公路工程檔案跟蹤收集管理工作研究

黃珊珊

摘 要：近年來，我國道路交通工程發展趨于成熟，相應的公路工程建設數量及規模不斷增大。因此，公路工程檔案管理工作就顯得越來越重要。通常公路工程檔案在內容上具體由文字、圖表、聲像記錄等為主，因為公路工程建設周期普遍較長，且存在較大的資金投入。在實際建設當中，將形成數量大、類型多、價值高的檔案內容，這些檔案內容也是公路建設工程的重要技術憑證，更是往后公路修改擴的重要依據。因此，針對公路工程檔案，需做好跟蹤收集管理工作。本文針對公路工程檔案跟蹤收集管理工程進行探討，展開簡要論述以供參考。

關鍵詞：公路工程；工程檔案；跟蹤收集管理

通常公路工程檔案所記錄的內容主要體現為公路規劃建設、管理等多項工作的實時記錄。通常此類檔案也直接成為公路工程體系建設和發展的重要依據和前提，因此就必須做好公路工程檔案的跟蹤管理工作。公路工程檔案跟蹤收集管理工作的開展，更多是為了能夠有效解決以往檔案分散與集中利用間存在的矛盾，并由此將其作為檔案管理的基礎性內容，最終將由此成為后續多項業務開展的必要工作。

1 公路工程檔案管理工作必要性分析

1.1 為公路工程建設管理提供依據

由于公路工程檔案管理工程直接貫穿項目建設全過程，能夠給公路工程建設管理提供重要依據，具體表現為以下幾個方面：1）具備證據作用，公路工程檔案通常較為完整的保存參建流程、筆跡、音像乃至印章等，通過原始記錄的保存，能夠良好的維護好工程各方權益。2）具備重要參考作用，公路工程檔案本身屬于國家重要財富，同時也是公路工程全體參與人員的共同勞動成果及智慧精華，對公路工程各項環節將起到極為重要的借鑒和參考作用。3）能夠促使公路工程可持續發展，實現管理技術提升，通過增強公路工程檔案管理工作，能夠為公路建設行業的科學發展奠定堅實基礎和科學依據。

1.2 為解決工程矛盾提供重要依據

具體公路工程檔案管理員可借助工程檔案資料的整理、分析及對比研究，直接從其中明確整個公路工程潛在問題，這樣能夠更好制定相對應策略加以解決。加入公路工程施工方與承接方產生矛盾，則可通過查閱檔案的形式，如查看工程合同、監理文件、檢測文件等，由此來提取出讓人信服的重要依據，能夠有效的解決工程矛盾。并且在解決問題的同時，還可實現對各方矛盾的維護，從而促使公路工程建設穩步推進。

2 公路工程檔案跟蹤收集管理問題

2.1 檔案跟蹤收集跟不上工程進度

由于公路工程現場工程系統中管理人員對項目檔案管理工作缺乏了解，檔案數據的收集無法實時開展，導致數據不完整，竣工完成后各項記錄都不夠齊全。它甚至無法準確反映公路工程項目和項目建設的全過程，其必將嚴重影響工程文件系統的完整性。特別是一些隱蔽性公路工程，不得保留相關檔案材料，只有工程竣工完成后再進行檔案材料的收集，其必然無法滿足數據收集要求。通常公路工程在施工過程中很容易收集各種形成的記錄檔案，但在竣工驗收完成后開展檔案收集各種，最終工程檔案的內容將不完整。

2.2 行業改革影響檔案跟蹤收集管理

緊隨公路工程建設行業改革的不斷深化，開始逐漸趨向于市場化轉變。公路工程項目的設計、施工和監理由不同區域內的多加單位共同參與擔任。特別是近年來，我國基礎設施建設規模隨之不斷擴大，各地公路工程施工速度日益提高。在此期間，將公路工程項目設計、施工和監督等分離而出，并將綜合項目分為不同標段，由多數建筑施工單位共同施工建設。整個過程中，各單位及人員參與了工程檔案的形成，經過相對較長時間后，很容易出現檔案內容遺漏與丟失。有些單位并不重視檔案跟蹤和收集工作，在項目完成后臨時組建的管理組織隨之解散，文檔材料在此過程中很容易丟失，最終工程檔案材料將變得難以收集和存檔。

