用戶來廠驗收工作探討

張捷

摘 要： 通過分析國外用戶來廠驗收遇到的問題，探討以項目管理為導向的用戶來廠驗收機制，以期充分發揮公司各職能管理部門和制造單位的職能職責，規范項目履約執行過程中用戶來廠驗收工作，提升驗收工作管理水平。

關鍵詞： 國外用戶;用戶來廠驗收

中圖分類號： F24????? 文獻標識碼： A????? doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.12.044

1 前言

用戶來廠驗收是指根據合同定義，在產品生產過程中至完工出廠前，用戶來廠進行的驗收。筆者總結了驗收工作需要注意的兩項問題，并提出解決方法，希望對后續項目有所借鑒。

2 用戶來廠驗收問題分析及解決方案

2.1 第一個需要注意的問題是各部門、各單位不熟悉各自在驗收工作中的職責，驗收流程混亂

近年來，公司拆分、合并或新建了一些職能部門，導致部門職責變化，各部門相互推諉的情況時有出現。解決該問題有以下方法：一是公司牽頭組織相關部門及單位，根據人力資源部定義的組織機構職責，通過網上會簽或會議評審等方式，進一步明確各部門、各單位在驗收工作中的職責劃分，同時規范驗收流程;二是通過定期召開用戶驗收現場協調會，對驗收工作的成敗得失進行總結，進而督促相關部門、單位做好本職工作;三是組織各相關部門、單位對《用戶來廠監造驗收管理辦法》進行宣貫與培訓;四是制定驗收工作獎勵與考核管理辦法，細化獎懲條例。

2.2 第二個需要注意的問題是溝通管理未做到位

溝通管理包括公司內部溝通和國外用戶溝通兩種形式。

（1）內部溝通。由于營銷部門的銷售人員不了解產品制造進度，在產品未達到驗收狀態的情況下，迫于用戶對產品交期的壓力，邀請國外用戶來廠驗收，導致用戶在廠停留時間過長，或造成產品再次復驗，增加了大量飲食、住宿、交通成本。解決這一問題的方法：一是加強營銷部門與制造部門之間的溝通，共同確定用戶最佳來廠驗收時間;二是強化銷售人員對產品制造流程的培訓;三是從根本上增強公司制造能力，特別要持續開發優秀供應商，杜絕劣質產品造成不必要返工，保證產品按期交付。

（2）外部溝通。國外用戶有時會提出一些超出合同范圍的、甚至不合理的要求。比如，在產品即將完工出廠時，用戶提出更改產品結構，而該要求會導致產品大批量返工，影響交付進度。這時，應當把公司利益放在第一位，和用戶進行談判，說明原方案的優越性，力爭說服用戶接受原方案，或通過讓步接收、附加贈予等方式，讓用戶接受原方案。如果用戶提出合理要求，公司在保證交期的情況下可以實現整改，則須以報告形式報項目經理，由項目組組織相關部門進行評估、討論、評審，在與用戶達成共識后，雙方簽署書面決議或紀要，重新定義雙方各自承擔的責任和職責，造成的損失、交期延誤或新增成本等。每次會議之后1個工作日內將會議紀要下發項目各相關責任單位和人員。

3 項目驗收成效

上述兩個問題通過以上措施取得了顯著成效，主要體現在以下兩個方面：

第一，在明確驗收職責、規范驗收流程方面，通過對各個部門進行《用戶來廠監造驗收管理辦法》的宣貫與培訓，部門間互相推諉情況大大減少;通過定期召開用戶驗收現場協調會，驗收效率不斷提高，公司快速響應用戶需求的能力不斷增強;通過制定驗收工作獎勵與考核管理辦法，做到了獎懲分明，為后續驗收做好鋪墊。

第二，在完善溝通管理方面，營銷部門通過與制造部門不斷溝通、配合，共同確定了用戶最佳來廠驗收時間，減少了不必要的成本;通過對銷售人員進行制造流程的培訓，使營銷更貼近生產，從而為生產爭取了更多時間;在驗收過程中，通過與用戶耐心、細致地溝通、協商，避免了產品大規模返工，節約了人力、物力。

4 結束語

綜上所述，驗收工作是一項跨部門、復雜的管理工作，期間會遇到很多問題，如果解決了這些問題，產品就可以比較順利地交付用戶。目前，公司營銷中心已制定了《用戶來廠監造驗收管理辦法》，對用戶來廠驗收流程進一步固化和推廣，并將在后續的項目交付過程中給予持續改進和完善，保證產品驗收工作愈加順利地開展。

參考文獻

[1] 余雪杰，項目部崗位職責與考核精細化管理[M].北京：人民郵電出版社，2014.

[2]王希躍，項目管理關鍵點精細化設計[M].北京：人民郵電出版社，2013.