學校學生檔案管理淺析

摘 要：學生檔案管理是學生管理的重要方面，強化學校學生的檔案管理，對提高學校的管理水平、促進學生的培養具有重要意義，學校應高度重視、正視學生檔案管理存在的問題，積極采取措施提高檔案管理質量。

關鍵詞：學生檔案;重要性;管理質量

一、學校學生檔案管理的重要性

學校學生檔案是指學生在學校期間學習、生活、參加各種活動形成的各類具有保存價值的材料形成的檔案。學校學生的檔案不同于學生的學籍檔案，也不同于干部檔案，它是一種特殊的、以學生個人為單一保管單位的，獨一類別的檔案。學校學生檔案主要包含三大主要階段：①學生中學階段的相關材料，主要有畢業登記表、畢業體檢表、會考成績單、黨團組織關系檔案、體育達標證書、各類社會實踐資料;②參加高考階段的材料，包括報考登記表、體檢表、政審表、報考體校、藝校的專業成績單、錄取信息等;③高校階段的相關材料，學生登記表，學年、實習、社會實踐類活動鑒定表、學歷、學位證明材料、考試成績、英語、計算機等級證書、綜合素質測評成績、畢業論文的相關材料、第二學位相關材料、黨團相關材料、獎懲材料、學籍材料、健康狀況證明材料，等等。

學校學生檔案是反映高校對學生的培養過程、反映學生的成長經歷、學生德智體美等綜合情況的重要資料，是有關部門考察學校教育成果、考察學校人才培養質量，對學校教育質量和人才質量進行綜合評估的重要材料，是國家選拔、任用，社會用人單位全面了解、考察、選拔、聘用人才的重要依據，所以，學校學生檔案的管理十分重要，必須高度重視。

二、當前學校學生檔案管理存在的問題

1.管理規范不足

學校檔案管理涉及的內容非常多，資料特別雜，管理任務與學校的學生規模是直接相關的，面對繁重的學生檔案管理工作，統一的管理制度、有序的管理組織都是十分必要的，但是現實中，很多學校對學生檔案的管理都缺乏統一規范，沒有建立統一的檔案管理部門，導致有的檔案由學校各個院系的學生工作處管理、有的由學校校級檔案機構管理，但是兩者又缺乏相應的銜接，在檔案資料的更新和補充上會出現不少問題，大部分的學校學生檔案在學生畢業后會跟隨學生的報到證轉入用人單位人事部門或生源地，但各學校又會有些不同，這些都為檔案的安全埋下了很多隱患。

2.管理質量有缺陷

學生檔案是會跟隨學生一生的，所以檔案的質量十分重要。但是，目前不少學校的檔案質量卻有不少缺陷。比如，學生檔案資料不齊全、不完整，缺乏一些重要資料;檔案資料沒有統一的歸檔規范，造成檔案遺失、損壞;檔案材料的字跡不清晰，歸檔分類模糊，查找和調用困難;黨團關系重要日期、數據存在錯誤、重要學籍材料沒有加蓋公章;有的學生檔案存在造假等，這些都不同程度地影響了檔案質量，對檔案利用很不利。

3.管理方式落后

傳統的檔案管理主要是以紙質檔案為主的人工管理，面對龐大的學生檔案資料和日益豐富的學生學習、生活活動，傳統的檔案管理方式已不能滿足當今時代的要求，在大數據時代，電子信息技術卻并沒有普及開來，很多學校的計算機相關設備、管理軟件等的運用還很不足，無法滿足學生檔案管理的需求。

4.管理者綜合素質有待提高

學校學生檔案的管理任務繁重、專業化程度高，需要超強的工作效率和責任心，當前的學校學生檔案管理中，專業性的檔案管理人才比較缺乏，大多由學校的行政人員、秘書充任，有些教育缺乏信息技術管理能力，有的教師缺乏責任意識，收受賄賂篡改學生檔案信息等，對學生的成長十分不利。

三、提高學校學生檔案管理水平的有效策略

學校學生的檔案管理對學生、學校、社會、國家都十分重要，應積極采取措施，提高學生檔案管理質量和效率。

1.加強重視，規范檔案管理工作

要想加強檔案的管理工作質量，首先要從學校的檔案管理觀念入手，只有學校的領導、相關部門認識到學生檔案管理的重要性、嚴肅性，才能積極將檔案管理落實到行動中，比如，加強學校檔案管理部門的建設，統一檔案的管理工作，引進先進人才，加強檔案管理基礎設施的建設，建立完善的檔案管理體系，將學生的檔案建設與學校人才培養目標、教育教學規劃結合起來，加強二者的聯系和監督，確保學校的檔案管理制度激勵學生的學習，也使學生的教育培養工作如實客觀地反映在學生的個人檔案之中，相互促進，共同發展。

2.提高檔案管理質量

保障檔案管理質量是檔案管理的根本所在，只有完備的、科學的、準確的檔案才能最大限度地發揮檔案的價值，為檔案的整理工作發揮作用。所以，學校必須高度重視學生的檔案管理工作質量，強化監督，積極防止和減少檔案的錯、漏、缺、假、更新不及時等情況，為學校的學生檔案管理建立統一的規范，合理歸檔分類保存，做好信息檔案備份，確保檔案管理質量的提高。

3.加強檔案管理的信息化建設

傳統的檔案信息的人工資料搜集、整理、查詢、歸類、調用、保管費時費力，效率不高，檔案錯誤率高，國家有關部門要抽調某位學生的檔案進行考察、審核還得長距離郵寄，非常浪費人力物力，一旦檔案丟失，損失非常嚴重，安全性極低。另外，學生在校的學習活動極多，不斷變化，人工資料的補充非常困難……總之，無論從哪方面說，都必須加強學校學生檔案的信息化管理，建立電子檔案室，對檔案信息進行全方位的備份，采用先進檔案信息管理系統，對檔案資料的搜集、整理、分類、存儲、調用等提供方便，提高檔案管理的質量、效率、安全性。采用現代化技術加強檔案的日常管理，也能極大地規范檔案管理工作，便于監督，減少弄虛作假行為，對促進學生檔案管理工作的進步非常有益。

4.提高檔案管理人員的綜合素質

新時代背景下，檔案管理信息化是必然趨勢，也是當前學校學生檔案的必然方向，為了滿足管理要求，檔案管理人員必須具備一定的計算機基礎知識，又具備專業的檔案管理知識，并且具備高度的責任感和信心、耐心。所以，學校應積極引進具有學生檔案管理方面才能和工作經驗的高素質的綜合人才，對現有的檔案管理人員進行定期或不定期的職業技能、職業道德的培訓，提高學校學生檔案管理人員的專業素質和職業素質，更好地促進學校的學生檔案管理工作。

學校學生的檔案是一項獨特的檔案，與學籍檔案、工作檔案有較大區別，學生檔案管理工作繁雜又十分重要，必須高度重視。文章從學校學生檔案管理工作的重要性出發，分析了當前管理存在的問題，并提出了相應的改善策略，文章的研究值得參考和借鑒。

參考文獻：

[1]李雅麗.高校學生檔案管理的問題與建議[J].辦公室業務，2012（1）.

[2]李瑞.新形勢下做好高校學生檔案管理工作的思考[J].新西部（理論版），2012（3）.

作者簡介：張燕（1979—），女，云南昆明人，助理館員，本科，從事學籍檔案管理及辦公室文件檔案管理等工作。