淺談機關、事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)建設

摘 要：機關、事業(yè)單位的檔案管理信息化程度關系到社會信息管理水平。現(xiàn)階段，加強機關、事業(yè)單位檔案管理的信息化建設具有重大現(xiàn)實意義。電子檔案易于保存、統(tǒng)計、調取有效信息等優(yōu)點，使其可以快速傳遞、有效利用，機關、事業(yè)單位的檔案管理及利用率得到很大的提高。本文主要對檔案管理中如何具體建設信息化系統(tǒng)進行探討。

關鍵詞：機關、事業(yè)單位；信息化系統(tǒng)建設；檔案系統(tǒng)管理員

1 信息化系統(tǒng)對于檔案管理的作用

新時期各行業(yè)信息化呈現(xiàn)出迅猛之勢，也是社會經濟發(fā)展的必然選擇，檔案管理工作亦是如此。傳統(tǒng)的檔案管理主要以實體保管為重點，信息的調取復雜，繁瑣。信息化系統(tǒng)的出現(xiàn)，為檔案管理提供了高效的信息處理方式。為達到檔案信息高效利用的目的，前期對檔案信息加工、分析、分類進行歸整工作十分重要。經過前期整理工作，為后期調取有效信息和統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)打下堅實的基礎。對于各單位、部門間數(shù)據(jù)交換打下基礎。

2 探討機關、事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)如何高效利用

2.1 機關、事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)中檔案系統(tǒng)管理員的概念

一般機關、事業(yè)單位是不具備專業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)人員，而是向軟件公司購買服務，讓軟件公司開發(fā)信息化系統(tǒng)。但軟件公司的程序員并不了解業(yè)務單位的需求，而業(yè)務單位亦不了解軟件開發(fā)的原理及流程。這就導致很多系統(tǒng)不能達到理想的作用。在機關、事業(yè)單位中派遣既熟悉檔案管理業(yè)務又熟悉軟件技術的人員參與系統(tǒng)開發(fā)與維護，擔任檔案系統(tǒng)管理員（以下簡稱管理員）。系統(tǒng)技術問題主要由軟件公司解決，而業(yè)務流程、統(tǒng)計數(shù)據(jù)項設計、統(tǒng)計數(shù)據(jù)邏輯等業(yè)務方面問題在不影響管理員的本職工作的前提下，由管理員負責。系統(tǒng)交付后，管理員的工作包括：日常系統(tǒng)管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)整理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、系統(tǒng)維護升級等。

2.2 機關、事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)需管理員參與軟件設計環(huán)節(jié)

2.2.1 需求分析

1）需求分析的定義。深入歸納信息化系統(tǒng)的功能和性能，準確理解信息系統(tǒng)的功能、性能、可靠性等具體要求，將用戶非形式的需求表述轉化為完整的需求定義，從而確定系統(tǒng)必須做什么的過程。

2）需求分析的重要性。需求分析對于機關、事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)開發(fā)中是最重要的一步，系統(tǒng)開發(fā)首先需要確定信息化系統(tǒng)在檔案管理中“做什么”。此階段直接影響信息化系統(tǒng)運行后的實際功能與作用，可極大減少系統(tǒng)后期維護成本及時間。

3）機關、事業(yè)單位的檔案系統(tǒng)管理員在需求分析時期的具體工作。機關、事業(yè)單位遇到系統(tǒng)問題，統(tǒng)一由管理員收集問題與軟件公司進行協(xié)商溝通。將極大提高人員利用效率及系統(tǒng)需求定位的準確性。管理員的工作除了對需求問題的收集以外，還需運用對軟件開發(fā)的了解，針對問題向軟件公司提出可行性方案，或對軟件公司提出的方案進行確認和優(yōu)化。

2.2.2 系統(tǒng)維護

1）系統(tǒng)維護的定義。為了清除系統(tǒng)運行中發(fā)生的故障和錯誤，軟件維護人員要對系統(tǒng)進行必要的修改與完善；為了使系統(tǒng)適應用戶環(huán)境的變化，滿足新提出的需要，也要對原系統(tǒng)做些局部的更新，這些工作稱為系統(tǒng)維護。

2）系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護的重要性。系統(tǒng)維護在機關、事業(yè)單位信息化檔案管理系統(tǒng)運行中是一項長期的工作。在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)各種類型的問題，均需要通過系統(tǒng)維護解決。

