大數據信息技術在檔案管理中的運用

孫愛武

摘 要：在大數據時代背景下，檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，對檔案管理模式變化進行深入研究是當前發展的必然趨勢。不僅如此，相關管理人員應當意識到檔案部門的重要性，并給予大力支持，只有這樣才能推動檔案工作在未來的道路上得到良好的發展，進而為經濟建設做出重要的貢獻。本文基于大數據信息技術在檔案管理中的運用展開論述。

關鍵詞：大數據;信息技術;檔案管理中的運用

引言

我國當前科學技術的發展速度較快，促進大數據也在快速發展，也在各個行業中得到了廣泛推廣和運用，但隨大數據信息技術的快速發展，就需要相關部門和工作人員提高對其的重視程度，并將傳統檔案管理形式進行優化和創新，確保檔案管理工作能夠充分發揮其自身的作用和價值，并滿足時代發展的需求和標準，最終保障社會經濟能夠逐漸實現可持續發展的目標。

1檔案管理理論的新挑戰

在大數據時代，隨著檔案管理對象在形成形態和結構方式的變化，利用原有的理論去指導檔案數據的管理顯得有點力不從心，就像張芳霖學者所說的：“可以發現，每一次檔案資源范疇和檔案信息形式的變化，都會對現有的檔案學理論帶來挑戰，當現有檔案學理論相遇大數據時，很多理論也表現出短板與無奈”;“更值得一提的是，大數據表現出來的活力似乎還不能用現有的理論將其概括，或許將會有新的理論來為將要發生的檔案理論變革奠定基礎”。

大數據時代檔案管理理論出現了危機和反常，面臨著新的挑戰。理論深度層面，表現為現有理論適應性不足。比如，運用職能鑒定法去鑒定大數據環境產生的數量大、來源廣、類型多以及數據權屬不清的歸檔文件在增加工作量的同時也會影響文件鑒定的準確性，這就會對文件鑒定理論產生一定的沖擊。

大數據時代檔案管理的新現象和新特征表現深受大數據理念方法的影響，檔案數據的收集、整理、鑒定和利用等管理環節的管理都要體現大數據的理念，但是目前除了唐霜提出的以“條”為基本單位、用索引取代來源、不過度依賴全宗的大數據時代檔案整理理論的思考外未有直接與大數據相關的檔案數據管理理論。這就需要我們在分析傳統文件管理理論在大數據時代適用性的基礎之上，補舊創新，將大數據研究領域認可的基本原則，數據管理的理論和方法與檔案數據的特征進行有機結合，形成大數據背景下檔案數據管理理論的建構，創新檔案數據管理理論，促進檔案管理理論的發展和創新，完成大數據背景下檔案管理范式的轉型。

2利用大數據進行檔案管理工作創新的必要性

2.1檔案信息整合需要結合大數據的應用

隨著信息技術以及大數據的接連沖擊，導致檔案管理工作在短時間沒能及時進行檔案信息的全面轉化，進而造成很多信息記錄是由紙質、圖像、數據等多種形式結合，而且在管理形式上出現各種不同類型、不同數據庫下的檔案信息管理，并且彼此間并不能完全兼容，出現孤島型檔案信息分布的情況。借助大數據可以盡快整合各類型檔案資源，轉化為數據存儲，一定程度上可以有效避免出現檔案信息遺漏丟失情況。

2.2是檔案信息資源充分開發的需要

檔案管理工作主要就是國家、社會以及企業保存檔案信息并提供相關服務，機構內存儲著豐富的信息資源，但在以往工作中，由于信息處理能力有限，技術應用不足，以及管理人員檔案意識不夠強，這些信息資源的價值沒有被充分發掘出來，再加上現今更多的數據資源源源不斷地融入進來，根本不是人力能夠處理完成的，需要結合大數據技術進行數據處理分析并整合，盤活所有的檔案信息，將其中的價值發揮出來，具有巨大的社會效益和經濟效益。

3大數據時代檔案管理工作中存在的問題

3.1缺乏專業化的人才

我國當前大部分單位在實際開展檔案管理工作的過程中，還是會采取傳統管理工作的方式，這樣就會導致不能夠對相關數據進行處理和分析，并且還缺乏專業化的處理人員，其自身的專業化水平與綜合素質也不能夠滿足相關規定和標準，從而阻礙檔案管理工作的快速發展。

3.2管理方式不科學

盡管單位里都制定了嚴格的管理制度，但是由于管理方式的不科學，組卷及具體保管方式不夠嚴謹規范。隨著信息時代以及大數據時代的到來，計算機在檔案管理中發揮著越來越重要的作用。但是由于不健全的信息系統，導致事業單位未能實現檔案信息化管理。特殊的部門，存在人員流動性大，相對不穩定等特點，檔案管理難免會出現收集不及時、歸檔不規范，應用技術不科學等問題。這就要求相關責任主體一定要做到權責認知，科學管理。

3.3不能夠對數據進行統一備份

我國當前各個地區的各個單位都是通過其自身的方式對相關檔案進行管理，不能夠在全國對檔案進行統一管理，這樣就會對檔案管理工作的水平和效率造成影響，從而導致信息經常會出現安全方面的問題。

4加強檔案管理工作水平的措施

4.1提高信息化共享平臺建設工作的水平

我國當前各個行業的發展速度較快，而相關部門在社會經濟發展的過程中，都會產生不同的交際和聯系，這就需要相關部門和工作人員提高對信息化共享平臺建設工作的重視程度，從而保障能夠滿足各個行業發展過程中的需求和標準。

4.2強創新，加大檔案服務能力建設

對檔案利用服務體系加以完善實現檔案管理服務的創新，可以從以下幾個方面著手：一方面，應當采取有效措施加快檔案資源開放的腳步，在大數據時代背景下，對檔案資源，檔案部門應當堅持“公開為原則，不公開為例外”的理念不動搖，并且應當在第一時間公布已經超過保管期限的檔案，最大程度做到應開應盡，保障保密檔案的安全;另一方面，加大檔案服務理念的創新力度，在大數據背景下，檔案資源若想達到物盡其用的效果，那么檔案部門就應對其內容進行剖析，并建立相應的知識庫。除此之外，對于檔案利用者來說，他們會依據自身的需求對檔案服務水平提出相應的要求，檔案部門應對他們提出的要求引起必要的重視，對以往的檔案利用服務理念做出恰當的調整，緊跟時代的步伐，為檔案利用服務開辟一條新的道路。

4.3促進數字檔案建設工作的開展

檔案管理工作在實現數字化發展目標的情況下，就能夠直接通過先進化的技術直接對信息進行檢索，還能夠通過微信公眾號的方式，實現公眾號檔案查詢發展的目標，從而保障能夠進一步加強檔案信息化水平。

4.4提高檔案管理工作人員的業務素質

檔案管理工作人員的業務素質直接影響整套檔案管理工作。一是要轉變陳舊的思想觀念。將“新鮮血液”注入到檔案管理工作的隊伍中，選擇學歷中上、能力中上的職員開展檔案管理工作。二是要加強業務培訓。將最前端的技術運用到檔案管理工作中，提高檔案管理的科學性、實效性。

結束語

大數據作為當今社會發展的重要應用技術，不僅能夠快速處理日益復雜繁多的數據，而且可以有效保證數據運轉穩定以及存儲安全，是當下眾多領域都在不斷探索和發掘應用創新的重要技術。以信息管理為核心的檔案管理工作，將大數據融入其中可以有效解決面臨的檔案信息量大、復雜等問題，規范檔案管理工作內容，提高工作效率和服務能力，是構建現代化檔案管理體系的重要組成部分。

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