遠。也就是說，只有有效清除辦公系統與智能檔案管理系統之間的信息閉塞與隔閡，事業單位服務社會的價值才能夠得以實現。

2 事業單位辦公系統與智能檔案管理融合發展的基本原則

2.1 遵循統一化原則，力求操作與運行的標準性

目前，事業單位辦公系統與智能檔案管理系統之間存在差異性，集中體現在資源存儲格式、信息處理手段、數據庫類型等。正是文本結構與處理模式的差異制約了信息的交流。為此，規范化是辦公系統與智能檔案管理得以融合的前提。也就是說，要對相關標準進行統一，力求算法與數據庫配置的一致性，促使不同部門之間應用一套操作規范，為信息交流創造有利的條件。

2.2 正確識別信息保密級別，提升信息共享的安全性與可靠性

對于事業單位管理系統，無論是辦公系統還是智能檔案管理系統，在對信息進行共享之前，都需要進行一系列整理與分析。針對事業單位的智能檔案管理，信息在進行交流與傳播之前，需要進行合理分類，確定保密層級。也就說，共享的信息要隸屬相應保密級別范圍之內，以保密規定為基礎，合理進行信息分享，突出信息的條理性。

2.3 系統融合要易于掌握，操作盡顯便捷性

對于事業單位，其涉獵的工作范疇較廣，工作量繁重，依托辦公自動化系統，能夠實現對人力操作的有力緩解。辦公系統與智能檔案管理系統的融合在根本上是為了擴大資源共享性，以便更加有效地提升事業單位工作效率。基于此，二者在整合過程中，要貫徹操作便捷性原則，力求流程簡潔高效，易于掌握。

3 如何加快事業單位辦公系統與智能檔案管理的融合

3.1 以基礎設施整合為基礎，強化系統設施的升級與更新

對于當前事業單位，其辦公自動化系統普及率較高，同時，智能檔案管理系統也完成了基礎設施的升級。在兩個系統中，基礎設施類型較多，如服務器、計算機設備等，基礎設施的整合是系統融合的首要工作。具體講，基礎設施的整合主要是要正視差異性，以技術升級為前提，加快設備升級改造與統一，提升更新速度，為信息交流平臺的構建奠定物質基礎，力求應用的安全性與可靠性。

3.2 重視人員培訓與教育，促進管理人員專業能力與綜合素養的全面提升

在辦公系統與智能檔案管理融合中，管理人員發揮主導作用，面對更高的技術性要求。依托互聯網背景，事業單位管理人員需要具備較廣的知識儲備，融計算機技術、辦公知識以及檔案管理知識為一體。基于此，事業單位要重視人員培訓與教育，應用多種培訓方式，如行業交流會、外派學習等，實現人員專業能力與綜合素養的增強，為工作效率的提升奠定堅實的基礎。依托高素質的管理團才能加強信息的溝通與交流，保證高效性。

3.3 加強制度與機制融合，力求深度與廣度

事業單位辦公系統與智能檔案管理的融合針對的是不同類型的資源信息，強化兩個系統內信息的整合。對于事業單位的辦公系統，其資源多以公開形式進行呈現，但是，檔案管理卻對保密性有著嚴格的規定。為此，為了促進兩個系統的有機融合，需要以單位實際情況為基礎，構建健全與完善的管理制度，囊括整合的規范、標準、操作流程等，強化兩個系統的深度融合。

3.4 落實安全管理工作，創設更加可靠的融合環境

在事業單位內部，辦公以及檔案管理對安全性都提出較高的要求，信息安全性與可靠性十分關鍵，是實現系統融合不容忽視的內容。具體講，事業單位在開展檔案管理工作的時候，要重視區分檔案保密級別，遵循保密規定，尤其是對于電子檔案，需要依托防火墻、管理技術達到對病毒、黑客等行為有效抵制。為此，事業單位在辦公系統與智能檔案管理融合進程中，要落實安全管理工作，協調彼此安全級別，提升安全觀念，為融合提供更加可靠的環境。

4 結束語

立足新的發展時期，信息時代勢不可擋，事業單位辦公系統與智能檔案管理發展迅速，融合成為趨勢，強化工作效率的全面提升。因此，要重視對事業單位辦公系統與智能檔案管理系統進行深入分析，遵循系統整合的基本原則，明確整合內容，構建針對性的發展策略，以先進管理制度為依托，加快基礎設施的升級更新，重視人員培訓與教育，落實安全管理思想，實現資源高效利用，強化事業單位信息共享與交流，為事業單位工作的順利開展創造有利條件，推動整個事業單位實現健康與可持續發展。

參考文獻

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