淺談做好企業辦公室行政事務管理的舉措

張云霞 邢芳

摘 要：企業辦公室行政事務管理即通過建立行政事務管理組織，根據發展戰略目標與方案規劃，利用相應法律法規，建立健全管理機制，理清企業內各部門工作關系，使企業出臺的各項管理邁向標準化、規范化、科學化，真正落實到各個部門的工作中，全面提高工作效率。目前企業辦公室行政事務管理效率低，影響了整個企業的發展革新。基于此，本文對做好企業辦公室行政事務管理的舉措進行研究，作出以下討論僅供參考。

關鍵詞：企業;辦公室行政事務管理;舉措

引言

辦公室行政事務管理是一種綜合類的工作，發揮其監督、協調和發展調動整個單位各個部門的作用，從表面上看辦公室行政事務管理工作十分簡單，其實這是一項復雜且艱巨的工作。因為在單位的正常運行和發展中，辦公室行政事務管理工作發揮著極為重要的作用，所以，能不能高效、積極開展辦公室行政事務管理工作具有十分重大的意義。在實際工作中，辦公室行政事務管理工作很容易受到外界環境的影響，這是在所難免的，所以，怎樣對辦公室行政事務管理工作和外界環境的影響展開有效協調十分重要。

1辦公室行政事務管理的意義

辦公室行政事務管理主要是企業內部的一項綜合性管理工作，其具體可以分為行政事務管理和辦公事務管理兩類。可以說，辦公室行政事務管理存在管理對象涉及面廣的特點，大到規章制度的制定和落實，小到員工福利和安全衛生等，都可以納入到辦公室行政事務管理的范疇，所以其在企業的日常運營和發展過程中有著舉足輕重的地位。從企業內部的角度來看，辦公室行政事務管理主要起到了承上啟下的作用，通過發揮“計劃與預測、組織與指揮、用人與協調、監督與控制、教育與激勵、挖潛和革新”六個方面的管理效果，才能使各項工作得以順利銜接和開展。從市場環境的角度來看，激烈的市場競爭要求企業必須打破陳舊的管理思路，通過不斷整合優勢資源來給企業帶來新的發展活力，如果將整個企業看作一臺精密的機器，那么辦公室行政事務管理就是確保各個零件得以高速運行的潤滑劑，只有讓企業發展得更快、更穩，才能更好迎接市場競爭中的挑戰。

2企業辦公室行政事務管理中存在的不足

2.1相關辦公室行政事務管理制度未健全

相關制度未健全影響了辦公室行政事務管理在企業中有效發揮其重要作用，導致企業工作質量得不到顯著提升，對企業的發展產生負面影響。傳統老舊的行政事務管理模式已經不適用于新時期的企業生產經營，企業辦公室行政事務管理流于形式、止于表面，其工作效率低下，不能得到最佳的辦公室行政事務管理效果，不利于在企業中構建良好的工作合作關系。

2.2缺乏科學量化的管理方式

憑經驗來進行管理工作，管理人員的工作概念模糊籠統，在一些方面無法做到面面俱到，工作更無從談精細、創新。績效考核制度缺乏考核執行，在具體的實踐工作中落實不具體。對工作人員的評價過于片面，難以調動員工的積極性，增加了管理工作的壓力。對于不同崗位，大多也沒有做到具體情況具體分析。很多辦公室行政事務管理工作在績效考核制度的貫徹和落實過程中存在一些問題，導致績效考核制度形同虛設，不能達到獎勵和處罰的效果。

2.3管理人員素質欠缺的問題

工作中大部分的問題還是人員的問題，辦公人員素質的高低直接影響了工作的效率和質量。作為一個工作內容相對復雜，涉及領域較廣，需要協調單位內各部門工作的協調型部門，對辦公室工作人員的素質要求也會相對更高。然而，當前單位的辦公人員工作內容固定，崗位流動性差，長期重復的工作內容讓工作人員疲憊，使得工作人員對自身素質的提升缺乏欲望，所以位工作人員的素質有待提高。而且，當前單位工作模式僵化也是影響辦公室管理工作的問題之一。傳統的工作方式存在上下級制度嚴明、工作責任劃分細致、工作崗位流動性差等問題，一項工作需要消息層層傳遞才能到達管理層，管理層通過分析問題再下發工作指令時，又需要經過層層傳達，既浪費了大部分的時間，又降低了工作效率。總之，這種傳統的工作模式已經不能適應當前快節奏的社會發展。

3做好企業辦公室行政事務管理工作的舉措

3.1建立健全相關管理制度

相關監管制度的匱乏，削弱了辦公室行政事務管理的執行力度，行政事務管理在企業各個部門中得不到有效落實，不利于行政事務管理模式的更新，影響著服務工作的有序進行。為進一步提升企業工作質量效率，扎實推進辦公室行政事務管理工作，必須建立健全相關管理制度。以監管制度的制定與落實為例進行說明，為加強對辦公室行政事務管理工作的監督，企業相關部門可設置獎懲結合的監督制度，對辦公室行政事務處理部門的各項工作進行監察，保證其對企業近期發展目標與各項工作完成狀況有一定了解，并要求根據企業經營狀況與市場經濟局面制定年度計劃，并加快落實。

3.2量化細化管理項目

為了讓行政事務管理可以更科學、有效，在開展管理時一定要讓模式具有創新度，實現管理目標的更好開展，擺脫傳統的模糊管理;實行不同的量化考核方式，對員工的品德、能力及績效進行相同的考核，做到充分公平，調動員工的積極性。員工的工作積極性提高了就會實現對行政事務管理工作的配合，繁重的行政事務管理工作也會因此變得輕松簡單。運用全面精細化管理方式來安排工作，對于機關工作而言，可以更好地促進其工作開展。重視工作中的每一個流程的細節管理，對任務采用合理、科學分配制度，對內容加以明確，規劃好每一個步驟，可以節約大量工作的時間并提升工作效率，讓其管理水平可以顯著提升。實現管理的精細化能夠提高辦公室行政事務管理工作的效率與質量，要想實現可持續發展，必須對辦公室實施精細化行政事務管理。

3.3提高辦公室行政事務管理人員的素質

行政事務工作涵蓋范圍較廣，若是不及時更新知識、加大學習力度就不能把本職工作做好。辦公室工作主要為企業領導提供幫助展開單位管理，這就對辦公室管理人員的管理能力提出了較高的要求。單位要積極提高管理者的綜合素質，為其提供機會，組織和安排辦公室管理人員接受專業培訓，并保證辦公室人員可以將嚴謹的共態度樹立起來，促進其專業高效組織能力的提高，讓辦公室人員滿懷熱情積極投入到工作之中，使其綜合管理素質得到提高。在內在修養方面，應加大學習力度，將自身的素質提高，管理者應改變工作觀念，樹立服務每一位員工的意識，促進工作服務質量的提高，實現企業辦公室工作質量和水平的提升。基在不斷提高思想水平和理論基礎的過程中，對管理者的自身形象予以重視，樹立良好形象。

結束語

綜上，對于辦公室管理而言，采用精細化的管理是十分重要的，辦公室工作的內容非常多且復雜，一定要構建起完善的管理制度，才可以更好地完成管理的工作，并且一步一步提升行政事務管理的效率。同時，這一種創新的管理方式是靈活多變的，可以更好運用至政府機關中，這對于企業的發展來說，促進作用強大，可以提升其行政事務管理的水準。總得來說，辦公室的精細化行政事務管理，是要求各企業建起精細化的管理觀，同時這也是管理開展的基礎。

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