新舊動能轉換下高校文書檔案收集與歸檔細節化管理研究

摘? 要：高校文書檔案收集與歸檔管理工作是高校檔案管理工作的基礎環節，該文通過分析高校文書檔案收集工作存在滯后現象、收集不齊不完整、歸檔材料間缺少相關聯系以及文書處理不規范等問題，結合實際工作情況，剖析影響文書檔案收集歸檔的原因，并提出健全完善規章制度、加強學習、熟悉文書處理、改變收集方式等策略，希望能從根本上解決問題，加強高校文書檔案收集歸檔工作。

關鍵詞：高校檔案? 文書檔案? 收集工作? 歸檔工作

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1672-3791（2019）04（b）-0255-02

文書檔案指的是由日常工作通用文書轉化而來的檔案，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，是對過去經驗的總結，也是指導今后工作發展的重要基礎。隨著高等教育事業快速發展，高校改革深入推進，各種電子信息化技術撲面而來，高校文書檔案管理機遇與挑戰并存，我們應當在新舊動能轉換的思想指導下，結合具體工作情況，歸納總結文書檔案收集與歸檔工作中出現的問題，簡述影響收集工作的因素，通過多種方式解決問題，推動高校文書檔案工作科學健康發展。

1? 文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

1.1 檔案收集工作存在滯后現象

各部門上交檔案材料時，有些材料是需要向上級部門報送之后才能進行歸檔，有時相隔幾個月，有時甚至跨年度，由于時間較長會造成歸檔時文件已找不到的情況，影響整個年度檔案材料的完整性。

1.2 檔案收集不齊、不完整

一是各部門歸檔的時候，沒有按時保質保量上交，比如有些最近組織活動產生的材料不及時上交，甚至不上交，一些有價值的檔案材料長期留存在其他職能部門，造成整個文件材料收集不完整。二是各部門在進行歸檔時，部門檔案管理人員對歸檔范圍不熟悉，遺失了某些重要資料，比如上報材料未作為歸檔材料其中一部分，附在上級文件之后，導致重要信息材料丟失。

1.3 檔案材料間缺少相互聯系

主要表現在以下幾個方面：（1）有時因人員變動或是對業務不熟悉，會造成一些常規材料丟失或缺損，造成檔案材料缺乏連貫性。（2）某些上報的材料，會出現有請示、無批復，缺少附件、聯系人、聯系方式等情況。（3）重大活動事件材料不完整，材料間缺乏連續性，造成師生查閱檔案時找不到相關材料，檔案的利用價值在一定程度上大打折扣。

1.4 文書處理不仔細、不規范

在實際工作中，文書工作人員有時在文書處理中只考慮文書的登記、流轉、傳閱等情況，沒有認識到文書會成為今后的檔案，在產生過程中需要注意一些問題，比如格式不規范、缺少附件、未蓋公章等。

2? 當前高校文書檔案收集工作存在問題的原因分析

2.1 文書檔案工作重視程度不夠

目前高校將大部分精力放在教學科研工作上，對文書檔案工作未給予足夠的重視。文書檔案作為對過去經驗的總結，反映的是學校的發展痕跡;作為今后工作開展的指導，體現的將是學校整個的歷史印跡。領導的重視程度決定著檔案工作開展是否順利，成果是否豐碩。因此，影響高校文書檔案收集工作首當其沖的原因在于檔案工作未受到應有的重視。

2.2 文書檔案人才隊伍總量不足

各高校缺乏文書檔案工作的專職人員，大多數擔任文書檔案工作的是參與行政工作的兼職人員，較少精力花在檔案工作上。在面對大量行政等其他工作時，檔案工作時間安排得相對較少，一定程度上也影響了檔案工作的質量。

2.3 開展專業性培訓力度不夠

從事高校檔案工作的人員中，很少有配備專業的檔案專業人才，在實際工作中，有的高校仍沿用十幾年的老辦法、老路子。信息化背景下，檔案人員需要通過專業性培訓獲得新的管理思路、新的管理方式，以此適應現階段的檔案工作，提高業務水平。

