財務共享服務中心應付賬款流程淺析

史春

摘 要：財務共享理念的引入是在在我國企業間的競爭日漸加劇的大背景下，為了減少機構的重復與冗余而產生并不斷發展和完善的，在共享財務的理念被越來越多的集團公司接納并采用的進程中，我們對于財務和會計的定義一遍一遍被重塑，財務-業務的概念由此產生，對于標準化，規范化，重復性的程度較高的財務業務被慢慢的歸集到共享中心的“會計工廠”來，通過不斷的流程優化，重復的，非增值業務被不斷的消除，為企業帶了好處，財務運營成本大大的降低。應付賬款的流程是共享中心業務流程中重要的組成部分，對于實現企業集團公司各種資金的最有效管理有著極大作用，但是隨著共享中心的應付賬款集約化程度的提高，越來越多的問題也暴露出來，付款流程越來越長，各個子，分公司的流程互相干擾等等，各個集團公司花費了大量的人力物力疲于應付各種各樣接踵而至的問題，如何找到這些問題的解決辦法擺在很多的共享財務中心的管理者面前。本文以西門子的共享中心應付賬款流程為例，具體闡述了該流程面臨的問題，并分析和探討了其產生的具體原因，具體闡述了如何在現代科技的幫助下再造應付賬款流程，有針對性的解決當前的流程中遇到的瓶頸。

關鍵詞：財務共享；應付賬款；流程優化

鑒于應付賬款是共享中心流程中重要的組成部分，對于提高集團公司的資金運作效率舉足輕重，不僅如此，應付賬款的管理關乎整個集團的生產流程，公司的聲譽，高科技的發展給應付賬款的流程再造帶來了機遇也帶來了挑戰，如何通過流程的再造與改進，克服當前流程的問題，提高工作的效率是我們當前亟待解決的問題，本文以西門子共享中心應付賬款流程為例，給出了一些建議。

一、財務共享服務中心應付賬款流程的相關理論

（1）財務共享服務中心應付賬款的概述

財務共享服務中心（Financial Shared Service Center，簡稱FSSC）作為一種新的財務管理模式正在許多跨國公司和國內大型集團公司中興起與推廣。財務共享服務中心是企業集中式管理模式在財務管理上的最新應用，其目的在于通過一種有效的運作模式來解決大型集團公司財務職能建設中的重復投入和效率低下的弊端。當前的財務共享服務中心主要是通過在對集團內下屬子，分公司相同業務類型的技術和流程的有效整合，實現公司內部流程標準化和集約化的一種手段，可有效地降低財務信息取得成本，提高財務信息質量，整合財務運作，再造企業管理流程。

應付賬款是指企業應支付但尚未支付的貨款，服務費，傭金等，是會計科目的一種，用以核算企業因購買材料、商品和接受勞務供應等經營活動應支付的款項。通常是指因購買材料、商品或接受勞務供應等而發生的債務，這是買賣雙方在購銷活動中由于取得物資與支付貨款在時間上不一致而產生的負債。

（2）財務共享服務中心應付賬款管理的特點和重要性

應付賬款是企業的一把“雙刃劍”，既能對企業產生積極作用，也能給企業帶來消極影響。應付賬款具有資金成本低，風險小的特點，如果能善加利用將會給企業帶來效益，但同時，如果對其管理不善，則會帶來供貨不及時，承擔延期付款利息，嚴重時甚至會影響到企業的聲譽。

對于共享中心來說，應付賬款流程是其重要的組成部分，因其標準化程度較高，共享中心的規模效益可以有助于集團實現成本的節約，也正是基于此，應付賬款流程在共享中心的集約是最早實現的。不僅如此，應付賬款是隨著企業原材料的采購，產品的生產，銷售等環節實現資金流轉，對企業從生產到銷售的整個流程的運作也是十分重要的。應付賬款流程中每一個循環中營運資本在現金和實物間轉換，而且數量很大，這就構成了管理人員大量的日常工作，財務管理人員的大部分活動是營運資本的管理。因此，對應付賬款流程的掌控和優化對共享中心來說至關重要。

二、財務共享服務中心應付賬款流程中存在的問題

西門子共享財務中心成立于2012年，當前分為總賬，費用報銷，應收賬款，應付賬款和資產管理五個部分。應付賬款流程是隨著物料的集中采購的實現，逐步集中到財務共享中心的。由于西門子各個管理職能機構和各個下屬合資廠的采購范圍涉及很廣，包括生產用直接物料的采購，也包括除生產之外的，間接物料的采購，涵蓋包括公司展會，宣傳活動，固定資產折舊采購等等貨物或服務的采購，應付賬款流程涉及多個部門的相互配合，是公司財務共享模式下的管理重點。