2.3 檔案跟蹤收集管理人員專業素質不高

由于相關檔案管理人員對公路工程檔案跟蹤收集管理工作沒有給予足夠的重視，人員的專業技術素質但不能滿足實際工作要求，再加上在公路工程檔案當中，還有大量有效和無效的工程材料，其有效無效的屬性難以進行明確區分，導致最終歸檔管理的檔案無法形成準確、可靠及真實的文獻依據，其中所缺失的數據最終將直接影響公路工程檔案跟蹤收集管理工作的持續開展。

3 公路工程檔案跟蹤收集管理對策

3.1 高度注重公路工程檔案跟蹤收集管理工作

通常公路工程建設單位內檔案管理水平的高度，深受企業內相關管理人員重視度的影響，尤其是所開展的公路工程檔案跟蹤收集工作，受到的影響更為明顯。因此，在當今檔案工作難度持續攀升的背景下，企業內相關管理人員的重視度將成為檔案跟蹤收集各種開展的決定性因素。這就要求必須高度注重公路工程檔案管理工作的重要性，在此基礎上增大相應的資金投入、切實開展相應的人員培訓工作，通過有效的舉措來不斷提高公路工程檔案人員素質水平，最終才能保證公路工程檔案效果的同時，有效規避嚴重的檔案材料內容流失問題出現。這就要求應當充分激發出各級檔案管理部門及內部人員的工作積極主動性，在此基礎上持續增強公路工程檔案管理意識，切實保障企業內人員從上至下達成共識，最終才能由此發揮出公路工程檔案管理的有效作用。

3.2 構建完善公路工程檔案收集管理制度

公路工程項目流程繁多，具體從工程設計，建造，竣工驗收到最后通車，通常整個項目周期很長。整個過程所形成的檔案材料不僅僅包括自身工作內容，同時還囊括了其他相關部門及人員的檔案信息，因此整體檔案收集工作相對困難。因此，這就應當采用科學完善的管理制度來加強人力資源及內部事務的管理，并且借助完善公路工程檔案收集管理工作制度，由此切實保障檔案跟蹤收集工作的規范性，促使各部門檔案跟蹤和收集工作能夠明確落實單位管理制度，最終由此形成強力工程檔案跟蹤收集管理的有效方法。借助明確的公路工程檔案管理流程、職責及相關要求，可將其直接納入至相應的檔案工作規劃及目標管理當中，乃至直接運用落實到相應的考核管理當中。在具體跟蹤收集方面，比如從最初的公文處理視角來看，可安排專人進行實施跟蹤、催辦，針對完成的公文文件，要求應當主動、及時的進行收集和管理，這樣才能夠切實保障工程檔案跟蹤收集當中，能夠真正有效的發揮出檔案部門的業務指導及綜合管理效果，由此形成完善、準確化及系統化的公路工程檔案跟蹤收集管理體系。

3.3 充分掌握檔案跟蹤收集管理規律

公路工程檔案跟蹤收集管理工作的開展，通常需要處理數量龐大的材料內容，如果只是采取被動收集管理的方式，則很容易在檔案移交當中產生一系列檔案材料不全、不夠準確和規范的情況。尤其是其中一些檔案材料的流轉操作，因為多數材料都是復印件的形式，因此相應的原件將很難被追回，最終將由此失去檔案管理工作開展的意義。為了能夠充分符合全新發展形勢要求，就要求公路工程檔案管理人員應當轉變自身觀念，堅持開拓創新，注重分析總結。要求應當在此基礎上不斷拓展自身視野，實施積極的檔案管理舉措，針對公路工程檔案跟蹤收集管理工作開展進行規范。可借助總結創新的形式來有效把握公路工程檔案跟蹤收集管理的規律，從而避免不符合檔案管理標準的問題產生。具體可在工作當中做好交接、協調處理，并在此基礎上及時的深入現場獲取相應的公路工程檔案材料。再就是需明確各個級別單位及人員應當掌握不同檔案材料的歸檔收集方法，不斷加強其對公路工程檔案的理解，這樣才能有效配合檔案部門跟蹤收集管理工作的開展。

參考文獻

[1]趙敬.淺談如何做好公路工程檔案的收集與整理[J].人民交通，2019（01）：79-80.

[2]辛燕.做好公路工程檔案應做到“四個保證”[J].山東檔案，2018（04）：60+75.

[3]陶秀芳.做好新形勢下公路檔案管理工作的探討[J].黑龍江科學，2016，7（09）：134-135.