3）機關、事業(yè)單位在數(shù)據(jù)維護中常見問題。軟件公司在系統(tǒng)交付使用后，系統(tǒng)維護過程中常會遇到軟件公司技術人員表示對業(yè)務單位新的需求無能為力的情況。這是因為信息系統(tǒng)有嚴密的邏輯架構，當新的需求破壞了系統(tǒng)的邏輯架構，系統(tǒng)則會無法正常使用。通俗來講，就像一般住房都有承重墻，承重墻是不能打掉的。而且系統(tǒng)維護是需要成本的。解決相同的問題，方法不一樣，成本也不一樣。管理員因參與系統(tǒng)需求分析，對系統(tǒng)架構有了基本了解。在解決新需求的前提下，設計出繞開“承重墻”解決問題并盡可能節(jié)約成本的設計方案。另外，新需求對系統(tǒng)造成的風險管理員有基本的了解，并可對此提出評估意見。

2.3 機關、事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)中管理員的實際應用

2.3.1 檔案信息前期處理

根據(jù)業(yè)務需要，通過信息化系統(tǒng)對檔案信息進行前期信息處理。在信息系統(tǒng)需求分析階段需要做以下點：

1）設計標準化的數(shù)據(jù)。設計關鍵數(shù)據(jù)項，將后期需要查詢統(tǒng)計時所需要的數(shù)據(jù)項設立為關鍵數(shù)據(jù)項，再將關鍵數(shù)據(jù)項整合為標準化數(shù)據(jù)。最終完成將復雜的原始信息數(shù)據(jù)整合為標準化數(shù)據(jù)。

2）設計復合查詢條件，可以通過或并和、包含與被包含等邏輯關系對多項關鍵數(shù)據(jù)項進行查詢，最終獲取目標數(shù)據(jù)。

3）設計數(shù)據(jù)輸出方式，可將查詢出的目標數(shù)據(jù)通過電子文檔和打印紙質文件的方式將數(shù)據(jù)輸出，方便數(shù)據(jù)快速傳遞、有效利用。

2.3.2 管理員系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計中的應用

當檔案信息前期處理完整，成為標準化數(shù)據(jù)后，統(tǒng)計數(shù)據(jù)已變得簡單規(guī)范，管理員可以指導各部門同事自行統(tǒng)計。而管理員需要收集各部門有需求的統(tǒng)計項目進行整合，在需求分析階段設計出規(guī)范性模板，在系統(tǒng)維護階段進行修改、優(yōu)化模板。

2.3.3 工作日志

管理員應設立工作日志。從需求分析開始，一直持續(xù)到離職或調崗為止所有的系統(tǒng)設計變更內容進行記錄。方便接手工作的安排。

2.4 建立信息化平臺對接模式

為了更好的服務于各部門、社會各企事業(yè)單位搭建的檔案信息管理信息平臺。一是相關宣傳部門要對信息平臺進行推廣和宣傳，讓信息需求者可通過信息平臺更好的了解想要的相關信息；二是，應在社會各部門之間將政策允許范圍的數(shù)據(jù)進行信息共享。從根本上提升信息化平臺的工作效率和服務質量。

3 加強檔案信息化系統(tǒng)安全

在信息化工作的進程中，安全問題尤為嚴峻，檔案信息安全更是重中之重。檔案信息需要進行分類，將社會公開的信息與保密、非公開信息嚴格劃分，涉及個人隱私、保密文件等重要信息，應采取物理“防火墻”的形式，與外網分離，以局域網（內部網絡）的方式存放及管理。徹底切斷信息泄漏的問題，增加檔案信息的安全性。對于外部網絡中的惡意攻擊，需由專業(yè)的信息技術部門與軟件公司共同進行監(jiān)控及防護。

4 結束語

檔案管理信息化系統(tǒng)建設是檔案管理工作的發(fā)展的必然趨勢。機關、事業(yè)單位要把握好信息飛速發(fā)展的契機，加大對信息化管理的投入，提高檔案管理人員的素質和工作效率。實現(xiàn)信息提取準確、快速，信息共享普及、安全。從而更好的提高機關、事業(yè)單位的工作效率和服務質量。

作者簡介

洪雁鳴（1984-），男，漢族，廣東東莞人，本科，檔案助理館員，檔案管理信息化建設。