檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值探究

王偉

摘 要：在科技發展的現代社會，檔案信息化建設已經逐漸替代傳統檔案管理成為現階段檔案管理部門的主要工作方式，這種管理模式能夠更加有效的提高檔案建設的效率。其中醫院檔案管理也順應了這種發展形勢，使得醫院檔案信息化管理模式快速轉型和發展。合理實施醫院檔案信息化建設，對于管理工作的系統性、高效性有著積極促進作用，因此，加強醫院檔案信息化建設具有重要的應用價值。本文主要就檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值進行討論研究。希望通過對本文的探索，使檔案信息化建設在醫院檔案管理中更具科學性和有效性。

關鍵詞：檔案信息化建設；醫院；檔案管理；價值

檔案管理是醫院管理的重要組成部分之一，是衡量管理水平和醫療機械結構質量的標準，為今后的發展提供參考。檔案館已成為醫院發展的寶貴資源，也是醫院后續發展和提高專業水平的關鍵因素。文獻信息建設的必然性，極大地改變了傳統的文獻管理手段，改善了日益復雜的醫患關系。計算機檔案的自動管理不僅可以加強醫院內部的溝通，而且可以促進病人和醫生根據實際情況收集和整理病案。這樣就可以有效地提高疾病檔案管理的效率，為疾病預防控制工作提供了強有力的保障。

1 檔案信息化建設的意義

任何單位、機構都離不開檔案的儲存，檔案資源是一項工程的核心，是知識儲備，也是記憶存放點。檔案信息化建設是未來信息發展和科技研究的儲備力量，是未來的發展趨勢和方向。在科學研究活動中，科研機構將形成諸如文檔文件、科技文件、開發合同和基礎設施文件等信息。該信息記錄了科研機構的科研成果和發展歷史，為今后科研機構的發展提供了有益的參考。各領域的文獻資料價值都是非常重要的文化財產，具有非常大的保存價值，其所帶來的文化科技研究與未來的發展是有著重要意義和深遠含義的，檔案中包含著各種重要的信息、資源。實行檔案信息化管理更有利于全面、高效率的整合、統籌和管理檔案信息資源。為了實現對知識資源的管理，第一步就是要對電子文件進行整理統計。以文檔管理為基礎和核心，逐漸擴大管理的范圍，進一步實現知識資源的管理。

2 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的現狀

在傳統的沉淀下，我國的檔案管理形成了一種長期而固有的紙質和實物檔案管理模式。雖然檔案的信息化和數字化建設越來越引起各單位和部門的關注，但檔案信息化建設的發展速度仍然相對緩慢和不成熟，如下所示：

2.1 重視程度不夠

檔案管理體現了我們將為黨和國家、為歷史后代、為今世后代留下多少文化財富。通過多次交流檔案學習和培訓課程，我們了解到，大多數單位的檔案工作人員仍然是兼職的，每天從事大量復雜的工作，對檔案工作不夠重視。覺得檔案管理只是收集數據、保管材料等，只關注“收”的過程，卻忽視了“用”的目的。檔案信息化建設的另一個重要原因是前期投資不可或缺。缺少資金是檔案信息化建設長期發展受到制約的重要因素，因為檔案信息化建設畢竟是一項較高的投資。系統工程的慢效應和周期長不能在一段時間內建立和完成。正是由于這幾個原因造成檔案信息工作發展受到制約，從而發展進程緩慢。

2.2 數字化、信息化標準不統一

在信息化建設的當前，多平臺聯網數據庫、全文檢索數據庫、大數據信息數據庫的建設對于檔案信息化的建設有著十分重要的意義。建立一個統一的文檔綜合管理系統是十分必要的。如果無法統一一個具體的標準，很難全面推行文件信息管理。檔案信息化建設水平高低不一、參差不齊，會造成無法建立新檔案信息資源順暢的共享機制，無法統一的局面。

2.3 缺乏復合型人才，缺乏檔案信息化建設相關知識

檔案管理工作者一般都有著豐富的檔案管理專業知識。當然也有很多年輕人對電腦操作知識十分熟悉，可以快速掌握運用檔案管理軟體。然而，檔案館卻缺少熟悉檔案基本工作并懂得熟悉使用計算機的管理人員。因為對于懂得熟練操作電腦的年輕人來說，檔案管理工作的待遇低、工作相對枯燥乏味，沒有技術性。因此，檔案管理工作人員中有更多的老年職工，而冗長繁瑣的檔案數據已經編制了很長時間。逐漸的對這些檔案管理工作失去激情，導致工作效率降低。

3 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值

在上個階段，主要分析了醫院檔案管理中的現狀之后，我們接下來就醫院檔案管理中的價值進行探討，根據醫院檔案管理的特點，醫院檔案的主要價值概括如下：

3.1 對醫院財務檔案和財務信息進行標準化體系管理

醫院檔案信息化的有效建立可以進一步實現相關檔案的有效管理與內容信息篩查。醫院檔案管理人員，通過完成醫院檔案整理工作，可以使各類醫院信息的日期和類型都能清晰地標注出來，并根據其內容的重要性，將其存儲在不同的層次上[1]。醫院的專職檔案管理人員就此進行檔案管理工作，可以有效保障醫院數據的安全性，以避免醫院數據被非法人員篡改，從而降低了醫院管理風險性；有效提高了醫院整體的管理安全性。

3.2 明確醫院檔案管理的實質和涉及范圍

以醫院檔案中的藥品、醫療器械采購記錄為例。主要包括總庫、每日出入庫、月庫存銷，以及醫院的總采購和其他各類采購。因此，建立有效、全面的醫院檔案能夠使醫院庫存管理的內容和范圍明確化和規范化。同時，醫院檔案也包括醫院簽署的各項合同[2]。這些合同的明確內容也為醫院管理的健康發展提供了巨大的推動力，也加強了醫院管理的流程和秩序。

3.3 建立醫院內醫護人員信息系統

醫院里所有在職醫護人員的信息檔案建立，可以確保醫院用人安全以及管理的便利。使醫院的管理人員能夠在實施醫院整體管理的過程中，快速高效地查驗醫院醫療用品的采購合同、用工合同、醫師職稱和各種醫療器械和藥品的出入庫等。進而實現對醫院各程序、各部門進一步的全面、有效的控制。醫院管理者和相關檔案管理人員對醫院信息和檔案有了更清晰的認識，既能保證醫院管理的水平和有效性，又能提高醫務人員獲取數據的方便性[3]。突出了檔案在醫院檔案管理中的核心價值。

4 結束語

在檔案信息化建設過程中，醫院檔案管理部門可以通過基礎性信息建設，資源管理建設，系統程序建設，標準化體系建設和人才建設等方式，逐步完成自身的建設目標。今后，醫院檔案管理部門應積極引進創新理念，促進醫院檔案管理中檔案信息建設的全面發展，全面提高醫院檔案管理的水平。

參考文獻

[1]王珊珊，張燕.淺談如何加強醫院檔案管理的信息化建設[J].檔案天地，2010（11）：50-51.

[2]宋英愛.信息技術在疾控中心檔案管理中的運用分析[J].辦公室業務，2014（15）：117-118.

[3]鄒昆.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].卷宗，2015（8）.