現有的應付賬款流程運營年以來，能夠在一定程度上保證西門子管理總部，以及各個合資廠應付賬款管理的有效性，強化了總部對于各分支機構的集中化管理和監督，但也出現了很多問題導致了任務發票一直滯留在任務池中，無法實現付款，多次出現了斷貨和供應商投訴的現象，使西門子的信譽受損。整個流程中存在的問題主要表現在以下幾方面：

（1）各個獨立的收票中心的建立導致了發票郵寄的混亂

因為歷史原因，稅務認證的原因，目前西門子每個合資廠和總部都建有獨立的發票中心，但因為經常會出現一個供應商給多個合資廠供貨的情況，所以會出現發票供應商寄錯發票的情況，發票在互相補寄的過程中不僅會面臨發票丟失的風險，同時存在傳遞成本較高、傳遞時間較長等問題。

（2）系統收貨存在隨意性

公司庫管人員在驗收貨物時存在“張冠李戴”現象，將同一工廠內不同分部的貨物交互入庫，并在系統中對錯誤的采購訂單做了收貨，導致財務收到發票后無法對應正確的收貨信息，雖然材料總量不變，但對后手環節造成不良影響，如采購細目核對不清，財務結算難以掛賬等。此外，部分工程師檢查時流于形式，出現了未仔細核對貨物的品質而直接在系統中做收貨的情況，更有甚者，對于一些間接物料的采購，一些業務部門還出現了為了人工調節部門的損益表而做假收貨的違規行為。

（3）大量待處理的堆積在發票任務池中

財務部門在收到發票做發票校驗時，無法完成采購訂單，收貨信息與發票信息的三方匹配，進而無法實現付款。整個供應鏈條上各個角色對發票滯留付款，產品欠貨的的情況相互推卸責任，互相推諉，損害了公司的社會形象。

三、財務共享服務中心應付賬款流程存在問題的原因分析

（1） 集團公司下屬子分公司開票名稱類似

發票的郵寄錯誤地址的問題由來已久，雖然我們也采取了很多方式，諸如給供應商培訓，給采購人員做培訓，在采購訂單下方備注發票郵寄的信息，但這些不懼約束力量的軟性控制效果都不理想，究其原因，是因為西門子的下屬合資廠公司名稱太相近，同屬于一個集團公司下設很多分公司，尤其是由同一家供應商給多家西門子下設公司提供貨物的，這種錯寄發票的情況就更多，再加之一些供應商自身管理水平有限，也導致了這種情況的屢禁不止。

（2） 缺乏對系統收貨環節的制約和把控

西門子對于收貨環節的把控一直以來都不是太理想，無論是由庫房管理人員收貨的直接物料，或是由申請人直接做系統收貨的間接物料采購，對收貨人員績效考核的沒有統一的標準，機制缺失是造成當前延遲收貨，亂收貨，甚至假收貨現象的原因。

（3）機構設置，績效考核標準的設置等問題導致了大量待處理發票滯留任務池

發票滯留在任務池中的問題是我們共享服務中心應付賬款流程中的一個大問題，給我們的工作造成了非常大的困擾，一直以來，我們花費了大量的人力，物力和時間，尋求各種解決思路，但效果一直都不明顯，總結起來，造成發票在待付款池中滯留的原因主要有：組織機構設置問題是造成發票滯留的根本原因；當前簡單的運用KPI來衡量個人績效太具有局限性，缺乏多角度，多方位的流程控制手段；供應商信息系統不健全以及對供應商輸入信息質量低；對采購訂單流程中審批人的職責缺乏約束機制。

（4）共享服務中心人員流動太大，知識得不到延續

從采購訂單到最后付款的業務鏈條上各個職能的人員高度細化分工，操作流程也不斷標準化，對員工的業務水平，知識儲備，分析問題，處理疑難問題的能力要求越來越低，這就為進一步招收薪資水平更低的員工提供了可能性，就西門子的共享中心來說，為進一步追求降低成本，2016年，共享中心營運部從北京總部搬到了整體薪資水平更低的蘇州，原來有經驗的員工逐步被新進的員工替代，然而，經驗的累積其實就是時間的積累，由于培訓的力度不夠，也加之員工的激進式換血，青黃不接情況嚴重，無法實現老帶新的漸進式改革模式，新員工無法實現快速抓住問題的癥結，發票的滯留無法得到快速處理，造成付款的延誤，不僅收到了很多供應商的投訴，西門子內部客戶滿意度也陡然下降。在發票集中入賬的高峰時段，更是加重了員工的簡單機械的重復工作，員工看不到職業發展的希望，自身專業技能也得不到提升，所以就造成了很高的員工離職率，這也進一步加劇了共享中心服務質量的下降。

