檔案信息化建設與檔案管理的思考

白麗

檔案管理作為發展過程中的重要工作之一，其對于的長期可持續發展具有極為重要的影響。在科學技術不斷發展的推動下，對于檔案管理工作重視的程度也日益提高。所以，現代必須積極的進行傳統檔案管理工作理念和模式的改革與創新，才能在促進檔案管理工作水平和效率穩步提升的同時，為的長期可持續發展保駕護航。

1、信息化檔案管理工作的重要性

我國社會經濟迅速發展的同時，檔案管理涉及到的內容和種類也不斷的增加。假如現代仍然采用傳統檔案管理工作模式的話，不僅會影響檔案管理工作效率的提升，同時也有相當大的局限性。因此，檔案信息化的管理的強化，對于當前檔案管理的整體效率以及管理水平，都有著極大的促進作用。另外，由于檔案管理工作服務的對象主要的基層員工，因此，必須建立完善的檔案管理體系，以此有效保證服務成果，才為廣大的員工提供更加完善的服務。

2、檔案管理工作存在的問題

2.1檔案的內容缺乏真實性

假如檔案中記錄的內容不全面或者真實性不足的話，那么檔案管理工作也就失去了其原本的意義。雖然檔案中記錄的相關信息都是與自身發展密切相關的信息。但是，由于的檔案數據在搜集、整理的過程中，采取的都是自下而上的傳遞方法，由最底層一級級的上傳至的檔案管理部門，而在信息傳遞的過程中，很多工作人員為了節省信息傳遞的時間，就會出現信息記錄內容失真或者內容準確性不足的現象，而導致檔案管理工作無法發揮出其應用的管理價值和作用。

2.2管理工作缺乏規范性

傳統的以人工方式為主的檔案管理方式，由于受到時間、空間等因素的限制，導致檔案管理人員在獲取數據的過程中經常出現數據不全面、不及時或者不具體等各方面的問題，再加上傳統檔案管理工作缺乏解決具體問題的有效措施，所以影響了檔案管理工作效率和水平的提升。檔案管理部門因為忽略了檔案收集與整理的工作，而在檔案收集的過程中只是簡單的填寫相關的內容，這種現象的存在不僅對檔案內容的全面性產生了嚴重的影響，而且增加了后期檔案查閱和使用的難度。另外，很多在檔案管理工作過程中因為檔案管理制度不完善，所以導致后期檔案管理工作出現了嚴重的問題。

2.3缺乏信息化檔案管理技術

檔案信息化的不斷滲透以及推廣之中，在當前已然成為了一項趨勢以及主流，但是，仍舊有很多對于檔案信息化沒有重視的情況，同時檔案信息化技術也就應用不是很到位，而采用傳統的人工檔案管理方式，正是因為檔案管理工作缺乏了信息化技術的支持，所以不僅增加了檔案數據信息遺漏現象發生的幾率，浪費了檔案記錄的時間，而且不利于檔案數據信息的保存，嚴重影響了檔案管理工作效率與質量的提升。

3、強化檔案管理工作的策略

3.1提高數據準確性和完整性

數據資料的收集和整理是確保檔案管理工作順利開展的基礎。由于數據資料的收集和整理不僅需要檔案管理人員必須深入到基礎進行吊頂和研究，而且還應合理的分類和整理搜集到的數據信息。因此，現代在開展檔案管理工作的過程中，必須充分的重視資料收集和整理的工作，以此保證數據信息的準確性，同時還可以為后期的檔案的查閱以及檔案的使用提供方便。

3.2制定完善的檔案管理工作制度

在開展檔案管理工作的過程中，必須制定完善的檔案管理制度，要求檔案管理工作人員嚴格的按照相關制度開展檔案管理工作，才能實現推動檔案管理工作有序發展的目的。首先，檔案管理部門必須加強與其他部門之間相互交流與溝通的力度，才能確保檔案管理工作順利進行的同時，有效保證員工檔案的管理意識有效提升，同時為檔案管理工作的有效持續展開夯實基礎。其次，作為管理人員，對于檔案的重要性一定要正確的認識，唯有如此才能更好的從頂層開始，進行檔案信息化管理建設的進程，為檔案管理工作營造良好的氛圍。

3.3提升信息化檔案管理水平

信息化檔案管理制度的建設成為當前檔案管理的發展整體態勢，因此應當緊隨信息技術的發展腳步，將信息技術的自身優勢有效發揮，建立完善的檔案管理工作制制度，促進檔案管理工作效率和質量的穩步提升。（1）加大信息化檔案管理體系建設投入的力度。現代在建設信息化檔案管理體系的過程中，應該強化硬件設施的建設，不斷投入人力資源、物力資源以及財力資源等多種資源，這樣才能更好的滿足現代化的信息化檔案建設，為檔案管理的有效開展夯實基礎。（2）現代化檔案管理人才隊伍引進和培養力度的加強。通過對當前各級檔案管理工作人員的學歷分析后發現，我國大多數的檔案管理工作都存在著專業檔案管理畢業人才少的問題。所以，為了滿足信息化檔案管理工作的要求，必須在根據自身發展的要求，加大現代化檔案管理人才隊伍培養的力度。以此更好的滿足當前信息化以及現代化的需求。（3）保密意識的增強。在構建信息化檔案管理體系的過程中，必須根據信息技術發展的特點，有效構建安全保障系統，這就需要檔案管理人員要有一個端正的安全管理理念，才能確保檔案管理的安全有序進行。

（作者單位：152014綏化市北林區連崗鄉人民政府農村經濟管理服務中心）