淺談保密問題在檔案保管程序中的重要意義及對策

陳霞

摘 要：我國的檔案管控事業(yè)在進(jìn)入到全新的發(fā)展時期之后形成了很多新的進(jìn)展，在新型檔案管理工作模式中，檔案安全問題與其他類型的管理風(fēng)險問題被解決，為了更好地發(fā)展檔案管理事業(yè)，管理者需要結(jié)合檔案管理工作的不足之處，調(diào)整管理手段，并加大對特殊檔案材料的處理工作，在形成保管檔案程序時要注意解決檔案保密問題。本文探討檔案保密管理工作的實際價值，并提供管理對策。?

關(guān)鍵詞：保密問題;檔案保管程序;重要意義;管理對策

信息化的檔案管理模式幫助各個檔案管理結(jié)構(gòu)提升了檔案管理的實際效率，檔案管理者在處理各類繁雜的檔案文件時也不會輕易出現(xiàn)差錯。而開發(fā)化的檔案保管程序在帶來一些便捷之處的同時，也將一些新的風(fēng)險因素融入到檔案管控系統(tǒng)中，其中保密問題給保管檔案的工作帶去的影響最直接。落實保管檔案的工作時，檔案管理者必須清晰認(rèn)知各種檔案保密要求，本文結(jié)合保管程序建設(shè)需求，探討解決檔案保密問題的科學(xué)途徑。

1 檔案保密工作的重要意義

在保管程序中管理檔案文件，可以使保管檔案的工作變得更加合理化，數(shù)據(jù)化時代降臨之后，檔案材料也被以數(shù)據(jù)化的方式處理，管理者可通過運用電腦等信息化設(shè)備來直接查詢與使用檔案文件材料，甚至可以將一些檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)中，檔案的應(yīng)用價值被最大化地開發(fā)，用戶了解檔案信息的工作隨之變得更加便捷化，但是如果檔案管理機(jī)構(gòu)的安全防護(hù)沒有做好，檔案信息有可能會產(chǎn)生被竊取的情況，檔案安全會受到影響，用戶的隱私安全也不能被保障。

消除檔案保管環(huán)節(jié)中的保密問題之后，大量的檔案材料可被更加安全地存儲，用戶可以對檔案機(jī)構(gòu)持有更高的滿意度，保管過程中的問題也能夠被直接消除掉，一些特殊文件的使用價值也不會受到影響。管理者通過各種保密措施保持檔案材料的完整性時，不僅要做好信息安全保護(hù)工作，還要通過監(jiān)督體系來保護(hù)檔案材料，全面消除現(xiàn)有檔案材料保管過程中的保密問題。

2 保密管理工作幾點建議

2.1 強(qiáng)化庫房管理工作

管理絕密類型的檔案時，需要先將庫房管理工作做好，通過優(yōu)化檔案管理庫房來改進(jìn)檔案保密管理的工作條件，消除檔案所處的環(huán)境的安全隱患。

檔案具有現(xiàn)實價值，檔案是一種記錄，記載社會的發(fā)展過程，人們根據(jù)檔案中記載的內(nèi)容，歸納歷史的發(fā)展規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗。檔案是社會財富，是國家歷史文化的積累，我們一定要正確保管好檔案，保存檔案的完整性，使檔案發(fā)揮更大的價值，而最合適保管檔案的場所就是檔案庫房，檔案庫房是根據(jù)檔案的而建設(shè)起來的，具有保存價值，也是按照機(jī)關(guān)單位的檔案管理實際要求而設(shè)立的，具有現(xiàn)實作用。

在保管檔案的時候，首先，一定要清楚檔案的內(nèi)容、價值、和保存期限，我國現(xiàn)在存在的一些檔案館并不符合國家檔案館的標(biāo)準(zhǔn)，部分單位在保管檔案的時候，隨意的把檔案庫房設(shè)立在單位樓內(nèi)，辦公樓里的最底層就不應(yīng)該設(shè)立檔案館，底層氣候潮濕不利于保護(hù)檔案;其次，還要注意檔案庫房合理規(guī)劃，要與閱覽室、辦公室等非存放檔案的地方分開，檔案館的建設(shè)要符合國家相關(guān)法律規(guī)定;然后，要設(shè)立防盜系統(tǒng)和報警機(jī)制，以防止檔案被盜;最后要強(qiáng)調(diào)是，檔案庫房管理者制度要嚴(yán)格，各個崗位的管理人員要有一定的經(jīng)驗和相關(guān)知識。

