檔案管理基礎(chǔ)工作在文博檔案管理中的影響研究

李靜

摘要：文博館內(nèi)文物藏品類型繁多、數(shù)量龐大，以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，全面提升文博檔案管理工作質(zhì)量，是促進(jìn)文博事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐。文章在淺談當(dāng)下文博檔案管理工作中主要問題的基礎(chǔ)上，提出幾點(diǎn)應(yīng)對措施，以供同行參考。

關(guān)鍵詞：文博檔案;檔案管理;基礎(chǔ)工作;策略探究

從廣義上分析檔案管理基礎(chǔ)工作的內(nèi)涵，實(shí)質(zhì)上就是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代化方法手段為支撐，落實(shí)檔案管理工作。和常規(guī)檔案相比較，文物保護(hù)工程檔案持有一定特殊性，當(dāng)下國內(nèi)尚未形成標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。在信息化社會(huì)背景下，文博檔案管理階段也要不斷提升信息化建設(shè)水平，規(guī)范化管理藏品檔案，以此為基礎(chǔ)，將紀(jì)念館的功效充分發(fā)揮出來。

一、文博檔案管理中存在的問題

（一）檔案整理工作效率較低

關(guān)于文字檔案資料的采集、整理及歸檔工作，整體效率長期未見提升，并且因?yàn)闅w檔工作需要相關(guān)部門的密切配合，但因管理制度落實(shí)不到位，造成大部分工作人員參與度不足，不能按時(shí)完成歸檔工作。以上現(xiàn)狀若長期不被扭轉(zhuǎn)，很可能會(huì)削弱文博檔案資料的價(jià)值。

（二）檔案取用流程復(fù)雜

針對文博檔案資料的調(diào)取應(yīng)用，很多機(jī)構(gòu)尚未建設(shè)電子化管理模式，也沒有配置相關(guān)檢索工具，長期沿用傳統(tǒng)手工檢索方法查閱檔案材料，耗時(shí)耗力，且檢索階段出現(xiàn)錯(cuò)差在所難免，工作效率偏低，無法為文博檔案現(xiàn)代化管理模式建設(shè)效力。

（三）檔案管理欠缺規(guī)范性

部分工作人員檔案管理技術(shù)水平偏低，管理責(zé)任意識(shí)薄弱，在實(shí)踐中沒有自覺學(xué)習(xí)文博檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，工作態(tài)度渙散，沒有依照相關(guān)規(guī)范要求系統(tǒng)地落實(shí)檔案材料歸檔、整理等工作，增加了文博檔案缺損、丟失等情況發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作在文博檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用

（一）重新組合案卷

針對那些組卷過厚、內(nèi)容存在重疊混雜情況的案卷，有規(guī)劃性的予以重新組卷措施。重新組卷工作開展階段，要求相關(guān)人員時(shí)刻要秉持組合存在一定關(guān)聯(lián)性的文件，并且針對那些頁碼、卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)題不全或不清晰的案卷，要及時(shí)作出重新加工補(bǔ)寫的處置措施，借此方式整體提升案卷的規(guī)范性。筆者認(rèn)為，若能將重新組卷工作落到實(shí)處，一方面能完善館藏格局，確保所有文博檔案能被科學(xué)規(guī)范管理，另一方面也能為計(jì)算機(jī)管理檔案工作開展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

（二）重視信息化建設(shè)及創(chuàng)新

信息化社會(huì)中，文博檔案管理人員要自覺樹立創(chuàng)新思維，在現(xiàn)實(shí)工作中要做到與時(shí)俱進(jìn)，立足于實(shí)際，建設(shè)健全檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，加大計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)施的引進(jìn)力度，構(gòu)建效率與品質(zhì)雙高的數(shù)字化管理格局，保證電子檔案使用過程的可靠性，最大限度地提升其利用效率。為達(dá)成以上目標(biāo)，相關(guān)人員應(yīng)落實(shí)如下幾點(diǎn)工作事宜：一是調(diào)整與規(guī)范文博檔案管理工作程序，強(qiáng)化其和計(jì)算機(jī)技術(shù)條件之間的鍥合度，為檔案信息化管理創(chuàng)造基礎(chǔ)條件;二是結(jié)合檔案文件處理過程，規(guī)劃設(shè)計(jì)、開發(fā)檔案信息化系統(tǒng)功能;三是在信息系統(tǒng)內(nèi)部構(gòu)建內(nèi)控制度，這是保證文博檔案資料安全的重要支撐。