四、財務共享服務中心應付賬款流程問題的改善對策

隨著ERP系統的不斷升級完善，ERP的信息整合性、彈性、集中的數據儲存、便利性、增強企業管理績效，系統的不斷自動化，電子化等現代科技的發展為進一步優化和改造現有的應付賬款流程提供了可能，我們也應該力求在通過不斷的完善和改造ERP系統，實現流程的再造和進一步自動化。

（1） 建立集團公司發票掃描中心

對于頻繁的出現發票寄錯地址的情況，我們可以建立一個發票的掃描中心，利用現代影像管理系統、集中處理所有發票，利用現代影像技術幫助共享中心實現了發票的統一收集，避免了發票的錯寄，節約了發票往復郵寄的費用和時間，不僅如此，所有發票的信息完全實現了電子存檔，為發票信息的透明化和進一步共享提供了數據保障，也為進一步實現發票校驗自動化提供了可能性。

（2） 在共享中心建立統一系統收貨流程

對于收貨隨意性的問題，通過對庫管人員或者收貨人員的培訓和教育等軟約束的手段完全不能限制亂收貨情況的發生，我們需要轉換思路，通過流程再造的手段尋求創新的解決方法，可以利用供應商的管理平臺來提高我們的收貨質量。從整個公司層面來說，把所有收貨操作統一收歸共享中心，然后與供應商的配合遵守集中收貨流程。這一機制建立的基礎是來源于共同的利益綁定，有效的促進了雙方的積極配合，收貨越是及時，供應商越是能盡早的回款，同時也滿足了西門子對于收貨績效的控制。集中收貨流程的建立一方面收貨證明上送貨地址和倉庫編號等明確的信息標識可以避免張冠李戴的收貨現象的出現，另一方面，由于收貨是由獨立于業務部門的共享中心完成的，由沒有利益牽扯的部門完成收貨可以在很大的程度上避免了其利用采購訂單假收貨來調節成本費用等舞弊行為的發生，實現了對這一環節的控制。

（3） 組織機構設置優化，業績評價指標的重新設計等是解決發票滯留問題的關鍵點

發票滯留的問題一直是應付賬款流程很大的困擾，針對于產生這一問題的成因我們提出如下幾點解決方案：

1.組織機構重新規劃。機構的建設是實現流程優化的基石，各自為政的兩個孤立的信息島是無法實現有效的配合的，整個應付賬款的業務鏈從采購訂單到付款，各個操作環節都相互銜接，上一級的任務輸出構成了下一級的任務輸入，而各個環節任務的操作時間和操作質量與該環節輸入任務的質量息息相關。因此，改革的策略應該是把原來相互孤立的分屬于兩個部門的同屬于應付賬款流程的3個職能部門劃歸到統一組織下。

2.關鍵業績評價指標的重新設計。可以通過相互的質量校驗來實現互相制約，互相監督和矯正的效果，以期實現整體服務質量的提升。建立供應商的優選機制和流程規范供應商的選擇，以及進一步優化整合，建立健全供應商的信息系統庫，加強供應商的管理，優化供應商信息的建立，維護，信息變更，鎖定與解鎖等流程，對于減少拒付發票的堆積也是至關重要的。

3.建立相關責任人的審批約束機制。從西門子的審批流程上不難看出，造成發票付款滯留的兩個原因，錯誤的會計科目以及稅號，就在商務人員的審批范圍內，因此可以建立起商務對于采購訂單審批的約束機制，通過KPI的績效考核增加對商務人員審批的約束，以此來提高采購訂單的質量。

（4） 營造良好的文化環境，設置有效的員工激勵機制

任何一個流程的有效運行，無論其設計的有多合理，多優化都離不開每個員工的貢獻，只有高素質的，相對穩定的人員構成才能真是實現流程的優化。對于共享財務中心來說，工作細分化程度不斷提高，標準化程度也在的不斷提高，每個員工的工作變得越來越單一，重復性強，這就造成了大量人員流失。

五、總結

對于共享中心的應付賬款流程來說，現代科技的發展讓我們從簡單的流程中每個環節的單純的效率的提高，逐步轉化到顛覆性的流程創新，因此，我們要進一步轉化固有的思維模式，在現代科技的幫助下不斷的更新再造現有流程，不斷的提高其數字化自動化的水平，升級我們的服務水平。當然任何一個流程的有效運行，無論從其開始的設計，到后期的不斷完善，到升級換代都離不開人，這一根本要素，因此加強對員工的人文關懷，保持共享中心的員工的高素質水平才是讓這流程保持活力和高競爭能力的內生動力。同時，科技的進步助推了共享財務中心的進一步優化和發展，很多的企業開始引入人工智能技術替代當前的單純靠人來完成的簡單重復的勞動，這也為我們進一步優化應付賬款流程提供了更廣闊的思考空間，相信在未來的一段時間，機器人理念的引入會帶來應付賬款流程更加顛覆性的變革。

參考文獻

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