2.4 檔案制度不完善、體系不健全

有的高校文書檔案部門一直使用十幾年的老制度，并沒有及時修訂，制度規范不完善，制度體系不健全。“不以規矩，不成方圓”，制度的缺失，不利于檔案的收集與歸檔工作，在很大程度上降低了檔案的有效使用價值。

3? 處理高校文書檔案收集與歸檔中常見問題的方法

3.1 提高重視程度，健全規章制度

高校檔案工作覆蓋面廣，涉及學校的方方面面。一所學校完整的檔案材料反映的是學校的整個發展史。實際工作中，一要通過召開專題會議、校報、宣傳欄等多種形式大力宣傳檔案工作，普及檔案知識，使廣大師生認識到檔案工作的重要性，知道檔案被利用后會產生較大的經濟、社會效益，大力支持檔案工作;二要通過建立健全檔案規章制度，使檔案工作人員在日常工作中有章可循，提高檔案收集、歸檔工作效率。

3.2 優化歸檔范圍，大力推進培訓

檔案收集、歸檔工作能否順利進行，各部門是否保質保量按時移交檔案材料起著主導作用。其中，歸檔范圍是檔案收集與歸檔工作中最具指導性的材料。高校應根據上級要求，并結合學校工作實際情況，對歸檔范圍和保管期限進一步優化，編制出適合學校又具有學校特色的文件材料歸檔范圍和保管期限。同時，檔案工作者一要熟悉掌握各部門常規的歸檔材料，當出現多年未歸材料的情況時更容易清楚去向。此外，要熟練把握材料內部有機聯系，善于總結材料規律，當出現材料欠缺的情況時更容易及時發現、補充完整。學校應當為檔案管理人員提供業務培訓的機會，通過定期學習培訓，檔案工作人員再次“充電”，學習使用現代化的手段收集管理檔案，使文書檔案的收集與歸檔工作得以順利、有序地開展。

3.3 熟悉文書處理，加強檔案意識

文書工作人員要熟知公文的種類、格式、發文、收文辦理和行文程序等基本知識，經常性地逐一檢查已辦理完的公文的標題、附件、版記、會議簽單等內容。同時，文書人員要有檔案意識，時刻記得已辦理完的公文就是今后的檔案，要嚴格遵守檔案要求，管理好文書檔案。只有處理好公文的細節問題，才能保證文書歸檔的收集質量。

3.4 改變收集方式，了解業務動態

做好學校文書檔案的收集與歸檔工作，檔案人員要有檔案意識、參與意識，要積極發揮主觀能動性，一要通過多種方式，全方位地掌握各職能部門主要辦理哪些業務，熟悉各項工作流程以及工作的開展情況。二要深入到各職能部門，熟悉在工作的各個環節中產生了什么材料，有哪些材料需要歸檔，有哪些材料不需要歸檔，把握檔案的形成規律。三要主動與各部門檔案工作人員溝通、交流，充分發揮好各部門檔案員在檔案收集歸檔工作中的重要作用。

4? 結語

文書檔案工作是高校檔案工作的一部分，是高校本身寶貴的財富之一。其中文件的收集、歸檔工作又是文書檔案管理的基礎性工作。文書檔案工作人員既要關注宏觀，又要著眼于微觀，扎實認真做好收集與歸檔工作，善于發現問題，敢于直面問題，勇于解決問題，創新性研究出工作中的新思路、新方法，使文書檔案管理工作更上一層樓，更好地為高校的全面發展提供服務和保障。

參考文獻

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[2] 陳秀.高校檔案收集中常見的問題及其解決措施[J].北京市經濟管理干部學院學報，2013，28（4）：76-78.

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①作者簡介：韓雪（1986，4—），女，漢族，山東淄博人，碩士，館員，研究方向：檔案。