2.2 做好保密期限設(shè)定工作

根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，檔案保密和檔案保管是兩個不同的概念，在檔案工作中，經(jīng)常會遇到保管期限和保密期限相矛盾的情況，在兩者相矛盾的情況下要明確區(qū)分檔案保密期限和檔案管理期限的原則，保密期限和保管期限的原則不同。保管期限的原則是區(qū)別檔案內(nèi)容的作用，檔案內(nèi)容是具有現(xiàn)實作用還是歷史作用，檔案是記載歷史的發(fā)展進(jìn)程，是國家的文化財富，具有歷史作用，檔案保存工作也是本單位的實際需要，具有現(xiàn)實意義。

檔案保密原則是國家秘密的重點，國家秘密在確定的期限內(nèi)，是受國家法律保護(hù)，是具有法律效力的，國家有關(guān)規(guī)定，檔案館要按照相關(guān)規(guī)定來制定，有相應(yīng)的保護(hù)技術(shù)以及保密標(biāo)準(zhǔn)，但是，在我國，在當(dāng)前環(huán)境下，我國現(xiàn)有的法律法規(guī)有時限，產(chǎn)生的法律效力也有限，因此，我國會遇到檔案保密日期和檔案館建設(shè)不符合的情況， 所以，針對這種情況，同時具備檔案文件保管與文件保密期的資質(zhì)的相關(guān)單位，要對檔案館規(guī)劃設(shè)計。

2.3 完成檔案分類工作

面對內(nèi)容繁雜、數(shù)量極多的檔案材料時，管理者首先需要進(jìn)行分類管理工作，對檔案材料的重要程度加以區(qū)分，以檔案材料的內(nèi)容來劃分檔案的保密等級，針對絕密檔案這種核心檔案，考慮到其對于國家與人民的重要意義，需要極為慎重地管理這種檔案，不可輕易開放檔案信息，必須要同時增設(shè)訪問權(quán)限的方法來保護(hù)絕密類型的檔案。指派管理絕密類型的檔案文件的工作人員需要保持較高的素質(zhì)，絕密型檔案的內(nèi)容廣泛，機(jī)密要求等級高，管理者不僅要具有基本的管理檔案的能力，還必須有一定的責(zé)任心與職業(yè)道德素養(yǎng)。管理結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將普通檔案與絕密檔案分開，針對保密要求不同的檔案材料，可使用具有針對性的管理方法，在檔案室中使用防盜設(shè)備、保險鎖以及保險柜等，給絕密型檔案創(chuàng)造良好的管理條件。

對保密要求嚴(yán)格的絕密檔案展開日常管理工作時，需要嚴(yán)格按照管理規(guī)范來銷毀、移出以及查閱檔案材料，查閱與使用檔案時必須要經(jīng)過審核環(huán)節(jié)，不可出現(xiàn)擅自查閱的情況，通過這種管理方式可以保障絕密檔案的安全性。

檔案在借閱利用中，管理人員要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，善于推測其心理和思想動機(jī)，加強(qiáng)重點監(jiān)護(hù)。對于某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷、撕或涂改檔案;對一些平時養(yǎng)成看書劃線、翻書沾口水、折疊書等不良習(xí)慣的利用者，要及時提醒，建立法制的檔案管理的新秩序。

結(jié)束語

本文以保密問題為研究核心，探討了保管檔案的相關(guān)工作，檔案管理者可以通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督工作來消除管理環(huán)節(jié)中的風(fēng)險問題，科學(xué)保管檔案，根據(jù)檔案文件的不同保管要求來選用合適的保管方法。利用信息網(wǎng)絡(luò)完成管理檔案的工作任務(wù)時，必須要將管理與監(jiān)督檔案兩項工作結(jié)合展開，使檔案保管程序能夠保持合理化的運行狀態(tài)，在后續(xù)的檔案管理程序優(yōu)化活動中，管理者還需結(jié)合其他的檔案保管問題繼續(xù)展開研究，確保檔案管理合理合規(guī)。

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