在使用電子文博檔案過程中，我們也應(yīng)予以如下兩點(diǎn)問題一定的重視：一是電子檔案的安全性，這主要是因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)普及化、計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的大環(huán)境下，我們要積極思考怎樣在網(wǎng)絡(luò)下防控計(jì)算機(jī)病毒、黑客等對文博檔案形成的侵?jǐn)_、攻擊，維護(hù)電子檔案安全性是檔案基礎(chǔ)管理中我們應(yīng)該格外重視的問題。二是電子檔案信息資料的真實(shí)度，在管理實(shí)踐中，受工作人員技術(shù)與素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)設(shè)備性能等多種因素的影響，和相關(guān)規(guī)程存在出入的工作形式難以完全規(guī)避，勢必會(huì)對文博檔案完整度、可靠性形成負(fù)面影響，進(jìn)而削弱了檔案資料內(nèi)容的真實(shí)度。

（三）建設(shè)健全相關(guān)管理制度

1.檔案驗(yàn)收體制：各項(xiàng)文物保護(hù)工程在推進(jìn)過程中，應(yīng)以自身背景實(shí)況為依據(jù)，參照相關(guān)法律規(guī)定，擬定相配套的檔案驗(yàn)收制度，以其為支撐促進(jìn)文博檔案檢驗(yàn)工作踐行規(guī)范化、程序化路線。針對文物保護(hù)項(xiàng)目的檢驗(yàn)內(nèi)容，要求由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與管理工作人員共同商議定奪。要求在項(xiàng)目完工前期，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度全面驗(yàn)收檔案資料，針對質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的工程，堅(jiān)決不予以驗(yàn)收。

2.檔案移交體制：縱觀我國當(dāng)下文博檔案移交狀況，發(fā)現(xiàn)移交過程欠缺規(guī)范性。部分業(yè)主并沒有嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)范要求及時(shí)將檔案呈交給城建檔案館，片面地認(rèn)為自行開展的工程驗(yàn)收工作即為檔案建設(shè)過程，造成文物管理部門長期無法采集到相關(guān)工程檔案資料，工程驗(yàn)收管理難以推進(jìn)。針對以上情況，一定要明確規(guī)定工程設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位工程檔案的移交手續(xù)辦理流程，文物管理部門在實(shí)踐中也要形成一套完善化的檔案移交管理體制。并且要詳細(xì)闡述檔案移交手續(xù)辦理遵照的規(guī)則、移交階段各參與方應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)等內(nèi)容。針對檔案資料內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求及案卷數(shù)目，業(yè)主也要做好留檔、存檔工作。

3.人員培訓(xùn)機(jī)制：整體提升文博檔案管理人員的管理技術(shù)水平，針對檔案管理工作相關(guān)法律常識(shí)，要做到熟記于心，在實(shí)踐中自覺學(xué)習(xí)文物相關(guān)知識(shí)與技術(shù)。要求管理人員要富有高度的責(zé)任心，恪盡職守。定期開展人員崗位技能培訓(xùn)活動(dòng)，考評(píng)合格后方可上崗工作。

三、結(jié)束語

文物檔案的建設(shè)與管理，是一項(xiàng)系統(tǒng)性、基礎(chǔ)性工作。相關(guān)人員一定要有與時(shí)俱進(jìn)的職業(yè)觀，結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀，加大案卷組合整理力度、打造數(shù)字化電子檔案系統(tǒng)、完善各項(xiàng)體制的建設(shè)，以其為支撐，最大限度地提升文博檔案管理工作效率，為我國文物全面保護(hù)、高效率應(yīng)用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。